Wie Finanzbehörden eine nicht gemeldete Warenbewegung erkennen

Eine nicht gemeldete Warenbewegung kann über Monate unentdeckt bleiben. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie unsichtbar ist.

Wenn Ihre Waren zwischen EU-Lagern bewegt werden, können Informationen über diese Bewegung in Umsatzsteuererklärungen, Zusammenfassenden Meldungen, Marketplace-Berichten, Zahlungsdaten und Logistikunterlagen auftauchen.

Finanzbehörden können diese verschiedenen Datenquellen miteinander vergleichen und dadurch fehlende oder widersprüchliche Meldungen erkennen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie nicht gemeldete Warenbewegungen entdeckt werden können, welche Informationen Finanzbehörden nutzen können und was Onlinehändler prüfen sollten, bevor eine Abweichung zu einem Schreiben der Finanzbehörde führt.

Unsicher, ob Ihre Warenbewegungen zwischen EU-Lagern korrekt gemeldet werden? Kontaktieren Sie hellotax und lassen Sie Ihre Lagerbewegungen, VAT-Registrierungen und Meldepflichten überprüfen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Verlagerung eigener Waren zwischen zwei EU-Ländern kann Umsatzsteuer-Meldepflichten in beiden Ländern auslösen – obwohl kein Kunde die Ware gekauft hat.

Finanzbehörden können unter anderem vergleichen:

• die im Abgangsland gemeldete Warenbewegung,
• den im Zielland gemeldeten Erwerb,
• die verwendeten VAT-Nummern,
• Umsatzsteuererklärungen und Zusammenfassende Meldungen,
• Amazon- oder andere Fulfillment-Berichte,
• Zahlungs-, Marketplace- und Logistikdaten.

Ein häufiges Problem besteht darin, dass eine Seite der Warenbewegung gemeldet wurde, die andere jedoch fehlt.

Aber auch wenn keine der beiden Seiten gemeldet wurde, kann die tatsächliche Warenbewegung weiterhin in Marketplace- oder Lagerdaten sichtbar sein.

Warum Warenbewegungen VAT-Meldepflichten auslösen

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen verschiebt Lagerbestand aus einem Warenlager in Deutschland in ein Fulfillment-Center in Polen.

Es findet kein Verkauf an einen Kunden statt.

Für Umsatzsteuerzwecke wird die Bewegung jedoch grundsätzlich als zwei miteinander verbundene Vorgänge behandelt:

1. Innergemeinschaftliches Verbringen bzw. eine fiktive innergemeinschaftliche Lieferung in Deutschland
2. Entsprechender innergemeinschaftlicher Erwerb in Polen

Die deutsche Seite kann in der deutschen Umsatzsteuererklärung und der entsprechenden Zusammenfassenden Meldung anzugeben sein.

Der Erwerb in Polen muss normalerweise in der polnischen Umsatzsteuererklärung berücksichtigt werden.

Eine einzige physische Warenbewegung kann somit Meldepflichten in zwei verschiedenen Ländern auslösen.

Wie Finanzbehörden nicht gemeldete Warenbewegungen erkennen

Finanzbehörden müssen sich nicht auf eine einzige Datenbank verlassen.

Sie können verschiedene Datenquellen miteinander vergleichen, um zu prüfen, ob die Umsatzsteuermeldungen eines Händlers mit seinen tatsächlichen Lager- und Fulfillment-Aktivitäten übereinstimmen.

1. Eine Seite der Warenbewegung fehlt

Ein typisches Beispiel:

• Der Händler meldet eine Warenbewegung von Deutschland nach Polen.
• In der deutschen Zusammenfassenden Meldung wird die polnische VAT-Nummer des Händlers angegeben.
• In der polnischen Umsatzsteuererklärung erscheint jedoch kein entsprechender Erwerb.

Damit existiert eine erkennbare Abweichung.

Da EU-Mitgliedstaaten Umsatzsteuerinformationen austauschen, können solche Unterschiede durch automatisierte oder teilautomatisierte Kontrollen erkannt werden.

2. Beide Seiten wurden gemeldet – aber die Angaben stimmen nicht überein

Auch eine gemeldete Warenbewegung kann Probleme verursachen.

Typische Abweichungen sind:

• unterschiedliche steuerpflichtige Werte,
• unterschiedliche Meldezeiträume,
• falsche VAT-Nummer des Ziellandes,
• falscher Ländercode,
• doppelte Einträge,
• Warenbewegung fälschlicherweise als Kundenverkauf gemeldet,
• unterschiedliche Methoden zur Währungsumrechnung.

Einzelne zeitliche Unterschiede können erklärbar sein. Wiederkehrende oder erhebliche Abweichungen können jedoch zu Rückfragen führen.

3. Die VAT-Nummer ist nicht für innergemeinschaftliche Transaktionen aktiv

Ein Unternehmen kann eine nationale VAT-Nummer besitzen, die noch nicht für innergemeinschaftliche Transaktionen aktiviert oder anerkannt wurde.

Über das VIES-System der Europäischen Kommission lässt sich prüfen, ob eine VAT-Nummer aktuell für den innergemeinschaftlichen Handel anerkannt wird.

Wichtig ist jedoch:

VIES überprüft VAT-Nummern – nicht einzelne Transaktionen.

VIES zeigt nicht, ob Waren bewegt oder korrekt in einer Umsatzsteuererklärung gemeldet wurden.

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Eine Zusammenfassende Meldung ist eine periodische Meldung bestimmter innergemeinschaftlicher Transaktionen.

Bei der Verlagerung eigener Waren kann die Meldung des Abgangslandes beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• VAT-Nummer des Händlers im Abgangsland,
• VAT-Nummer im Zielland,
• Wert der übertragenen Waren,
• relevanter Meldezeitraum,
• nach lokalen Vorschriften erforderlicher Transaktionscode.

Diese Informationen können zwischen Mitgliedstaaten ausgetauscht und mit dem im Zielland gemeldeten Erwerb verglichen werden.

Fehlt der entsprechende Erwerb, kann die Abweichung auffallen.

Kann VIES eine nicht gemeldete Warenbewegung erkennen?

Nein.

VIES beantwortet im Wesentlichen die Frage, ob eine VAT-Nummer aktuell für innergemeinschaftliche Transaktionen anerkannt wird.

VIES zeigt keine:

• Warenbewegungen,
• Rechnungen,
• Umsatzsteuererklärungen,
• Zusammenfassenden Meldungen,
• offenen Umsatzsteuerbeträge,
• historischen Transaktionen,
• laufenden Steuerprüfungen.

Eine gültige VIES-Prüfung beweist daher nicht, dass Ihre Umsatzsteuermeldungen vollständig sind.

Welche Rolle spielt DAC7?

DAC7 verpflichtet bestimmte digitale Plattformbetreiber, Informationen über Verkäufer und meldepflichtige Aktivitäten zu erfassen und zu melden.

Diese Daten können beispielsweise Angaben zur Identität des Verkäufers, Steuerinformationen, erhaltene Vergütungen und die Anzahl relevanter Aktivitäten enthalten.

Wichtig:

DAC7 ist kein direkter Bericht über Lagerbewegungen.

Die Daten können Behörden jedoch ein zusätzliches Bild der Marketplace-Aktivitäten eines Händlers geben.

Wenn umfangreiche Verkaufsaktivitäten in mehreren EU-Ländern sichtbar sind, aber kaum entsprechende VAT-Aktivitäten gemeldet werden, kann dies Anlass für eine genauere Prüfung sein.

Wie CESOP VAT-Kontrollen unterstützt

CESOP ist das Central Electronic System of Payment Information der EU.

Bestimmte Zahlungsdienstleister müssen Informationen über qualifizierte grenzüberschreitende Zahlungen melden.

CESOP beweist normalerweise nicht direkt, dass Waren von einem Lager in ein anderes verschoben wurden.

Die Daten können jedoch helfen, beispielsweise:

• Händler mit grenzüberschreitenden Zahlungen zu identifizieren,
• Länder zu erkennen, die mit diesen Zahlungen verbunden sind,
• Zahlungsaktivitäten mit gemeldeten Umsätzen zu vergleichen,
• Händler ohne erwartete VAT-Registrierungen oder Meldungen zu identifizieren.

Anschließend können Behörden detailliertere Unterlagen wie VAT-Erklärungen, Marketplace-Daten oder Lagerberichte anfordern.

Können Finanzbehörden Amazon-Warenbewegungen sehen?

Amazon und andere Fulfillment-Dienstleister verfügen über detaillierte Lagerdaten.

Je nach Programm und Bericht können diese unter anderem zeigen:

• Abgangsland,
• Zielland,
• Datum der Bewegung,
• Fulfillment-Center,
• Produkt bzw. SKU,
• übertragene Stückzahl.

Im Rahmen einer Steuerprüfung können Händler aufgefordert werden, Marketplace-Transaktionsdaten und Lagerberichte vorzulegen.

Das ist insbesondere bei Amazon Pan-European FBA relevant, da Amazon Lagerbestand zwischen verschiedenen Fulfillment-Centern verschieben kann.

Selbst wenn der Händler die Bewegung nicht manuell veranlasst hat, können VAT-Folgen entstehen, weil sich das Land, in dem sich die Waren physisch befinden, geändert hat.

Was passiert, wenn keine der beiden Seiten gemeldet wurde?

Angenommen:

• Waren wurden von Deutschland nach Polen verschoben,
• in Deutschland wurde keine Warenbewegung gemeldet,
• in Polen wurde kein Erwerb gemeldet,
• es wurde keine entsprechende Zusammenfassende Meldung abgegeben.

Dann gibt es möglicherweise zunächst keine offensichtliche Abweichung zwischen zwei VAT-Meldungen.

Die Warenbewegung kann jedoch trotzdem sichtbar sein, zum Beispiel in:

• Amazon- oder 3PL-Lagerberichten,
• Transportdokumenten,
• Logistikrechnungen,
• Buchhaltungsunterlagen,
• ERP-Lagerdaten,
• Intrastat-Meldungen, sofern anwendbar,
• Marketplace-Daten,
• Unterlagen, die im Rahmen einer Steuerprüfung angefordert werden.

Dass eine Warenbewegung im vergangenen Jahr nicht aufgefallen ist, bedeutet daher nicht, dass die entsprechenden Daten nicht existieren.

Praxisbeispiel: Amazon Pan-EU

Ein Nicht-EU-Händler importiert Waren nach Deutschland und nutzt das europäische Fulfillment-Netzwerk von Amazon.

Amazon verschiebt anschließend Lagerbestand:

Deutschland → Polen → Frankreich → Italien

Der Händler meldet seine grenzüberschreitenden B2C-Verkäufe über OSS und geht davon aus, damit sämtliche EU-VAT-Pflichten abzudecken.

Das ist jedoch nicht der Fall.

OSS kann bestimmte grenzüberschreitende B2C-Verkäufe vereinfachen, deckt aber grundsätzlich nicht die Verlagerung eigener Waren zwischen EU-Ländern ab.

Der Händler kann weiterhin benötigen:

• VAT-Registrierungen in Lagerländern,
• lokale Umsatzsteuererklärungen,
• Zusammenfassende Meldungen,
• Meldung innergemeinschaftlicher Erwerbe im Zielland,
• Abstimmung der Amazon-Warenbewegungsdaten.

So prüfen Sie nicht gemeldete Warenbewegungen

Der sicherste Ausgangspunkt sind Ihre tatsächlichen Lagerdaten – nicht nur Ihre VAT-Erklärungen.

1. Alle Lagerländer identifizieren

Ermitteln Sie jedes EU-Land, in dem Waren:

• gelagert,
• versendet,
• aus einem anderen Lager empfangen,
• retourniert,
• durch Amazon oder einen 3PL-Dienstleister verschoben wurden.

2. VAT-Registrierungen überprüfen

Prüfen Sie für jedes Lagerland:

• War eine lokale VAT-Registrierung erforderlich?
• War sie bereits vor der ersten Warenbewegung wirksam?
• Wurde die richtige VAT-Nummer verwendet?
• War die Nummer für innergemeinschaftliche Transaktionen aktiv?

3. Beide Seiten jeder Warenbewegung abstimmen

Vergleichen Sie für jede grenzüberschreitende Bewegung:

• Abgangsland,
• Zielland,
• Bewegungsdatum,
• Warenwert,
• verwendete VAT-Nummern,
• VAT-Erklärung des Abgangslandes,
• VAT-Erklärung des Ziellandes,
• Zusammenfassende Meldung,
• Marketplace- oder Logistikdaten.

Nur VAT-Erklärungen miteinander zu vergleichen, reicht nicht immer aus. Wenn eine Bewegung in beiden Ländern fehlt, kann sie dort überhaupt nicht auftauchen.

Häufige Fehler bei Warenbewegungen

OSS wird als Komplettlösung betrachtet

OSS ersetzt nicht automatisch lokale Meldepflichten für Lagerhaltung, Inlandsgeschäfte, Importe oder die Verlagerung eigener Waren.

Nur Verkäufe werden geprüft

Verkaufsberichte enthalten nicht zwingend Warenbewegungen zwischen Lagern. Amazon-FBA- und 3PL-Händler sollten deshalb auch spezielle Inventory-Movement-Berichte prüfen.

Nur eine Seite wird gemeldet

Dies kann insbesondere passieren, wenn verschiedene Steuerberater oder Dienstleister unterschiedliche VAT-Registrierungen betreuen.

Falsche oder inaktive VAT-Nummer

Eine VAT-Nummer kann national gültig sein, ohne bereits für innergemeinschaftliche Transaktionen aktiv zu sein.

Kleine Warenbewegungen werden ignoriert

Ein niedriger Warenwert beseitigt nicht automatisch die Meldepflicht.

Nur ein Land wird korrigiert

Wird lediglich die Erklärung im Zielland korrigiert, kann dadurch eine neue Abweichung mit dem Abgangsland entstehen.

Was tun, wenn Sie eine nicht gemeldete Warenbewegung entdecken?

Ändern Sie Ihre VAT-Erklärungen nicht sofort, bevor Sie geklärt haben, was tatsächlich passiert ist.

Prüfen Sie zunächst:

1. die tatsächliche Warenbewegung,
2. Abgangs- und Zielland,
3. die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung,
4. die zu verwendenden VAT-Nummern,
5. VAT-Erklärungen und Zusammenfassende Meldungen in beiden Ländern,
6. ob weitere Warenbewegungen fehlen,
7. lokale Korrekturverfahren,
8. notwendige Änderungen über alle betroffenen VAT-Registrierungen hinweg.

Korrekturverfahren, Strafen und Regeln für freiwillige Offenlegungen unterscheiden sich zwischen den Mitgliedstaaten. Vor einer Korrektur kann daher lokale Beratung erforderlich sein.

Wie hellotax helfen kann

Grenzüberschreitende Warenbewegungen werden schnell komplex, wenn Marketplace-Daten, Buchhaltung und lokale VAT-Registrierungen getrennt voneinander verwaltet werden.

hellotax kann Sie dabei unterstützen:

• Ihre EU-Lagerstandorte abzubilden,
• die damit verbundenen VAT-Registrierungen zu überprüfen,
• Fulfillment-Aktivitäten mit VAT-Meldungen abzugleichen,
• mögliche Lücken zwischen Abgangs- und Zielland zu identifizieren,
• festzustellen, welche VAT-Erklärungen oder Meldungen überprüft werden sollten,
• laufende VAT-Meldungen in mehreren EU-Ländern zu koordinieren.

Außerdem kann hellotax dabei helfen zu klären, wo OSS die Berichterstattung vereinfachen kann und wo aufgrund von Lagerung oder Warenbewegungen weiterhin lokale VAT-Pflichten bestehen.

Fazit: Eine nicht gemeldete Warenbewegung hinterlässt Datenspuren

Nur weil sich eine Finanzbehörde bisher nicht gemeldet hat, ist eine nicht gemeldete Warenbewegung nicht automatisch unsichtbar.

Wurde nur eine Seite gemeldet, können Behörden Abweichungen zwischen Zusammenfassenden Meldungen und dem gemeldeten Erwerb im Zielland erkennen.

Wurde keine Seite gemeldet, können Amazon-Berichte, Logistikdaten, Buchhaltungsunterlagen und Lagerinformationen trotzdem zeigen, dass die Waren tatsächlich bewegt wurden.

Der beste Ansatz: Stimmen Sie Ihre Warenbewegungen ab, bevor es die Finanzbehörde tut.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann eine Finanzbehörde eine nicht gemeldete Warenbewegung erkennen?
Finanzbehörden können Zusammenfassende Meldungen, VAT-Erklärungen und VAT-Nummern verschiedener EU-Mitgliedstaaten vergleichen. Zusätzlich können Marketplace-Lagerberichte, Logistikdaten, Intrastat-Meldungen und Buchhaltungsunterlagen geprüft werden.

Zeigt VIES Warenbewegungen an?
Nein. VIES bestätigt lediglich, ob eine VAT-Nummer für innergemeinschaftliche Transaktionen anerkannt wird.

Werden Warenbewegungen über OSS gemeldet?
Grundsätzlich nein. OSS deckt bestimmte Lieferungen an Verbraucher ab. Die Verlagerung eigener Waren unterliegt normalerweise weiterhin lokalen VAT-Meldepflichten.

Meldet DAC7 jede Amazon-Warenbewegung?
Nein. DAC7 liefert Informationen über Verkäufer und bestimmte Plattformaktivitäten, ist jedoch kein direkter Bericht über Warenbewegungen.

Kann CESOP eine nicht gemeldete Warenbewegung identifizieren?
CESOP konzentriert sich auf bestimmte grenzüberschreitende Zahlungsinformationen. Zahlungsdaten allein beweisen normalerweise keine Lagerbewegung.

Was sollte ich tun, wenn ich eine nicht gemeldete Warenbewegung entdecke?
Bestätigen Sie zunächst die Warenbewegung, identifizieren Sie die betroffenen Länder und Meldezeiträume, überprüfen Sie beide Seiten der VAT-Meldung und prüfen Sie die lokalen Korrekturverfahren, bevor Änderungen eingereicht werden.