Die Dauer einer Umsatzsteuerregistrierung kann je nach EU-Land stark variieren – in der Regel zwischen 2 bis 12 Wochen. In diesem Artikel erfährst du alles über die Bearbeitungszeiten, typische Verzögerungsgründe und wie Hellotax dich durch den gesamten Registrierungsprozess begleitet.
Maria
Last Updated on 23 September 2025⚠️ Update Juli 2025: In einigen Ländern wurden die Bearbeitungszeiten verkürzt. Siehe Tabelle unten für aktuelle Richtwerte.
Der Ablauf der VAT-Registrierung bei hellotax
Sobald du dich für die hellotax Services angemeldet hast, begleitet dich unser Team Schritt für Schritt:
- Welcome Call mit deinem Account Manager & Registration Assistant – Erklärung des Ablaufs
- Liste der benötigten Dokumente per E-Mail – inkl. Erinnerungen, falls Unterlagen fehlen
- Prüfung durch Steuerberater – Vollständigkeit & Korrektheit werden kontrolliert
- Erstellung der Anträge & Vollmachten (LOAs) – diese müssen unterschrieben werden
- Einreichung der Unterlagen – je nach Land direkt durch hellotax oder dich
👉 Danach beginnt die Bearbeitung durch die jeweiligen Steuerbehörden – die Dauer hängt vom Land ab.
Benötigte Dokumente (Grundausstattung)
- Gültiger Reisepass
- VAT-Zertifikat aus dem Heimatland (max. 6 Monate alt)
- Handelsregisterauszug (max. 6 Monate alt)
- Bestätigung der Geschäftsführer (max. 6 Monate alt)
- Muster des Firmenbriefkopfs
- Bei Kapitalgesellschaften: Gründungsurkunde / Satzung
Bearbeitungszeiten nach Land (EU-Seller, Stand 2025)
| Land | Bearbeitungszeit |
|---|---|
| Österreich | bis zu 8 Wochen |
| Tschechien | bis zu 8 Wochen |
| Frankreich | bis zu 12 Wochen |
| Deutschland | bis zu 8 Wochen |
| Italien | bis zu 4 Wochen |
| Niederlande | bis zu 8 Wochen |
| Polen | bis zu 8 Wochen |
| Spanien | bis zu 12 Wochen |
| Slowakei | bis zu 8 Wochen |
| Schweden | bis zu 4 Wochen |
| Vereinigtes Königreich | bis zu 8 Wochen |
👉 Hinweis: Für Nicht-EU-Unternehmen dauern Registrierungen oft länger wegen zusätzlicher Prüfungen.
Gründe für Verzögerungen bei VAT-Registrierungen
- ❌ Unvollständige / abgelaufene Dokumente (z. B. alte Handelsregisterauszüge)
- 🔍 Zusatzprüfungen bei Nicht-EU-Firmen (Due Diligence, Eigentümerprüfung)
- 📨 Abstimmung mit anderen Steuerbehörden (z. B. VIES-Abgleich)
- 📑 Fehlende Übersetzungen / notarielle Beglaubigungen
👉 Mit hellotax werden alle Dokumente von Anfang an geprüft, um Verzögerungen zu vermeiden.
Warum dauern Registrierungen je nach Land unterschiedlich?
- Frankreich & Spanien → bis zu 3 Monate, da tiefergehende Prüfungen
- Deutschland → ca. 8 Wochen, Bearbeitung durch einzelne Finanzämter
- Österreich & Polen → oft < 2 Monate, wenn Dokumente vollständig
Kann ich vor Erhalt der VAT-Nummer verkaufen?
Ja, aber:
- Du darfst ggf. keine korrekten VAT-Rechnungen ausstellen
- Nachträgliche Korrekturen oder Nachzahlungen möglich
👉 Sprich mit deinem VAT-Berater, bevor du startest.
EU-Update 2025: Strengere Prüfungen
Die EU verschärft seit 2025 die Prüfungen gegen Umsatzsteuerbetrug. Das bedeutet:
- Mehr Datenabgleiche zwischen Ländern
- Strengere Anforderungen an Dokumente
- Höhere Relevanz aktueller Unternehmensnachweise
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Fazit & Empfehlung
Die Dauer einer VAT-Registrierung in Europa liegt zwischen 4 und 12 Wochen, abhängig vom Land, den Dokumenten und der Unternehmensform.
👉 Key Takeaway: Wer von Anfang an vollständige Unterlagen einreicht und mit einem erfahrenen Partner wie hellotax arbeitet, spart Zeit, vermeidet Verzögerungen und bleibt compliant.
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