Wie jedes Unternehmen müssen auch Online-Händler regelmäßig ihre Umsatzsteuer beim zuständigen Finanzamt voranmelden. Für die Umsatzsteuervoranmeldung gelten genaue Fristen, die du im Auge behalten solltest, denn das Nichteinhalten kann zu einem empfindlichen Verspätungszuschlag der Umsatzsteuer führen. Hier erfährst du, wie dir eine Umsatzsteuer-Software dabei helfen kann, diese Fristen einzuhalten, die Voranmeldung zu automatisieren und dadurch Bußgelder zu vermeiden, damit du dich auf andere Dinge konzentrieren kannst.
Antonia Klatt
Last Updated on 10 February 2022
Was ist der Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer?
Der Verspätungszuschlag ist ein Bußgeld, welches erhoben wird, wenn du die gesetzlich vorgegebenen Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung nicht einhältst. Damit will das Finanzamt gewährleisten, dass Steuererklärungen und Voranmeldungen fristgerecht abgegeben und nicht hinausgezögert werden. Egal, ob monatlich, vierteljährlich oder in Ausnahmefällen auch jährlich: Kommst du deiner Abgabepflicht nicht bis zum zehnten Tag deines Voranmeldezeitraums nach, wird der Verspätungszuschlag von vielen Finanzbehörden bereits nach nur einem Tag Verspätung erhoben.
Wie hoch der Verspätungszuschlag ausfällt, entscheidet das Finanzamt nach genauer Prüfung von Fall zu Fall verschieden. Dabei kommt es unter anderem darauf an, ob du deine Abgabefrist zum ersten Mal nicht einhalten konntest, oder ob du deine Umsatzsteuer schon öfter nicht pünktlich angemeldet hast. Grundsätzlich rechnet das Finanzamt jedoch den Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer hinzu. Dabei beginnt der Berechnungszeitraum immer mit dem Ablauf deiner jeweiligen Frist zur Umsatzsteuervoranmeldung, wodurch unterschiedlich hohe Geldbußen entstehen können. Dabei können folgende Aufschläge festgesetzt werden:
- bis zu 10 % der Umsatzsteuerzahllast
- höchstens 25.000 EUR
So können durch das Nichteinhalten von Fristen hohe Zusatzkosten entstehen, die gerade junge Unternehmen mit knappem Kapital schnell in finanzielle Schwierigkeiten bringen können. Zudem kann das Finanzamt, sozusagen als zusätzliche Motivation, ein Zwangsgeld festsetzen, welches zum Verspätungszuschlag noch hinzukommt.
Natürlich kannst du durch die Beantragung einer Dauerfristverlängerung die Abgabefrist deiner Umsatzsteuervoranmeldungen verlängern. Wird dir diese gewährt, verschiebt sich die Abgabefrist um jeweils einen Monat. Doch aufgehoben ist nicht aufgeschoben, denn auch eine Dauerfristverlängerung schützt nicht vor Versäumnis und Vergessen.
Ist es dir aufgrund deines stressigen E-Commerce-Alltags einmal nicht möglich, die Anmeldung der Umsatzsteuer fristgerecht vorzunehmen, weil es mal wieder Logistik-Probleme gibt, das Verpackungsmaterial knapp wird oder du dringend neue Ware bestellen musst, solltest du rechtzeitig eine Fristverlängerung beantragen. Du solltest jedoch bedenken, dass die Voranmeldung über das ELSTER-Portal recht zeitaufwendig ist und du dazu ein Zertifikat benötigst, auf das du bis zu zwei Wochen warten musst. So verlierst du wieder wertvolle Zeit
Zunächst jedoch die gute Nachricht: Hältst du die Frist zur Umsatzsteuervoranmeldung nicht ein, schickt dir das Finanzamt eine kleine Erinnerung in Form einer ersten Mahnung. Nun solltest du schnellstens handeln und deine Umsatzsteuer voranmelden. Denn kommst du dieser Aufforderung nicht nach, schätzt das Finanzamt einfach die Höhe der zu erwartenden Umsatzsteuer, die dann in den meisten Fällen deutlich über dem Wert liegt, den eine fristgerechte Voranmeldung ergeben hätte. Zwar lässt sich dies durch eine nachträgliche Voranmeldung noch korrigieren, ein Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer lässt sich so jedoch nicht mehr vermeiden.
Der Verspätungszuschlag der Umsatzsteuer ist eine abzugsfähige Betriebsausgabe
Die Umsatzsteuer ist eine betriebliche Steuer. Das heißt auch, dass zusätzliche Kosten wie Verspätungszuschläge steuerliche Nebenleistungen darstellen, die wiederum zu den Betriebsausgaben zählen. Daher ist auch der Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer abzugsfähig. Der Grund hierfür liegt darin, dass eine Nebenleistung nicht der direkten Erzeugung von Steuereinnahmen dient, sondern eher als eine Art Mahngebühr zu sehen ist.
Dadurch ist der Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer eine Betriebsausgabe, die du steuerlich geltend machen kannst. Dazu müssen die Verspätungszuschläge über das betriebliche Konto korrekt gebucht werden und nach absetzbaren und nicht absetzbaren Aufwand unterschieden werden.
Wie du den Verspätungszuschlag der Umsatzsteuer buchen musst
Um die Abzugsfähigkeit geltend zu machen, musst du oder deine Buchhaltung die Buchung des Verspätungszuschlags der Umsatzsteuer korrekt ausführen.
Dazu wird der Verspätungszuschlag zunächst im Soll auf das Konto „Steuerlich abzugsfähige Verspätungszuschläge und Zwangsgelder“ mit der Nummer 4396 im Kontenrahmen SKR 03 beziehungsweise im Kontenrahmen SKR 04 mit der Nummer 6436 gebucht.
Im Haben wird dann auf das Konto „Bank“ mit der Nummer 1200 im Kontenrahmen SKR 03 oder im Kontenrahmen SKR 04 mit der Nummer 1800 die Gegenbuchung ausgeführt. Durch die Buchung stellst du sicher, dass du das Bußgeld steuerlich geltend machen kannst.
Mit hellotax automatisch einen Verspätungszuschlag der Umsatzsteuer verhindern
Damit du gar nicht erst in die Situation kommst, in der du den Verspätungszuschlag der Umsatzsteuer buchen musst, hält hellotax die Fristen für deine Umsatzsteuervoranmeldung für dich nicht nur im Auge, sondern bereitet die Voranmeldung auch automatisiert vor und gibt sie danach zur Prüfung an einen Steuerberater weiter. Danach wird deine Voranmeldung automatisch und ohne großen Aufwand deinerseits an das zuständige Finanzamt übermittelt.
Sobald dieses deine Voranmeldung bearbeitet hat, erhältst du eine Mail, in der dir die Höhe deiner Steuerschuld mitgeteilt wird, die du ebenfalls direkt aus der Software heraus überweisen kannst. So hast du deine Umsatzsteuer immer im Blick, verpasst keine Fristen und vermeidest unangenehme Versäumniszuschläge. Ganz nebenbei sparst du auch noch das Geld für einen Steuerberater. Alles völlig automatisch.
Fazit
Als Online-Händler hast du in deinem Tagesgeschäft mit den verschiedensten Problemen zu tun, da kann es schnell passieren, dass man ungewollt mit einem Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer konfrontiert wird, weil man die wiederkehrenden Fristen für die zeitaufwendige Umsatzsteuervoranmeldung aus dem Auge verloren hat.
Wer die unliebsame Situation umgehen will, einen Verspätungszuschlag der Umsatzsteuer buchen zu müssen, setzt am besten auf eine Umsatzsteuer-Software, die Zeit und Aufwand spart und vor allem Strafzahlungen verhindert. So kannst du dich sorgenfrei auf andere Dinge konzentrieren.
