8 One Stop Shop Beispiele: So läuft das Verfahren ab

OSS – bei diesem Wort kommen bei vielen Online-Händlern und Entrepreneurs in Europa Fragen auf. Wie das Verfahren genau funktioniert und ob sich eine Registrierung für dich lohnt, erklären wir dir anhand einiger Beispiele im folgenden Artikel. 

So funktioniert der One-Stop-Shop

Der One Stop Shop ist eine Generalüberholung des Umsatzsteuer-Voranmeldungs- und Zahlungssystem in der Europäischen Union auf freiwilliger Basis. Er dient auf politischer Ebene dazu Steuerhinterziehung zu vermeiden und erleichtert Verkäufern und Online-Händlern auf der anderen Seite die Erfüllung ihrer umsatzsteuerlichen Pflichten. 

Wer sich für das OSS-Verfahren registriert muss sich, mit einigen Ausnahmen, nicht mehr in allen Ländern, in denen seine Käufer ansässig sind, für die Umsatzsteuer registrieren. Stattdessen wird eine gesammelte One-Stop-Shop-Voranmeldung in dem Land abgegeben, in dem die Registrierung für OSS erfolgt ist, und die gesamte Umsatzsteuer wird dorthin abgeführt. Die Behörden verteilen dann die korrekten Beträge an die Steuerämter der anderen Länder um. 

Vorsicht: Trotzdem muss jeder einzelne Verkauf mit den Umsatzsteuersatz des jeweiligen Landes belegt werden. Weiterhin müssen Verkäufe im Inland in einer gesonderten, regulären Umsatzsteuervoranmeldung aufgelistet werden. Die OSS-Regelungen beziehen sich nur auf Transaktionen mit Käufern in fremden Ländern innerhalb der EU.

Beispiele für den One-Stop-Shop, FBA und Lieferschwellen

Die OSS-Regelungen sind auch für erfahren Online-Händler und Verkäufer kompliziert. Im folgenden zeigen wir dir anhand einiger One-Stop-Shop Beispiele wie er funktioniert und was sich durch eine OSS-Registrierung für dich ändert.

OSS Beispiel 1: Deutsche Firma Alpha verkauft Waren EU-weit

Die in Deutschland ansässige Firma Alpha verkauft Produkte an Käufer in Frankreich, Spanien, Italien, und co.. Alle Waren werden in Deutschland gelagert und direkt an die Käufer in den jeweiligen Ländern versendet. Da die Firma Alpha in Deutschland gegründet wurde, ist sie dort zu umsatzsteuerlichen Zwecken registriert. Alle Verkäufe an deutsche Kunden müssen in einer deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung deklariert werden und die Steuer muss ans deutsche Finanzamt abgeführt werden. 

Information: Die Lieferschwellen-Regelung besagt, dass alle Umsätze im innereuropäischen Ausland, die 10.000€ nicht überschreiten, wie inländische Umsätze behandelt werden. Es werden die inländischen Umsatzsteuersätze verwendet und die Verkäufe in der heimischen Umsatzsteuervoranmeldung gemeldet, sowie die Steuer an die inländischen Finanzbehörden abgeführt. Mehr Informationen zu Lieferschwelle findest du am Ende dieses Artikels. 

Nimmt Alpha nicht am OSS teil passiert folgendes: 

• Liegen die Umsätze der Verkäufe an nicht-deutsche europäische Kunden unter der neuen EU-weiten Lieferschwelle von 10.000€ werden sie mit den deutschen Umsatzsteuersätzen belegt.
• In diesem Fall ist nur die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig und die gesamte Steuer wird an das deutsche Finanzamt gezahlt. 
• Sobald die Umsätze die Lieferschwelle überschreiten, muss sich Alpha auch in Frankreich, Spanien, Italien, und co. zu umsatzsteuerlichen Zwecken registrieren.
• Jede Transaktion über der Grenze, also auch der 10.001 Euro muss gesondert vorangemeldet und die Steuer einzeln im jeweiligen abgeführt werden.
• Außerdem müssen diese Verkäufe mit den jeweiligen länderspezifischen Umsatzsteuersätzen belegt werden.

Registriert sich Alpha in Deutschland für den One Stop Shop sieht die Situation anders aus: 

• Jede Transaktion in das EU-Ausland, auch die erste, müssen länderspezifisch besteuert werden. 
• Allerdings wird die gesamte Umsatzsteuer gesammelt in Deutschland im Zuge eine OSS-Voranmeldung angemeldet und auch dort abgeführt. 
• Die Verkäufe an deutsche Kunden werden nachwievor gesondert gemeldet. 

One-Stop-Shop Beispiel 2: Ausländische Firma Beta verkauft Waren über die Niederlande

Die aus Amerika stammende Firma Beta importiert Produkte über die Niederlande in die Europäische Union. Dort werden sie zunächst gelagert und anschließend an Kunden überall in der EU verkauft. Durch die Einfuhr, Abfuhr von Einfuhrumsatzsteuer und Lagerung ist Beta in den Niederlanden bereits umsatzsteuerlich registriert. Wieder werden Verkäufe direkt an niederländische Kunden separat mit den niederländischen Behörden abgewickelt. 

Ist Beta nicht für den OSS registriert gelten die gleichen Regeln wie auch für die deutsche Firma Alpha. 

• Beta muss sich nach Überschreiten der Lieferschwelle in allen Ländern, in die die Firma an Privatkunden liefert, umsatzsteuerlich registrieren. 
• Weiterhin müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichten wie die Einreichung der Voranmeldungen in jedem Land erledigt werden. 

Aber auch Beta kann den One-Stop-Shop nutzen. 

• Dafür muss sich die Firma in einem europäischen Land, idealerweise den Niederlanden, für den One-Stop-Shop anmelden. 
• Verkäufe an deutsche, österreichische, französische, und andere europäische Kunden können nun gesammelt im Land der OSS-Registrierung gemeldet werden, in diesem Fall den Niederlanden. 
• Die niederländischen Steuerbehörden verteilen die Beträge dann an die Finanzämter, denen die Umsatzsteuer geschuldet ist. 

OSS-Beispiel 3: Polnische Firma Gamma lagert in Spanien

Die polnische Firma Gamma verkauft Waren EU-weit an Privatpersonen. Da ihre Produkte bei Käufern im Süden Europas sehr beliebt sind und diese kurze Lieferzeiten bevorzugen, betreibt Gamma ein Warenlager in Spanien, von wo aus die Waren an Kunden in Spanien, Italien und Frankreich versendet werden.

Information: Eine Lagerung in einem innereuropäischen Ausland führt zu einer automatischen Umsatzsteuer-Registrierungspflicht – egal ob eine OSS Registrierung vorliegt oder nicht. Außerdem darf die Lieferschwellen-Regelung nicht mehr genutzt werden. Mehr Informationen zur Lagerung findest du am Ende dieses Artikels.

Sollte Gamma sich gegen den OSS entscheiden, sind folgende Punkte zu beachten: 

• Wie gehabt, muss sich Gamma in jedem Land, in das es liefert, umsatzsteuerlich registrieren und dort Voranmeldungen einreichen.
• Allerdings ist die Lieferschwellen-Regelung nicht mehr anwendbar, da Gamma ein Lager außerhalb Polens betreibt. 
• Daher muss jede einzelne Transaktion mit länderspezifischen Umsatzsteuersätzen erfolgen. 

Daher erwägt Gamma eine OSS-Registrierung.

• In diesem Falle muss sich die Firma in Polen für den One Stop Shop registrieren und in Polen und Spanien für die Umsatzsteuer registrieren. 
• Verkäufe von Polen aus an polnische Kunden müssen in einer polnischen, Verkäufe vom spanischen Lager aus an spanische Kunden in einer spanischen Voranmeldung gemeldet und die jeweiligen Steuerbeträge in Polen und Spanien direkt abgeführt werden. 
• Verläufe von Polen oder dem spanischen Lager aus an Kunden in Italien, Frankreich, und co. werden in der OSS-Meldung in Polen deklariert und die gesammelten Umsatzsteuerbeträge dort abgeführt. 

One-Stop-Shop Beispiel 4: Gamma lagert in Spanien und Italien

Die polnische Firma Gamma ist gewachsen und betreibt nun zusätzlich zum Warenlager in Spanien auch eins in Italien. Wenn Gamma sich noch immer nicht für den OSS registriert hat, ändert sich nicht viel. Da bereits zuvor Privatkunden in Italien beliefert wurden und daher eine italienische Umsatzsteuerregistrierung und regelmäßige Voranmeldungen notwendig waren, gibt es keinen Handlungsbedarf.

Hat sich Gamma allerdings zuvor für den One-Stop-Shop registriert, besteht Handlungsbedarf. 

•  Neben den Registrierungen für die Umsatzsteuer in Polen und Spanien besteht nun dank des Lagers auch in Italien eine Registrierungspflicht. 
• Wie im obigen One Stop Shop Beispiel 3, müssen von nun an Lieferungen an Italienische Kunden aus den italienischen Lager direkt in Italien gemeldet und an die dortigen Finanzbehörden abgeführt werden. 
• Verkäufe aus Italien an spanische oder polnische Kunden, sowie Lieferungen aus Spanien oder Polen an italienische Kunden müssen sich in der OSS-Meldung in Polen wiederfinden. 

OSS Beispiel 5: Ausländische Firma Beta lagert zusätzlich in Tschechien

Die Amerikanische Firma Beta aus Beispiel 2 kommt der steigenden Nachfrage in Europa nach und betreibt ein Warenlager in Tschechien. Auch in diesem Fall gilt die Lieferschwelle, dank zusätzlicher Lagerung in Tschechien, nicht mehr. Eine Umsatzsteuerregistrierung in den Niederlanden ist nach wie vor vorhanden. 

Entscheidet sich Beta dafür, sich nun für den One Stop Shop zu registrieren, ändern sich die administrativen Aufgaben auch hier. 

• Beta muss sich zusätzlich zu den Niederlanden auch in der Tschechischen Republik für die Umsatzsteuer registrieren. 
• Dort müssen im Zuge dessen alle Verkäufe vom Warenlager and tschische Kunden gemeldet und die Steuer abgeführt werden. 
• Alle grenzüberschreitenden Transaktionen mit Privatkunden, beispielsweise von den Niederlanden nach Tschechien, von Tschechien aus in die Niederlande, und von beiden Ländern aus mit deutschen, österreichischen, französischen, und anderen europäischen Kunden werden im Land der OSS-Registrierung, also in den Niederlanden, gemeldet. 

Lohnt sich eine OSS Registrierung?

Nachdem die Grundlagen des OSS klar sind, stellt sich für viele Online-Händler die Frage, ob sich eine Registrierung für den One Stop Shop überhaupt lohnt. Diese Frage lässt sich nicht immer klar beantworten. 

 One Stop Shop Beispiel 6: Die französische Manufaktur Delta

Die in Frankreich ansässige Firma Delta stellt feine Öle her. Diese verkauft sie überwiegend direkt vor Ort an französische Kunden. Allerdings bestellen ab und an einige nicht-französische Kunden aus Europa etwas über die Webseite der Delta Manufaktur und die Firma sendet die Ware direkt zu den Käufern. Ob sich eine OSS Registrierung für Delta lohnt, kommt auf den über die Webseite im Ausland erzielten Umsatz an. 

Ohne OSS-Registrierung liegt folgende Situation vor: 

• Bis zu einem Umsatz von 10.000€ durch Verkäufe an nicht-französische Kunden in der EU, kann Delta die Vasen mit dem französischen Steuersatz belegen und die Transaktionen in ihrer regulären französischen Umsatzsteuer-Voranmeldung aufführen. 
• Falls die Umsatzsteuersätze in den Heimatländern der Käufer höher sind als die französischen, ergibt sich somit sogar ein kleiner Wettbewerbsvorteil für Delta.
• Ab einem Jahresumsatz von mehr als 10.000€ allerdings ist ohne OSS-Registrierung eine Registrierung zu umsatzsteuerlichen Zwecken in all den Ländern notwendig, in denen die ausländischen Kunden der Delta ansässig sind. 

Wenn eine OSS-Registrierung vorliegt, besteht kein Bedarf zu handeln. In diesem Fall müssen alle online verkauften Vasen mit den länderspezifischen Umsatzsteuersätzen belegt werden. Es sind auch keine weiteren Umsatzsteuer-Registrierungen notwendig, egal wie viel Umsatz erzielt wird. Allerdings müssen in Frankreich regelmäßig OSS-Meldungen eingereicht werden – eine administrative Aufgabe, die sich Delta ohne eine OSS-Registrierung und mit wenig ausländischem Umsatz sparen könnte. 

Tendenziell sollten sich kleine Unternehmen mit überwiegend heimischen Käufern eine OSS-Registrierung also gut überlegen. Nicht immer lohnt sich die Inanspruchnahme der Regelungen. 

OSS Beispiel 7: Das Österreichische Familienunternehmen Kappa

Die mittelgroße Firma Kappa, ein in Österreich ansässiges Familienunternehmen das Porzellan herstellt, vertreibt seine Produkte über seinen Onlineshop. Das Porzellan ist weithin bekannt und wird von Kunden aus Österreich, aber auch einer Vielzahl anderer europäischer Staaten geschätzt. Nach dem Kauf wird es direkt von der Produktionsstätte in Österreich aus an die Käufer versendet. Kappa verzeichnet regelmäßig Umsätze im hohen sechsstelligen Bereich und liegt damit klar über der EU-weiten Lieferschwelle.

Eine OSS Registrierung kann sich für Kappa lohnen. Ohne OSS steht die Firma von einem Berg an administrativen Aufgaben. 

• Kappa muss sich in allen Ländern, in denen die Kunden ansässig sind, umsatzsteuerlich registrieren. 
• Dann fallen auch regelmäßige umsatzsteuerlichen Aufgaben, wie die Einreichung von Voranmeldungen, in allen diesen Ländern an. 

Der One-Stop-Shop schafft hier Abhilfe.

• Mit OSS-Registrierung muss sich Kappa nur auf die korrekte länderspezifische Besteuerung konzentrieren, die in jedem Falle notwendig ist. 
• Alle Transaktionen werden in Österreich im Zuge der OSS-Meldung deklariert und die Umsatzsteuer dort abgeführt. 
• Vorsicht: Verkäufe an österreichische Kunden werden noch immer in einer separaten regulären Voranmeldung in Österreich aufgeführt und die Steuersumme seperat bezahlt

Für Kappa lohnt sich die One-Stop-Shop-Registrierung also definitiv. Administrative Aufgaben werden erleichtert und es müssen keine länderspezifische Fristen beachtet werden. Dies gilt, solange Kappa die Waren direkt aus Österreich versendet. 

One-Stop-Shop Beispiel 8: FBA-Seller Omega

Ein in Deutschland ansässiger FBA-Seller vertreibt seine Produkte unter dem Firmennamen Omega auf dem Online-Marktplatz Amazon. Obwohl er in Deutschland ansässig und für die Umsatzsteuer registriert ist, stammt der Großteil seiner Kunden aus anderen europäischen Ländern. 

Außerdem nimmt Omega an einem Fulfilled-by-Amazon Program teil. Mit der Teilnahme hat der Online-Seller zur Lagerung seiner Waren in den Amazon Warenhäusern in einer Vielzahl an Ländern zugestimmt. Trotzdem weiß Omega nicht immer, wo sich seine Waren genau befinden. 

Falls Omega sich gegen das OSS-Programm entscheidet, kommen folgende Aufgaben auf das Unternehmen zu:

• Durch die Lagerung der Waren im Ausland ist die Lieferschwelle nicht anwendbar. 
• Jeder Umsatz muss also länderspezifisch besteuert werden.
• Weiterhin ist in allen Ländern, in denen seine Kunden ansässig sind, eine Registrierung zu umsatzsteuerlichen Zwecken notwendig. 
• In allen Ländern sind dann zu unterschiedlichen Fristen Umsatzsteuervoranmeldungen fällig. 
• Außerdem werden alle Umsatzsteuerbeträge separat an die jeweiligen Finanzbehörden gezahlt. 

Falls sich Omega für den One Stop Shop registriert, steigen die administrativen Aufgaben eventuell sogar noch.

• Weiterhin müssen alle verkauften Produkte länderspezifisch besteuert werden. 
• Eine Umsatzsteuer-Registrierung ist allerdings nur noch in den Ländern notwendig, in denen gelagert wird. Da FBA Waren kurzfristig umverteilt, ist somit aber in allen Ländern, die in jenem FBA-Programm enthalten sind, eine Registrierung verpflichtend. 
• Bei der Meldung der Umsätze wird es etwas komplizierter, da die jeweiligen Lagerstandorte, von denen aus Produkte versendet wurden, entscheidend sind. 
• Lieferungen von einem ausländischen Warenlager an Kunden im selben Land werden separat über die jeweilige Voranmeldung deklariert und die Umsatzsteuer dort abgeführt. 
• Lieferungen von einem ausländischen Warenlager an Kunden in einem anderen Land, abgesehen von Deutschland, werden geschlossen in der OSS-Meldung in Deutschland deklariert und die Umsatzsteuer an die deutschen Behörden gezahlt. Diese verteilen die Beträge dann um. 
• Lieferungen von einem ausländischen Warenlager an deutsche Kunden werden in der regulären deutschen Voranmeldung aufgeführt und die Beträge werden separat von den One-Stop-Shop-Zahlungen an die deutschen Behörden abgeführt, da es sich um ein deutsches Unternehmen handelt. 

Im Falle Omega’s kann eine OSS-Registrierung dank Fulfillment-Programmen also auch unnötige administrative Kosten verursachen. Es kommt ganz darauf an, aus wie vielen verschiedenen Ländern die Kunden stammen und in wie vielen Ländern das gewählte FBA Programm oder der beauftragte Fulfillment-Dienstleister Warenhäuser betreibt. 

Ausnahme der One-Stop-Shop-Regelungen: Lagerung im Ausland

Die wichtigste Ausnahme zu den Grundregeln des OSS stellt Lagerung im Ausland dar. Sobald Waren in einem fremden EU-Land gelagert werden, können diese nicht mehr automatisch mit den OSS-Regelungen abgehandelt werden. 

Werden die im Ausland gelagerten Waren an Käufer in diesem Land versendet, müssen diese Waren in einer gesonderten Umsatzsteuervoranmeldung deklariert und die Steuer direkt an die dortigen Steuerbehörden abgeführt werden. Daher ist in Lager-Ländern auch weiterhin eine Umsatzsteuer-Registrierung notwendig. Vor allem Verkäufern, die FBA-Programme von Amazon oder andere Fulfillment-Programme mit Lagerhäusern in verschiedenen europäischen Ländern nutzen, wird das Leben durch OSS deshalb nicht unbedingt erleichtert. 

Alternative zum OSS: Die Lieferschwelle 

Bis zur Einführung des One Stop Shop galten in der Europäischen Union länderspezifische Lieferschwellen, in der Regel 35.000€ oder 100.000€. Lag der Umsatz durch Verkäufe in das jeweilige Land pro Jahr unterhalb dieser Schwelle, war dort keine Umsatzsteuerregistrierung notwendig und es mussten keine Umsatzsteuervoranmeldungen eingereicht werden. Stattdessen konnten die Transaktionen mit dem heimatlichen Steuersatz belegt und in der heimatlichen Voranmeldung aufgeführt werden. 

Da das bisherige System Möglichkeiten zu Arbitrage bat und die Kontrolle der vielen Lieferschwellen kompliziert war, wurden die länderspezifischen Grenzwerte durch eine EU-übergreifende Lieferschwelle für B2C Fernverkäufe und elektronische Dienstleistungen von nur 10.000€ netto ersetzt. 

Liegt der Fernverkaufs-Umsatz in alle fremden EU-Länder gesammelt unterhalb dieses Schwellenwerts, können weiterhin die heimischen Steuersätze verwendet werden und die Transaktionen werden so behandelt, als wären sie im Inland gemacht worden. Allerdings muss jeder weitere Verkauf mit länderspezifischen Steuersätzen belegt, die Transaktionen dort gemeldet, und die Steuerschuld dorthin abgeführt werden. Gerade im Falle von multinational aktiven Online-Sellern führt das oft dazu, dass auf einen Schlag plötzlich mehrere Umsatzsteuer-Registrierungen nötig sind. Weiterhin ist die Lieferschwelle nicht nutzbar, wenn der Händler oder die Firma im Ausland lagern oder dort Betriebsstätten haben. 

Fazit: OSS oder kein OSS?

Ob sich OSS für dein Unternehmen lohnt, kommt ganz auf dein Geschäftsmodell an. An den in diesem Artikel besprochenen OSS Beispielen ist erkenntlich: der One-Stop-Shop lohnt sich vor allem für mittelgroße Unternehmen die direkt versenden. Kleine Firmen oder Marketplace Online Seller sollten lieber Vorsicht wahren lassen. 

Du bist dir immer noch nicht sicher, wie der One Stop Shop funktioniert oder ob er sich für dein Geschäft lohnt? Wir helfen weiter! Unser Team besteht aus lokalen Steuerberatern und auf Online Handel spezialisierten Experten. Wir können unter anderem deine OSS-Registrierung, als auch deine Umsatzsteuerregistrierungen und die Einreichung von Voranmeldungen in einer Vielzahl europäischer Ländern für dich Unternehmen. Außerdem stehen wir dir bei allen Fragen zur Seite. Buche noch heute ein unverbindliches und kostenfreies Telefonat, erfahre mehr über den One Stop Shop und deine Option, sowie unsere Angebote