Wie jeder Selbständige und Gewerbetreibende weiß, ist die Buchhaltung ein nicht zu unterschätzendes Thema. Mit einer guten Vorbereitung und den richtigen Informationen musst du dir als Amazon-Verkäufer jedoch keine Sorgen machen. Was du alles beachten musst, verraten wir dir in diesem Artikel.
Dominik Larcher
Last Updated on 31 Mai 2021
Warum muss ich als Verkäufer bei Amazon FBA Buchhaltung betreiben?
Als Amazon-Verkäufer bist du ein Unternehmer. Daher musst du, bevor du beginnst, bei Amazon zu verkaufen, ein Gewerbe anmelden und das Finanzamt über deine neue Tätigkeit unterrichten. Danach beginnt auch schon die Dokumentation und Buchhaltung.
Damit das Finanzamt die fälligen Steuern korrekt berechnen kann, musst du wie bei jedem anderen Unternehmen deine Einkünfte und Ausgaben melden. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung betrifft dich, sofern du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kannst oder willst.
Dokumentation als Schlüssel zu erfolgreicher Buchhaltung
Die Dokumentation ist der wichtigste Teil deiner Buchhaltung. Überlege dir am besten zu Beginn deiner Tätigkeit als Amazon-Verkäufer, in welcher Form und Struktur du deine Daten abspeichern möchtest, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.
Du musst nicht nur Ausgangsrechnungen, sondern auch Eingangsrechnungen für Materialien, Waren oder weitere Posten, die du für dein Unternehmen benötigst, aufbewahren. Auf Grundlage dieser Unterlagen erstellst du dann sowohl Umsatzsteuervoranmeldungen als auch die jährliche Umsatzsteuerjahreserklärung.
Datensicherung zahlt sich auch für Amazon Buchhaltung aus
Damit keine Daten verloren gehen, empfiehlt es sich, dass du deine Daten datenschutzkonform sicherst – beispielsweise auf einer separaten Festplatte oder in einer Cloud oder sogar beides. Und auch wenn Amazon viel Wert darauf legt, dass die Tools stets verfügbar sind, kannst du Rechnungen regelmäßig herunterladen und abspeichern, damit du sie auch offline verfügbar hast. Ansonsten sind die Daten an die Existenz deines Accounts geknüpft und wenn du ihn löschst oder gesperrt werden solltest, würdest du den Zugang dazu verlieren.
Korrekte Abrechnung für die Amazon Buchhaltung mit Hilfe von Ausgangsrechnungen
Für jeden Kauf kannst du eine Ausgangsrechnung anlegen. Obwohl Amazon einen eigenen Rechnungsservice anbietet, bietet dir die Ausstellung eigener Rechnungen mehrere Vorteile. Rechnungen können so individuell gestaltet und angepasst werden. Nach der Zusendung einer individuell ausgestellten Rechnung können Kunden zudem auf dich zugehen, wenn die Rechnung geändert werden muss, anstelle die Bestellung bei Amazon stornieren und komplett neu aufgeben zu müssen.
Auch einen Satz, in dem du dich für die Bestellung bedankst oder bei Gefallen des Produktes um eine Bewertung bittest, kannst du hier hinzufügen und deinen Kunden eine personalisierte Botschaft zukommen lassen. Eigene Rechnungen können einfach mit Hilfe von Tools erstellt werden, die auch sonst weitere hilfreiche CRM-Funktionen bieten.
Wenn du dich dafür entscheidest, nur die von Amazon generierten Rechnungen zu nutzen, denke daran, sie monatlich herunterzuladen und zu sichern, damit du sie beispielsweise deinem Steuerberater zukommen lassen kannst. Eine detaillierte Übersicht der Vor- und Nachteile des Amazon Rechnungsservice im Vergleich zu externen Tools haben wir hier für dich zusammengetragen.
Eingangsrechnungen in der Buchhaltung für Amazonverkäufer
Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das bei dir als Amazon-Händler eingeht, beispielsweise von einem Lieferanten oder auch für die monatliche Gebühr, die du an Amazon entrichten musst.
Du musst diese Ausgaben in die Buchhaltung mit einbeziehen, da sie für die Kalkulation deiner Gewinne notwendig sind. Lass dir also, falls dies nicht automatisch geschieht, für deine Ausgaben Rechnungen erstellen.
Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldungen für Amazon FBA Seller
Auch die Umsatzsteuer ist ein Thema, mit dem du dich befassen musst. Einmal musst du die Umsatzsteuer, die bei Verkäufen anfällt, aber auch die Umsatzsteuer, die du selbst auf Eingangsrechnungen zahlst, für den Vorabzug beim Finanzamt melden. Wenn du über Amazon in andere EU-Länder verkaufst, musst du dich zudem in diesen Ländern für die Umsatzsteuer registrieren und dessen Regeln beachten.
Software wie hellotax, die dir bei der Umsatzsteuer-Compliance hilft und den Prozess automatisieren kann, kann hierbei Zeit und Aufwand sparen.
Amazon-Abrechnung: Buchhaltung mit Fallstricken
Für eine stressfreie Buchhaltung als Amazon-Verkäufer gibt es einiges zu beachten. Hier möchten wir dich informieren, welche Vorbereitungen du treffen kannst, damit dich Komplikationen nicht zum Stolpern bringen.
Der Amazon Rechnungsservice im Clash mit Rechnungstools
Egal, ob du dich für den Rechnungsservice von Amazon entscheidest oder dafür, selbst Rechnungen auszustellen: Eine Entscheidung solltest du fällen. Wenn du Rechnungen zweifach erstellst, einmal über Amazon und einmal über eine externes Tool, kann dies Buchhaltungssoftware durcheinanderbringen und die Umsätze im Zweifelsfall doppelt verbuchen.
Grenzüberschreitenden Handel richtig dokumentieren
Wie oben bei der Umsatzsteuer bereits angesprochen, geht grenzüberschreitender Handel mit weiteren steuerlichen Regelungen einher. Wenn du über gewissen Lieferschwellen liegst, kann es zudem sein, dass du auch im Ausland Steuern zahlen musst. Selbst, wenn du diese Schwellen aktuell nicht überschreitest, solltest du sie im Gedächtnis behalten, wenn deine Amazon-Verkäufe in diese Länder zunehmen.
Amazon Buchhaltung für FBA-Verkäufer
Als FBA-Verkäufer überlässt du den Versand der Artikel Amazon. So können deine Waren beispielsweise via Prime-Versand geliefert werden und du profitierst von weiteren Vorteilen. Auch hier musst du jedoch einiges berücksichtigen.
Um von günstigen Lagerkosten zu profitieren, bietet FBA an, Waren in Osteuropa zu lagern. Das bedeutet jedoch in Konsequenz, dass du dich in den Ländern, in denen deine Ware gelagert wird, für die Umsatzsteuer registrieren musst.
Ein weiterer Punkt ist, dass bei einer dauerhaften Einlagerung im EU-Ausland zwar die Lieferung der Waren steuerbefreit ist und als Lieferung des Händlers an sich selbst gezählt wird. Das heißt aber, dass du auch diese Lieferung in deiner Buchhaltung dokumentieren musst. Du musst eine Rechnung an dich selbst ausstellen. Wie genau das geht, erfährst du in unserem Beitrag zu Amazon FBA und der Umsatzsteuer.
Amazon Buchhaltung: Kontakt zum Steuerberater sinnvoll?
Steuern sind ein komplexes Thema. Selbst für die private Steuererklärung kannst du schnell einmal den Überblick verlieren. Umso mehr, wenn du für ein Gewerbe, das gegebenenfalls über Landesgrenzen hinweg verkauft und nicht nur hiesige, sondern auch Regelungen im Ausland, die von Land zu Land verschieden sein können, beachten musst. Hier schafft ein Steuerberater Abhilfe, der sich mit diesen Themen bestens auskennt.
Auch Tools wie hellotax können viele Fragen und Problemstellungen für dich lösen. Da Steuerberater nicht ganz günstig sind und gerade regelmäßige Konsultationen teuer werden können, empfiehlt sich oft eine Mischung aus Tools und Steuerberater. Für regelmäßige, wiederkehrende Aufgaben kannst du das Tool verwenden und bei besonderen Fragen oder Problemen gegebenenfalls bei einem Steuerberater nachfragen – oder auf das Wissen unserer europaweit tätigen Steuerberater zurückgreifen.
Zusammenfassung
Als Amazon-Verkäufer profitierst du von vielen Vorteilen des beliebten Online-Händlers. Von den Tücken und dem Aufwand der Buchhaltung befreit es dich aber leider nicht. Um dir den Prozess zu vereinfachen, solltest du dich daher umfassend informieren, welche Fallen auf dich warten können. Für eine übersichtliche Dokumentation und Verwaltung sorgen Tools, die dich bei der Buchhaltung und Steuermeldungen unterstützen.
