Polnische Mehrwertsteuer 2025: Wichtige Änderungen für EU-Onlinehändler

Die polnischen Umsatzsteuervorschriften ändern sich ab 2025 grundlegend – mit direkten Auswirkungen auf Amazon-Händler, Dropshipper und andere Online-Geschäfte, die in Polen tätig sind. Von der neuen Mehrwertsteuerbefreiung für EU-KMU bis zur Pflicht zur E-Rechnung über das KSeF-System – hier ist alles, was Sie wissen müssen, um gesetzeskonform zu bleiben.

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1. Mehrwertsteuerbefreiung für EU-KMU (ab 1. Januar 2025)

Ab dem 1. Januar 2025 setzt Polen die EU-Richtlinie 2020/285 um, die kleinen Unternehmen mit Sitz in der EU eine Umsatzsteuerbefreiung für Lieferungen und Dienstleistungen in Polen ermöglicht.

Voraussetzungen für die Befreiung:

• Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in einem anderen EU-Land.
• Der EU-weite Jahresumsatz liegt unter 100.000 €.
• Sie sind in Ihrem Heimatland für die Mehrwertsteuer registriert.
• Quartalsweise Umsatzberichte sind in jedem EU-Land einzureichen, in dem Sie tätig sind.

Wichtig:
Wird die Umsatzgrenze überschritten, verfällt die Steuerbefreiung in allen EU-Mitgliedsstaaten. Daher ist eine sorgfältige Umsatzüberwachung unerlässlich.

👉 [Hier klicken für Infos zur Registrierung in Polen.]

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2. Änderungen bei der Ortsbestimmung für Dienstleistungen (ab 1. Januar 2025)

Ab 2025 ändert sich, wo bestimmte Dienstleistungen steuerlich erfasst werden – besonders relevant für Online-Events und Webinare.

Was ändert sich?
Veranstaltungsbezogene Dienstleistungen (kulturell, sportlich, wissenschaftlich usw.) werden künftig am Ort des Leistungsempfängers besteuert, nicht mehr am Ort der Durchführung.

Reverse-Charge-Verfahren:

• Gilt für virtuelle Events, Webinare und Online-Schulungen.
• Der Leistungsempfänger (wenn steuerpflichtig) schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land.

Tipp zur Umsetzung:

• Kundenstandorte korrekt identifizieren.
• Rechnungsstellungssysteme anpassen.

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3. Verpflichtende E-Rechnung über KSeF ab 2026

Ab 2026 führt Polen die verpflichtende E-Rechnung über das nationale System KSeF (Krajowy System e-Faktur) ein.

Einführungszeitraum:

• Ab 1. Februar 2026: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 200 Mio. PLN
• Ab 1. April 2026: Alle übrigen Unternehmen, inkl. ausländischer VAT-Registrierter

Technische Anforderungen:

• Rechnungen müssen direkt aus ERP/Accounting-Software via API an das KSeF-System gesendet werden.
• Jede Rechnung erhält einen offiziellen Zeitstempel und eine eindeutige ID.

Jetzt vorbereiten:

• Kompatible ERP-Software einführen.
• Buchhaltungsteam schulen und interne Prozesse anpassen.

👉 [Hier klicken für den Zugang zum polnischen E-Rechnungssystem.]

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4. Rückerstattung nur mit polnischem Bankkonto möglich

Ab sofort gilt: Für eine Rückerstattung der polnischen Mehrwertsteuer ist ein Bankkonto in Polen Pflicht, auch für EU-Unternehmen.

Warum ist das relevant?

• Schnellere Auszahlung der Rückerstattung
• Einhaltung lokaler Steuer- und Bankvorschriften

Was Sie tun sollten:

• Polnisches Geschäftskonto rechtzeitig eröffnen
• Zusammenarbeit mit Bank oder Fiskalvertreter klären

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Wie hellotax EU-Händler bei der Einhaltung der polnischen Mehrwertsteuer unterstützt

Die neuen Regelungen in Polen erfordern proaktives Handeln. Hellotax bietet Ihnen:

• Automatisierte VAT-Registrierung und Meldungen in allen EU-Ländern
• Live-Compliance-Tools zur Umsatzüberwachung und Rechnungskontrolle
• Fiskalvertretung in Polen, inklusive Unterstützung beim KSeF-System

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Fazit: Was Online-Händler jetzt tun sollten

Die polnische Umsatzsteuerreform 2025/2026 steht für Digitalisierung und Vereinfachung – aber nur bei rechtzeitiger Umsetzung.

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