Rechnung ohne Umsatzsteuer: Wann erlaubt, welche Formulierung, welche Regeln gelten?

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist in Deutschland in mehreren Fällen möglich. Ob du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen darfst, hängt jedoch immer vom konkreten Sachverhalt ab. Häufige Gründe sind die Kleinunternehmerregelung, das Reverse-Charge-Verfahren, bestimmte steuerfreie Leistungen oder grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle.

Gerade bei der Rechnungsstellung ist es wichtig, diese Fälle sauber voneinander zu unterscheiden. Denn wer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt, muss nicht nur die rechtliche Grundlage richtig einordnen, sondern auch die passende Formulierung auf der Rechnung angeben. Fehler können schnell zu Rückfragen, Rechnungskorrekturen oder sogar Steuernachzahlungen führen.

In diesem Artikel erfährst du, wann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer zulässig ist, welche Formulierungen auf die Rechnung gehören und worauf Unternehmer, Freiberufler und Onlinehändler besonders achten sollten.

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Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer: Was gilt nach § 19 UStG?

Eine der häufigsten Situationen für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Seit 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Grenzen:

• 25.000 € Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr
• 100.000 € Umsatz im laufenden Kalenderjahr

Wer diese Voraussetzungen erfüllt, erhebt auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer. Wichtig ist aber: Die Umsatzsteuer darf nicht einfach weggelassen werden, ohne den Grund zu nennen. Auf der Rechnung muss ein klarer Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen.

Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, kannst du also eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Wer dagegen freiwillig zur Regelbesteuerung optiert, muss die Umsatzsteuer korrekt ausweisen und kann dann grundsätzlich auch Vorsteuer geltend machen.

Rechnung ohne Umsatzsteuer: Richtige Formulierung der Steuerbefreiung

Ein klassischer Fehler bei der Rechnungsstellung ist, dass die nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer oder Freiberufler zwar keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, aber die hierfür notwendigen Rahmenbedingungen nicht einhalten. Ob Freiberufler, Unternehmer oder Handwerker, alle sind verpflichtet, bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer explizit auf die Steuerbefreiung zu verweisen. Diese Pflicht ergibt sich aus §14 Absatz 4 Nr. 8 Umsatzsteuergesetz. Eine exakte Formulierung zur Begründung der Steuerbefreiung in Rechnungen ist vom Gesetzgeber nicht vorgegeben. Nichtsdestotrotz muss darauf geachtet werden, dass beim Hinweis auf die Steuerbefreiung explizit Bezug zum §19 des Umsatzsteuergesetzes genommen wird. Folgende Formulierungen können beispielsweise für die Begründung verwendet werden:

• Es wird gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer erhoben.
• Nach §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz nicht umsatzsteuerpflichtig.
• Gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit.
• Der Rechnungsbetrag enthält gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer.

Merke:

• Eine fehlende Angabe zur Steuerbefreiung und die hiermit einhergehende fehlende Ausweisung der Umsatzsteuer kann im Business-to-Business zu Fragen führen und wirkt unprofessionell. 
• Bei Unklarheiten, ob die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt sind, sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.

Rechnung ohne Umsatzsteuer beim Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)

Auch Unternehmen, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können in bestimmten Geschäftsvorfällen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Dies ist beispielsweise dann möglich, wenn das im Inland ansässige rechnungsstellende Unternehmen mit einem Unternehmen aus dem EU-Ausland eine Geschäftsbeziehung unterhält. Ob in solchen Fällen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren möglich ist, hängt vom konkreten Geschäftsvorfall und den gesetzlichen Voraussetzungen ab.

Das Reverse-Charge-Verfahren umschreibt die Umkehrung der Steuerschuld. Demnach ist der Käufer (Leistungsempfänger) und nicht der Verkäufer (Leistungserbringer) verpflichtet, die Umsatzsteuer rechtmäßig an den Fiskus abzuführen.

Auch in dieser Konstellation gilt die Hinweispflicht auf der Rechnung. Formulierungen können beispielsweise wie folgt lauten:

• Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, da die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt (§ 13b UStG).
• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG).

Wenn du über Amazon FBA verkaufst, reichen Standardregeln zur Rechnungsstellung oft nicht aus. Unsere Fallstudie: Wie österreichische Unternehmer die Komplexität der Mehrwertsteuer bei Amazon FBA Deutschland gemeistert haben zeigt, wie schnell grenzüberschreitende Sachverhalte und Lagerung im Ausland die Umsatzsteuerlogik verändern können.

Rechnung ohne Umsatzsteuer bei steuerfreien Leistungen

Während für grundsätzlich umsatzsteuerpflichtigen Leistungen aufgrund der Kleinunternehmerregelung lediglich die Umsatzsteuer nicht erhoben wird, existieren vielfältige Lieferungen und sonstige Leistungen, die vom Gesetzgeber explizit umsatzsteuerfrei sind. Die umsatzsteuerfreien Leistungen sind in § 4 Umsatzsteuergesetz geregelt. So sind beispielsweise

• medizinische und pflegetechnische Einrichtungen wie Krankenhäuser oder Pflegeheime,
• kulturelle Einrichtungen,
• Bildungsträger und Schulen, sowie auch
• gemeinnützige, kirchliche oder politische Einrichtungen

von der Umsatzsteuer befreit. Solche Organisationen stellen ihren Patienten, Klienten oder Mitgliedern für Leistungen keine Umsatzsteuer in Rechnung.   

Des Weiteren gibt es eine Sonderregelung: Sofern umsatzsteuerpflichtige Unternehmen für gemeinnützige Einrichtungen sowie Vereine oder für Bildungs-, Kultur-, und Wohlfahrtseinrichtungen tätig sind, so dürfen diese bei der Rechnungsstellung auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten. Dennoch gilt: Die gleichen Leistungen sind im Normalfall steuerbar und demnach ist die Ausweisung der Umsatzsteuer für Organisationen verpflichtend. Solch eine Konstellation tritt beispielsweise ein:

1. Wenn Selbständige Lehrtätigkeiten übernehmen, die unmittelbar dem Schuld- und Bildungszweck dienen.
2. Sobald freiberufliche Künstler, Musiker oder Schauspieler für staatliche Einrichtungen tätig werden.

Für beide oben genannte Szenarien ist die Bescheinigung des Auftraggebers zwingend notwendig. Erst wenn diese vorliegt, kann der Leistungserbringer bei der Rechnungsstellung auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten.

Rechnung ohne Umsatzsteuer im EU-Ausland und bei Drittlandsgeschäften

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Leistungen ist nur dann korrekt, wenn die jeweiligen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind. Dabei muss genau unterschieden werden, ob es sich um einen Verkauf innerhalb der EU, um eine Lieferung in ein Drittland oder um eine sonstige Leistung an einen Unternehmer oder Verbraucher handelt.

Gerade im grenzüberschreitenden Handel gilt deshalb nicht einfach die Regel: Ausland = keine Umsatzsteuer. Entscheidend sind immer der Ort der Leistung, der Kundentyp, die Art der Lieferung oder Leistung und die Frage, in welchem Land die Umsatzsteuer geschuldet wird.

Für Unternehmer ist deshalb besonders wichtig:

• Bei B2B-Sachverhalten innerhalb der EU kann unter bestimmten Voraussetzungen das Reverse-Charge-Verfahren gelten.
• Bei Warenlieferungen in andere EU-Länder kommt es unter anderem auf den Lieferweg, den Kundenstatus und die Registrierung an.
• Bei Lieferungen in Drittländer kann eine Steuerbefreiung möglich sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen und Nachweise erfüllt sind.

Wer regelmäßig ins Ausland verkauft oder Leistungen an ausländische Kunden erbringt, sollte die eigene Rechnungslogik deshalb sorgfältig prüfen. Denn auch bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer im Auslandsgeschäft muss der steuerliche Grund klar sein und im Zweifel sauber dokumentiert werden.

Wenn du grenzüberschreitend an Endkunden in der EU verkaufst, solltest du außerdem prüfen, ob OSS für dein Modell relevant ist. Unser Leitfaden zur OSS-Registrierung: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für EU-Onlinehändler (2026) erklärt, wann OSS helfen kann und wann trotzdem lokale Umsatzsteuerpflichten bestehen.

Wenn du Waren aus Drittländern an EU-Kunden verkaufst, solltest du nicht nur auf die Rechnung ohne Umsatzsteuer schauen, sondern auch auf die Importlogik. Unsere Übersicht zu den IOSS Änderungen 2028: Wichtige Mehrwertsteuer-Updates für Onlinehändler erklärt, welche Änderungen im grenzüberschreitenden Handel besonders wichtig werden.

Muster für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer

Um im Geschäftsleben professionell aufzutreten und nicht zuletzt den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, müssen mindestens die Pflichtangaben eingehalten werden, um eine konforme Rechnung zu erstellen.

Daher stellen wir im Folgenden die essentiellen Punkte, die bei der Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer zwingend beachtet werden müssen, zusammen:

1. Anschrift der Leistungserbringer und der Leistungsempfänger: Zuerst muss die Adresse des Kunden (Leistungsempfänger) vollständig – idealerweise wird auch ein konkreter Ansprechpartner genannt – angegeben werden. Danach folgt die eigene Adresse.
2. Eindeutige Rechnungsnummer: Es ist zwingend erforderlich, dass jede Rechnung individuell nummeriert wird. Rechnungsnummern dürfen nicht doppelt verwendet werden. Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnungsnummer einem stringenten Muster folgt. Dabei darf sie aus zum Beispiel aus Zahlen, Buchstaben, Bindestrichen o.ä. bestehen. Bei der Definition der Rechnungsnummer-Struktur sollte darauf geachtet werden, dass anhand dieser keine Rückkopplung auf die Geschäftsaktivitäten möglich ist. Deshalb ist es umso empfehlenswerter, die Rechnungsnummer nicht mit einer vorangestellten Null zu beginnen sowie nicht fortlaufend hoch zu zählen.
3. Rechnungsdatum: Wie bei dem Aufsetzen eines Geschäftsbriefes ist es auch bei Rechnungen unabdingbar, dass Datum der Rechnungstellung mit aufzuführen.
4. Datum der Leistungserbringung: Neben dem Rechnungsdatum ist die Angabe des Datums der Leistungserbringung wichtig. Als gängige Praxis hat sich die Angabe der folgenden Formulierung etabliert, um die Angabe eines expliziten Datums zu umgehen: Wenn nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.
5. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID der Unternehmung: Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID dient der Identifikation des Unternehmers und demnach ist die Angabe einer der beiden Kennungen eine zwingende Angabe.
6. Hinweis auf Steuerbefreiung in Rechnung: Für die korrekte Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer ist die Angabe eines Hinweises zur Umsatzsteuerbefreiung gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz notwendig.

Fazit: Wann ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer richtig?

Wie bereits eingangs erwähnt, müssen nicht zwingend alle Unternehmer und Freiberufler die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Die Pflicht zur Ausweisung der Umsatzsteuer hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Demnach ist besondere Obacht bei Verzicht auf den Umsatzsteuerausweis geboten. Formfehler in der Rechnungsstellung können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Wird beispielsweise zu Unrecht auf die Umsatzsteuerausweisung verzichtet, so kann spätestens bei einer Steuerprüfung die noch zu entrichtende Umsatzsteuer nachgefordert werden. Das Problem hierbei ist, dass das Finanzamt die Rückforderung auch noch zusätzlich verzinsen kann. Außerdem ist es dem Finanzamt gleichgültig, ob die Umsatzsteuer vom Endkunden (Rechnungsempfänger) vereinnahmt wurde oder nicht. Die Umsatzsteuernachzahlung ist nach Zustellung des Bescheids fällig: Selbstständige müssen die Nachzahlung erstmal aus den eigenen finanziellen Mitteln schöpfen.

Kann die Umsatzsteuer von den Kunden angefordert werden? Vielleicht. Die Vereinnahmung der Umsatzsteuer ist stark vom Einzelfall abhängig. Dennoch ist dies nicht ganz einfach und unkompliziert. Erstens, die gestellte Rechnung bedarf einer Rechnungskorrektur und zweitens werden solche Formfehler erst Jahre später festgestellt. Außerdem ist es auch fraglich, inwieweit sich eine solche Rechnungskorrektur im Business-to-Business-Geschäft negativ auf die Professionalität auswirkt.

Um solche Fehler zu vermeiden, muss unbedingt geprüft werden, ob du als Selbständiger als Kleinunternehmer gemäß §19 Umsatzsteuergesetz angesehen wirst und demnach auf den Umsatzsteuerausweis verzichten kannst. Falls dies zutrifft, kannst Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Hier muss allerdings darauf geachtet werden, dass die Rechnung einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung enthält. Falls du als Kleinunternehmer dennoch die Umsatzsteuer auf euren Rechnung ausweisen willst, so bist du dazu berechtigt. Hierbei sollte dann auf den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung in der Rechnung verzichtet werden. Folglich muss die Umsatzsteuer als einzelner Posten entsprechend ausgewiesen werden.

Außerdem sollte darauf geachtet werden, in welcher Branche als Selbständiger agiert wird. Der Gesetzgeber definiert in §4 Umsatzsteuergesetz explizite umsatzsteuerfrei Warenlieferungen und sonstige Dienstleistungen. Beispielsweise weisen Zahnärzte in ihren Rechnungen für professionelle Zahnreinigungen keine Umsatzsteuer aus.

Des Weiteren existieren noch Sonderfälle bei grenzüberschreitenden Warenlieferungen und Dienstleistungen. Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen – Hier ist der Ort der Leistungserbringung für den Verzicht auf die Umsatzsteuerausweisung maßgeblich. Ebenso können Unternehmen vom Reverse-Charge-Verfahren gebrauch machen, sofern die an dem Geschäftsvorfall Beteiligten in der EU ansässig sind. Hierbei ist der Leistungsempfänger der Steuerschuldner und übernimmt somit die Verantwortung zur Abführung der Umsatzsteuer in seinem jeweiligen Land. 

Häufige Fragen zur Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wann darf ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist zum Beispiel möglich bei der Kleinunternehmerregelung, beim Reverse-Charge-Verfahren oder bei bestimmten steuerfreien Leistungen. Entscheidend ist immer, dass der steuerliche Grund tatsächlich vorliegt und korrekt auf der Rechnung angegeben wird.

Welche Formulierung gehört auf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Das hängt vom Grund ab. Bei der Kleinunternehmerregelung ist zum Beispiel die Formulierung „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ üblich. Beim Reverse-Charge-Verfahren wird häufig auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG hingewiesen.

Ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer automatisch eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Nein. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer kann auch andere Gründe haben, zum Beispiel eine steuerfreie Leistung oder einen grenzüberschreitenden Sachverhalt mit Reverse Charge. Deshalb sollte immer geprüft werden, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Was passiert, wenn auf einer Rechnung ohne Umsatzsteuer der Hinweis fehlt?
Dann kann die Rechnung fehlerhaft oder unvollständig sein. Gerade im B2B-Bereich führt das schnell zu Rückfragen, Rechnungskorrekturen oder steuerlichen Problemen. Deshalb sollte der Grund für die Rechnung ohne Umsatzsteuer immer klar und verständlich auf der Rechnung stehen.

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