Der vollständige Leitfaden zur Umsatzsteuerregistrierung in der EU für Nicht-EU-Unternehmen

🤔 Ist Ihr Unternehmen außerhalb der Europäischen Union ansässig und Sie möchten auf dem europäischen Markt verkaufen? Das ist eine großartige Gelegenheit! Bevor Sie jedoch loslegen, müssen Sie einen entscheidenden Schritt beachten: die Registrierung für die Umsatzsteuer (VAT) in der EU.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen auf einfache und verständliche Weise alles, was Sie wissen müssen, basierend auf den tatsächlichen Fragen unserer Kunden.

1. Muss ich mein Unternehmen für die europäische Umsatzsteuer registrieren?

Zuerst müssen Sie wissen, ob Sie überhaupt zur Registrierung verpflichtet sind. Hier ist eine Zusammenfassung:

✅ JA, Sie müssen sich registrieren, wenn:

• 📦 Sie Produkte in der EU lagern: Wenn Ihr Unternehmen, auch wenn es nicht europäisch ist, Waren in einem EU-Land lagert, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in diesem Land.
• 💼 Sie im Fernabsatz (B2C) verkaufen und einen Jahresumsatz von 10.000 € überschreiten: Wenn Ihr Unternehmen Produkte direkt an Endverbraucher in der EU verkauft und Ihre gesamten Jahresumsätze in der EU 10.000 € übersteigen, müssen Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren, entweder durch direkte Registrierung in jedem Land oder über das One-Stop-Shop (OSS) Verfahren.
• 🚚 Sie Dropshipping von außerhalb der EU betreiben:
  • Bestellungen über 150 €: Sie benötigen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Zielland der Waren.
  • Bestellungen unter 150 €: Sie können das IOSS-System (Import One-Stop Shop) nutzen, dies ist jedoch nicht obligatorisch. Wenn Sie IOSS nicht nutzen, müssen Sie sich in jedem Land, in dem Sie verkaufen, für die Umsatzsteuer registrieren.

❌ NEIN, Sie müssen sich NICHT registrieren, wenn:

• 💼 Sie nur an andere Unternehmen verkaufen (B2B): Und Ihr Kunde eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der UE hat.
• 💰 Ihre B2C-Verkäufe in die EU 10.000 € pro Jahr nicht überschreiten: Und Sie keine Produkte in der EU lagern.

2. Wie und wo registriere ich mich für die Umsatzsteuer in der EU?

Der Registrierungsprozess und der Ort hängen davon ab, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und wie Sie Ihre Verkäufe tätigen:

🌐 Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU:

• Verkäufe über Marktplätze (Amazon, eBay, etc.):
  • Wenn der Marktplatz als “Deemed Supplier” (angenommener Lieferer) auftritt, kümmert er sich in den meisten Fällen um die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer.
  • Wenn Sie Produkte in der EU lagern, z. B. über Amazon FBA, müssen Sie sich in jedem Land, in dem Ihre Produkte gelagert werden, für die Umsatzsteuer registrieren.
• Direktverkäufe an Verbraucher (B2C) von außerhalb der EU (Warenwert über 150 €):
  • Sie müssen sich in jedem Land, in dem Sie verkaufen, für die Umsatzsteuer registrieren.
• Direktverkäufe an Verbraucher (B2C) von außerhalb der EU (Warenwert unter 150 €):
  • Sie können das IOSS-System (Import One-Stop Shop) nutzen, um den Prozess zu vereinfachen, aber Hellotax bietet diesen Service nicht an.
• Direktverkäufe an Verbraucher (B2C) von innerhalb der EU:
  • Sie können sich in einem EU-Land registrieren und das OSS-System (One-Stop Shop) nutzen, um die Umsatzsteuer für alle EU-Länder zu erklären.

🏢 Unternehmen mit Sitz in der EU:

• Wenn Ihr Unternehmen in einem EU-Land ansässig ist, müssen Sie sich in diesem Land registrieren.
• Wenn Sie im B2C-Bereich mehr als 10.000 € Umsatz in andere EU-Länder erzielen, können Sie das OSS-System nutzen, um die Verwaltung der Umsatzsteuer zu vereinfachen.

3. Was benötige ich für die Registrierung?

Die Anforderungen variieren je nach Land, aber im Allgemeinen benötigen Sie:

• 📄 Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate).
• 📄 Nachweis der steuerlichen Erfassung im Sitzstaat.
• 📄 Nachweis der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Landes (falls zutreffend).
• 📄 Gesellschaftsvertrag
• 📄 Kontoauszug
• 🆔 Kopie des Personalausweises oder Reisepasses der Geschäftsführung.
• 📸 Selfie des Geschäftsführers mit seinem Ausweisdokument.
• 📝 Nachweis über Geschäftstätigkeit in der EU (z.B. Verkaufsrechnungen).
• 🌐 Nachweis über Online-Verkaufsaktivitäten (z.B. Screenshots Ihres Online-Shops).
• 📝 Vollmacht (wenn Sie einen Steuervertreter beauftragen).

⚠️ Achtung! Alle Dokumente müssen in die Amtssprache des Landes übersetzt werden, in dem Sie sich registrieren. Einige Länder, wie z. B. Spanien, verlangen beglaubigte und mit einer Apostille versehene Übersetzungen.

4. Wie lange dauert die Registrierung?

Der Registrierungsprozess dauert in der Regel 8-12 Wochen, kann aber je nach Land variieren.

5. Benötige ich einen Fiskalvertreter?

❗ Wichtig: Einige Länder, wie Frankreich, Italien, Spanien und Polen, verlangen von Nicht-EU-Unternehmen die Bestellung eines Fiskalvertreters. Dies ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.

6. Was ist, wenn ich über Amazon FBA verkaufe?

📦 Wenn Sie Amazon FBA nutzen und Ihre Produkte in den Logistikzentren von Amazon lagern, müssen Sie sich in jedem Land, in dem Ihre Produkte gelagert werden, für die Umsatzsteuer registrieren.

7. Was ist, wenn ich über meine eigene Website verkaufe?

• 🛒 Lieferungen unter 150 €: Sie können das IOSS-System (Import One-Stop Shop) nutzen, aber Hellotax bietet diesen Service nicht an.
• 🛒 Lieferungen über 150 €: Sie müssen sich in jedem Land, in das Sie verkaufen, für die Umsatzsteuer registrieren, es sei denn, Sie nutzen das OSS-System.

8. Wie kann Hellotax mir helfen?

Bei hellotax bieten wir Ihnen:

• ✅ Umsatzsteuerregistrierung: Wir kümmern uns um den gesamten Registrierungsprozess in den Ländern, die Sie benötigen.
• ✅ Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen: Wir erstellen und übermitteln Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen fristgerecht.
• ✅ OSS: Wir helfen Ihnen bei der Registrierung und Verwaltung des OSS-Verfahrens, um Ihre B2C-Verkäufe in der EU zu vereinfachen.
• ✅ Intuitive Software: Greifen Sie auf alle Ihre Steuerinformationen an einem Ort zu.
• ✅ Persönliche Beratung: Ein Umsatzsteuerexperte steht Ihnen jederzeit zur Seite.
• ✅ Unterstützung in Deutsch, Englisch, Spanisch und weiteren Sprachen.
• ✅ Übersetzung von Dokumenten
• ✅ Empfang, Übersetzung und Sortierung Ihrer offiziellen Korrespondenz

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