Registro del IVA en la UE: Guía Completa para Empresas de Fuera de la UE

¿Tu empresa tiene sede fuera de la Unión Europea y deseas entrar en el mercado europeo? ¡Es una gran oportunidad! Sin embargo, antes de comenzar, debes entender un paso fundamental: el registro de IVA en la UE. Esta guía explica quién está obligado a registrarse, dónde hacerlo y cómo hellotax puede agilizar todo el proceso.

1. ¿Quién debe registrarse para el IVA en la UE?

El primer paso es comprobar si tu empresa está obligada a registrarse para el IVA en la UE. Estos son los casos principales:

Debes registrarte si:

Almacenas productos en la UE

Aunque tu negocio esté fuera de la UE, almacenar bienes en cualquier Estado miembro te exige contar con un número de IVA local.

Gestionas dropshipping desde fuera de la UE

Si importas productos a la UE con un valor superior a 150 € o realizas envíos a varios países de la UE mediante dropshipping, necesitas un número de IVA en cada país donde vendas.

No necesitas registrarte si:

1. Solo vendes a otras empresas (B2B) con números de IVA válidos en la UE,
2. No almacenas bienes en la UE (es decir, no tienes almacén o centro de cumplimiento local), y
3. No importas bienes a la UE en nombre de tus clientes.

En este caso, son tus clientes en la UE quienes asumen la responsabilidad de gestionar aduanas y el IVA en la importación.

Importante

• Si almacenas productos en cualquier Estado miembro de la UE —aunque tus ventas sean B2B— debes registrarte para el IVA.
• Si eres tú, en lugar de tus clientes, quien gestiona los procedimientos de importación (pago de derechos de aduana e impuestos), también necesitas registrarte en el país correspondiente.

2. ¿Dónde y cómo tramitar el registro de IVA en la UE?

El proceso depende de cómo realices tus ventas:

Para empresas no establecidas en la UE

• Ventas a través de marketplaces (Amazon, eBay, etc.)
  Si el marketplace actúa como “Deemed Supplier”, se encarga de la recaudación y declaración del IVA.
  Sin embargo, si almacenas productos en la UE, sigues necesitando un número de IVA en cada país donde guardes tus artículos.
• Ventas B2C directas desde fuera de la UE (valor superior a 150 €)
  Debes registrarte para el IVA en cada país de la UE donde realices ventas.
• Ventas B2C directas desde fuera de la UE (valor inferior a 150 €)
  Puedes utilizar el IOSS (Import One-Stop Shop), aunque hellotax no ofrece este servicio en la actualidad.
• Ventas B2C desde dentro de la UE
  Puedes registrarte en un solo país de la UE y utilizar la OSS para declarar tus ventas en todos los demás Estados miembros.

Para empresas establecidas en la UE

• Registro en tu país de origen
  Si tu empresa está constituida en un Estado miembro, regístrate para el IVA en ese país.
• Ventas B2C por encima de 10.000 € a otros países de la UE
  Puedes usar la OSS para simplificar la gestión del IVA en múltiples países de la UE.

3. Requisitos para el registro de IVA en la UE

Aunque los requisitos exactos varían según el país, generalmente necesitarás:

• Certificado de constitución (emitido hace no más de 6 meses).
• Certificado de IVA de tu país de origen (si corresponde).
• Identificación fiscal que demuestre que tu empresa paga impuesto de sociedades.
• Estatutos de la empresa.
• Extracto bancario de la cuenta de tu negocio.
• Documentos de identidad de los directores (pasaporte o DNI).
• Selfie del director con su documento de identidad (para verificación).
• Prueba de actividad comercial en la UE (por ejemplo, facturas de ventas).
• Prueba de actividad comercial online (por ejemplo, capturas de pantalla de tu tienda en línea).
• Poder notarial si utilizas un representante fiscal.

Importante
Todos los documentos deben presentarse en el idioma oficial del país donde te registres, aunque algunos países aceptan documentos en inglés. Ciertos países, como España, requieren traducciones juradas y apostillas.

4. ¿Cuánto tarda el proceso de registro?

El registro de IVA en la UE suele tardar entre 8 y 12 semanas, dependiendo de cada país. Algunos pueden procesarlo más rápido, mientras que otros requieren más tiempo.

5. ¿Es obligatorio contar con un representante fiscal?

Algunos países, como Francia, Italia y España, exigen que las empresas de fuera de la UE cuenten con un representante fiscal. Esto implica costos y trámites adicionales.

6. ¿Qué sucede si vendo a través de Amazon FBA?

Si utilizas Amazon FBA y tus productos se almacenan en sus centros de cumplimiento, debes obtener un número de IVA en cada país de la UE donde guardes tu mercancía.

7. ¿Cómo puede ayudarte hellotax con el registro de IVA en la UE?

En hellotax, ofrecemos soluciones integrales para facilitar el registro de IVA en la UE y la gestión de tus obligaciones fiscales:

• Registro de IVA: Gestionamos todo el proceso de alta en cada país que necesites.
• Declaraciones de IVA: Preparamos y presentamos tus declaraciones mensuales o trimestrales.
• OSS: Te ayudamos con el registro y la gestión de ventas B2C en toda la UE.
• Software intuitivo: Accede a toda tu información de IVA en un solo lugar.
• Asesoría personalizada: Dispondrás de un experto en IVA siempre que lo necesites.
• Soporte multilingüe: Ayuda en español, inglés, alemán, entre otros idiomas.
• Servicio de traducción de documentos.
• Gestión de correspondencia oficial: Recibimos, traducimos y clasificamos tus cartas oficiales.

¿Listo para simplificar tu registro de IVA en la UE?

Contáctanos para una consulta sin compromiso. Con hellotax, deja de preocuparte por el registro de IVA en la UE y dedica tu energía a hacer crecer tu negocio.