Amazon als Rechnungsanbieter für FBA Händler. Die Vor- und Nachteile des neuen Amazon Service für dein E-Commerce Business zusammengefasst.
Antonia Klatt
Last Updated on 1 September 2020Amazon Rechnungsservice: Einführung
In den letzten Monaten wurde die Verwendung des Rechnungsservice von Amazon stark beworben und viele Händler fragen sich, ob sich der Rechnungsservice lohnt. Wir haben im folgenden Artikel die wichtigsten Punkte zusammengefasst um jedem eine objektive Entscheidungsgrundlage über die Verwendung dieses Services zu bieten.
Der Artikel ist wie folgt gegliedert:
- Vorteile (B2B, Mehr Differenzierung, mehr Reichweite)
- Nachteile (Aufbewahrungspflicht, Lieferschwellenverzicht)
- Alternativen
- Fazit
Basis der Analyse waren die Auswertung von 1000 anonymen Händlerdaten und über 5 Mio. Rechnungen.
1. Die Vorteile
Amazon versucht mit dem Rechnungsservice den gestiegenen Anforderungen seiner Kunden gerecht zu werden. Um eine konkurrenzfähige B2B Plattform zu bieten und für Unternehmen die erste Adresse zur Beschaffung von Büroartikeln und Co. zu werden, ist es unerlässlich jederzeit korrekte Rechnungen zur Verfügung zu stellen.
Die Erfahrung scheint gezeigt zu haben, dass die meisten Händler aber hier noch Aufholbedarf haben. Mit dem Rechnungsservice kann Amazon eine einheitliche Lösung bieten. Für den Händler ergeben sich weitreichende Vorteile.
B2B Marktplatz
Die Verwendung des Rechnungsservice ist die Grundvoraussetzung um über den Amazon B2B Marktplatz anbieten zu dürfen.
Es ist die Versicherung für Amazon, dass jeder Händler den Rechnungsanforderungen gerecht wird. Mit der Nutzung des B2B Marktplatzes eröffnet man sich eine neue Kundenschicht, die im besten Falle regelmäßig und in größeren Mengen kauft.
Weniger E-Mails mit Rechnungsanforderungen
Auch im B2C Bereich hat man mit der Nutzung des Rechnungsservice einen Vorteil. Die Rechnungen sind für den Käufer direkt in seiner Bestellübersicht abrufbar. Das steigert die Kundenzufriedenheit und spart mühsame E-Mails zur Rechnungsanforderung.
Keine Kosten für Drittanbieter Tools
Mit der Nutzung des Rechnungsservice spart man sich prinzipiell die Kosten eines externen Anbieters. Je nach Anbieter können so 25-50€ pro Monat eingespart werden. Die meisten Drittanbieter verfügen auch über umfangreiche Zusatzfunktionen, wie Lagerverwaltung, CRM oder Buchhaltungsfunktionen. Für den Amazon FBA Beginner ist der Rechnungsservice aber die kostengünstigste Einstiegsmöglichkeit.
Differenzierung der Steuersätze bei PAN-EU
Mit der Nutzung des Rechnungsservice bekommt der Händler endlich die Möglichkeit einen Netto-Basispreis festzulegen. Das bedeutet, dass man in seinem Account den Netto-Verkaufspreis hinterlegen kann und Amazon, je nach Zielland und Lagerland, die Umsatzsteuer hinzurechnet.
Buche ein kostenloses Beratungsgespräch
Unsere Umsatzsteuer-Experten freuen sich, dir zu helfen! Buche einfach eine kostenlose Beratung mit unserem Team.
Damit lassen sich Margen besser kalkulieren. Besonders Pan-EU Händler, die mit 7+ unterschiedlichen Steuersätzen arbeiten, haben hier einen enormen Wettbewerbsvorteil. Weitere Details zu dieser Funktion gibt’s in diesem Artikel.
Genauere KPIs
Durch die Verwendung des Netto-Preises als Basispreis werden KPIs, wie der ACOS, erstmal steigen und bei einigen Händlern für Verwirrung sorgen. Bei genauerem Hinsehen ermöglicht der Netto ACOS eine genauere Kalkulation der Profitabilität, da die Umsatzsteuer als Durchlaufposten automatisch herausgerechnet wird. Am Ende zählt was in der Tasche bleibt.
Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass der Umsatzsteuerservice eine sinnvolle Erweiterung ist und besonders für FBA Einsteiger die erste Wahl sein wird. Durch die Kombination der Vorteile ergibt sich für den Nutzer ein Konkurrenzvorteil gegenüber anderen Händlern, die den Rechnungsservice nicht nützen.
2. Die Nachteile
Bei einem noch so jungen Service gibt es einige Schwachstellen die besonders dem Steuerberater Kopfzerbrechen bereiten und einen erheblichen manuellen Mehraufwand bedeuten.
Kein individuelles Design auf der Rechnung
Dass man mit dem Amazon Rechnungs-Service automatisch das Standard-Template von Amazon verwendet mag wie ein zu vernachlässigender Punkt klingen. Tatsache ist aber, dass die Rechnungsemail die letzte (legale) Möglichkeit ist mit dem Kunden in Kontakt zu treten und ihm deine Marke vor Augen zu führen.
Es gibt sehr viele kreative Beispiele wie man seine Marke in dieser E-Mail, bzw. der beigefügten PDF, hervorheben und so einen Wiedererkennungswert schaffen kann. Mit dem Rechnungsservice wird die Rechnung standardisiert und dem Kunden wird noch weniger bewusst, dass er hier von einem unabhängigen Anbieter kauft.
Es gibt allerdings eine Möglichkeit über den Drittanbieter Easybill ein eigenes Rechnungsdesign bei Amazon hochzuladen.
Keine Rechnungskorrektur
Es kommt durchaus häufig vor, dass ein Kunde nachträglich seine Namen, Firmennamen oder die Rechnungsadresse ändern möchte. Für den Händler gibt es keine Pflicht die gewünschten Änderungen vorzunehmen, da diese auch zum Zeitpunkt der Bestellung übermittelt wurden. Im Sinne der Kundenzufriedenheit sollte eine Änderung aber immer durchgeführt werden.
Mit dem Rechnungsservice ist eine Änderung der Rechnung bzw. Gutschrift nicht mehr möglich. Besteht eine Kunde auf diese Änderung, so kann er nur die Bestellung stornieren (Amazon erstellt eine Gutschrift der Rechnung) und unter neuer Adresse wieder bestellen (= neue Rechnung).
Besonders ärgerlich kann es sein, wenn ein Kunde nachträglich die Mehrwertsteuer erstattet haben möchte und dementsprechend eine Anpassung seiner Rechnung braucht. Hier kommt dann ein weiterer Schwachpunkt zum Vorschein.
Keine Prüfung der USt-ID Nummer bei B2B Verkäufen
Mit der Aktivierung des Rechnungsservice besteht auch die Möglichkeit seine Produkte über den B2B Marktplatz von Amazon anzubieten. Die Käufer können direkt in ihrem Profil eine USt-ID bzw. Steuernummer eintragen, welche dann automatisch auf der Rechnung abgebildet wird. Es gibt in diesem System eine große Schwachstelle:
Amazon prüft die USt-ID eines Käufers zu keinem Zeitpunkt!
Bei grenzüberschreitenden B2B Verkäufen kann der Verkauf direkt Netto abgerechnet werden. Ein Vorteil für beide Parteien. Der Verkäufer kann die Transaktion als Innergemeinschaftliche Verbringung und der Käufer als IG-Erwerb in seiner Umsatzsteuervoranmeldung deklarieren. Grundvoraussetzung dafür ist aber, dass beide Parteien zum Zeitpunkt der Transaktion über eine gültige Umsatzsteuernummer im Lager bzw. Zielland verfügen.
Amazon prüft nicht, ob die USt-ID Nummer gültig ist oder dem Unternehmen überhaupt zugehörig. Ebenso erlaubt es Amazon, dass eine lokale Steuernummer ausreicht um Netto einzukaufen.
Auf Nachfrage hierzu verwies man auf die Auslegung der EU Richtlinien welche es erlauben, dass auch ohne gültige USt-ID Nummer gekauft werden kann. Eine in der Praxis kaum anwendbare Auslegung. Folgende Probleme ergeben sich für den Händler:
- Lokale Steuernummern sind nicht prüfbar: Italien ist das einzige Land das ein öffentlich einsehbares Register für Steuernummern hat. Alle anderen Länder verweisen auf das VIES System, in welchem aber nur USt-ID Nummern geprüft werden können.
- Digitale Voranmeldungen wie die SAF-T Meldung in Polen erlauben keine Eingabe einer Steuernummer. IG Verbringungen ohne USt-ID Nummer sind nur mit hohem manuellen Aufwand in die Voranmeldung zu bekommen.
- Jede Steuernummer bzw. USt-ID Nummer muss manuelle geprüft werden ob sie zum Zeitpunkt der Transaktion gültig war. Durch fehlende öffentliche Verzeichnisse ist dies sowohl in Theorie als auch Praxis undurchführbar.
- Ist eine USt-ID bzw. Steuernummer nicht gültig, so gibt es keine Möglichkeit den Verkauf rückwirkend zu ändern (siehe „keine Rechnungskorrektur“).
Für den Händler entsteht hier ein unkalkulierbares Risiko. Erfüllt ein B2B Verkauf nicht die Erfordernisse einer IG Verbringung so muss der Verkauf als B2C Transaktion mit Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Bedeutet: der Händler zahlt Umsatzsteuer die er nicht erhalten hat.
Die Änderungen der EU Richtlinien 2020 (siehe „Quick Fixes 2020“) werden diesen Umstand noch weiter verschärfen.
Auf Basis unserer Datenanalyse sind ca. 3-5% aller Verkäufe falsch als Netto B2B Umsatz ausgewiesen. Im Falle einer Steuerprüfung also 5% der Umsätze die korrigiert und die Umsatzsteuer nachgezahlt werden muss.
Sonderfälle: Helgoland, Jugoslawien und Co.
Eine Reihe kleinerer Sonderfälle wird umsatzsteuerliche falsch berechnet. Neben den allgemeinen Regeln wie Umsatzsteuer verrechnet wird, gibt es eine Reihe an Ausnahmen welche nicht richtig im System bei Amazon hinterlegt sind. Sei es eine fehlende Differenzierung bei den Deutschen Inseln wie Sylt, Helgoland und Co. oder ein veraltetes Länderkürzel JV (Jugoslawien) für Serbien (SB). Durchaus skurril.
Warenbewegungen brauchen eine Rechnung
Jede Warenbewegung (FC-Transfer) zwischen 2 Amazon-Lagern muss als Verbringung bzw. Erwerb in der Umsatzsteuervoranmeldung gemeldet werden. Im Prinzip verkauft der Händler Ware an sich selbst und führt einen umsatzsteuerfreien B2B Verkauf durch. Wie auch bei jedem anderen Verkauf, braucht die Transaktion eine Rechnung. In diesem speziellen Fall spricht man von einer sog. Pro-forma-Rechnung.
Diese sind im Rechnungsservice von Amazon nicht inkludiert und müssen ggf. mit eigenem Nummernkreislauf manuell oder mit einem anderen Anbieter erstellt werden.
Zwingender Lieferschwellenverzicht
Grundlegend gilt: Umsatzsteuer für B2C Verkäufe ist immer im Lagerland abzuführen, außer:
- Man überschreitet die Lieferschwelle im Zielland (Gesamter B2C Umsatz innerhalb eines Jahres)
- Man verzichtet freiwillig auf die Anwendung der Lieferschwellenregelung
Überwache deine Lieferschwellen
Um zu wissen, was gerade los ist, liefert dir unsere Software zur Automatisierung der Umsatzsteuer alle relevanten Informationen.
In diesen Fällen ist die Umsatzsteuer im Zielland abzuführen. Ein freiwilliger Verzicht macht Sinn, wenn der Steuersatz im Zielland niedriger ist als im Lagerland. Bspw. zwischen Polen (23%) und Deutschland (19%). Umgekehrt macht es keinen Sinn auf eine Schwelle zu verzichten, wenn der Steuersatz im Lagerland niedriger ist als im Zielland. Bspw. DE (19%) nach Italien (22%). Durch die gezielte Anwendung dieser Regelung lässt sich Umsatzsteuer sparen.
Der Rechnungsservice von Amazon geht prinzipiell von einem Verzicht in allen Ländern aus. Das bedeutet, dass wenn man im Zielland steuerlich registriert ist wird automatisch die Umsatzsteuer des Ziellandes verrechnet. Das führt nicht nur zu einem Verlust des Gestaltungsspielraumes.
Wer vergisst den Lieferschwellenverzicht im Zuge der Registrierung seiner USt-ID Nummer der Behörde mitzuteilen, läuft Gefahr, dass zwei Länder Anspruch auf die Umsatzsteuer erheben. Besonders ungünstig, weil ein Lieferschwellenverzicht i.d.R. nicht rückwirkend gemacht werden kann.
Rechnungsservice ohne USt-ID Nummer im Lagerland
Prinzipiell ist eine Aktivierung des Rechnungsservice nur mit gültiger USt-ID Nummer im jeweiligen Lagerland möglich. Allerdings ist es auch nach der erstmaligen Aktivierung des Rechnungsservice weiterhin möglich die Ware in anderen Länder umlagern zu lassen (Amazon CE, MCI oder Pan-EU) ohne die jeweilige USt-ID Nummer einzutragen. Jeder Amazon Händler weiß, dass dies oft unabsichtlich passiert.
Manche Länder schreiben es sogar zwingend vor, die Lagerung vor dem Erhalt der Umsatzsteuernummer zu aktivieren. Die Nummer ist dann mit dem Tag der Beantragung gültig.
Wenn in diesem Zeitraum aber ein Verkauf stattfindet und die Ware aus einem Lager versendet wurde, in dem der Händler zwar die USt-ID beantragt hat (und diese rechtlich gültig wäre), aber sie noch nicht bei Amazon eingetragen hat, dann passiert folgendes:
Der Rechnungsservice kann keine Rechnung ohne USt-ID des Lagerlandes ausstellen. Er erstellt anstelle der Rechnung ein PDF Beleg mit 0% Umsatzsteuer. (Bruttopreis VKP wird zum Nettopreis umgewandelt)
Da die Nummer aber eigentlich bereits gültig ist, müsste zumindest nachträglich eine Rechnung erstellt werden und definitiv die Umsatzsteuer abgeführt werden. Die Rechnungen werden nicht nachträglich erstellt. Auch der Steuerberater hat einen Mehraufwand, da der tatsächliche Nettopreis manuell geändert werden muss.
Kein Massenexport – Aufbewahrungspflicht
Jeder Händler sollte seiner Aufbewahrungspflicht nachkommen. Dies umfasst die PDF-Rechnung, die einem Kunden ausgestellt wurde. Bereits zum Launch des Rechnungsservice wurde inoffiziell angekündigt, dass Amazon die Möglichkeit bietet, die generierten PDF-Rechnungen zu exportieren.
Leider ist das bis heute nicht möglich. Wenn du eine gezielte Rechnung suchst, kannst du diese über die Bestellnummer, bzw. Rechnungsnummer, im Suchfeld des Sellercentral finden. Es gibt aber keine Möglichkeit mehrere Rechnungen als ZIP-Datei zu exportieren.
Ebenso ist es derzeit nicht möglich, die Rechnungen per API abzurufen. Allerdings bekommt man über den Umsatzsteuer-Transaktionsbericht eine Auflistung aller Verkäufe und Gutschriften inklusive Rechnungsnummer und Link.
Die Rechnungen nur bei Amazon gespeichert zu lassen und darauf zu vertrauen, dass Amazon diese 10 Jahre ununterbrochen bereitstellt kann, ist wohl eher ein wagemutiges Unterfangen. Ein Händler mit mehreren Tausend Rechnungen pro Monat hat somit einen beträchtlichen manuellen Mehraufwand.
3. Alternative Drittanbieter
Seit kurzem ist es möglich, über ausgewählte Drittanbieter wie Easybill den Rechnungsservice zu nutzen. Man kombiniert dabei die Vorteile des Rechnungsservice (B2B Marktplatz, etc.) mit den Vorteilen von Easybill (Massenexport und Individualisierung der Rechnung).
Technisch gesehen gibt Amazon die Kalkulation der Umsatzsteuer vor, erlaubt es aber Easybill die Rechnung zu individualisieren und in die eigene Plattform zu exportieren. Der Lieferschwellenverzicht bleibt dabei unverändert und muss zwingend durchgeführt werden.
Durch die Kombination des Amazon Rechnungsservice für den B2B Marktplatz, Easybill für die Individualisierung, der Aufbewahrung der Rechnungen und hellotax für die Meldung der Umsatzsteuer, ergibt sich für den Händler eine einmalige Komplettlösung ohne Datenverlust. Besonders für Pan-EU Händler ist das die beste Alternative zur direkten Nutzung des Rechnungsservice.
4. Fazit
Jeder Händler muss sich im Klaren darüber sein, was es bedeutet den Rechnungsservice zu nutzen. Es gibt sowohl Chancen als aus Risiken. Welche überwiegen hängt von der individuellen Situation eines jeden Händlers ab.
Ein Amazon SEO-Experte wird prinzipiell dazu raten diesen zu aktivieren. Es ist davon auszugehen, dass der B2B Marktplatz an Bedeutung gewinnen wird und Amazon aggressiv die Händler dazu drängen wird, diesen auch zu nutzen. Umgekehrt belohnt Amazon jeden der hier mitzieht.
Ein Steuerberater hingegen wird prinzipiell davon abraten diesen Service zu nutzen. Für Ihn entsteht ein Mehraufwand durch die Kontrolle und die fehlende Möglichkeit zur Korrektur. Zudem muss sich der Händler immer bewusst sein, dass er nicht Besitzer seines Accounts bei Amazon ist. Ein Account kann schnell gesperrt werden und damit auch der Zugang zu allen Rechnungen.
Es ist davon auszugehen, dass sich der Rechnungsservice mit der Zeit verbessern wird. Sich über die Risiken zu informieren und diese bestmöglich zu minimieren ist der erste Schritt in die richtige Richtung.
Wer den Amazon Rechnungsservice nutzen möchte, sollte hierbei besonders die Reihenfolge beachten:
- USt-ID registrieren,
- dann Lieferschwellenverzicht mitteilen,
- dann Rechnungsservice aktivieren,
- und dann die Lagerung aktivieren
Und sowieso gilt immer: Zuerst denken, dann drücken. Eine unbeabsichtigte Aktivierung der Lagerung oder des Rechnungsservice kann unumkehrbare Folgen haben.
Wir freuen uns über eure Erfahrungen und Feedback! Wenn du weitere Fragen zu diesem Thema hast, schreib uns direkt an sales@hellotax.com oder auf Facebook.