Umsatzsteuer ID 2023: Alle Infos zur USt Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) und die mit ihr verbundenen Aufgaben können verwirrend sein und sind generell ein eher unliebsames Thema. In unserem Umsatzsteuer ID Guide erfährst Du alles, was Du wissen musst. Viel Spaß!

Was ist die Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzsteuernummer (USt.-ID/USt.-IdNr.) kennzeichnet alle Unternehmen in der Europäischen Union und ist für den innereuropäischen Handel unverzichtbar.

Wenn innerhalb der EU-Handel betrieben wird (innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung) ist eine USt. ID zwingend erforderlich. Wann Du eine Umsatzsteuernummer brauchst, wie Du sie bekommst, validierst und was es sonst nach dazu zu wissen gibt, erfährst Du in diesem Artikel.

Wie ist die Umsatzsteuernummer aufgebaut?

Prinzipiell besteht die Umsatzsteuernummer aus einem Präfix (Ländercode am Anfang) und einem Suffix (Zahlen/Buchstaben für die Identifizierung). Umsatzsteuer IDs in Ländern, die für Amazon FBA Seller interessant sein könnten, sind wie folgt aufgebaut. Auf der linken Seite gelangst Du zu weiterführenden Artikeln zur Umsatzsteuernummer im jeweiligen Land.

Umsatzsteuer ID nach Land	Aufbau
Umsatzsteuer ID Belgien	BE + 10 Ziffern
Umsatzsteuer ID Bulgarien	BG + 9 Ziffern BG + 10 Ziffern
Umsatzsteuer ID Dänemark	DK + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Deutschland	DE + 9 Ziffern
Umsatzsteuer ID Estland	EE + 9 Ziffern
Umsatzsteuer ID Finnland	FI + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Frankreich	FR + 11 Ziffern (erste und zweite Stelle kann Buchstabe sein)
Umsatzsteuer ID Griechenland	GR + 9 Ziffern
Umsatzsteuer ID Italien	IT + 11 Ziffern
Umsatzsteuer ID Irland	IE + 8 Zeichen (zweite Stelle kann, letzte Stelle muss Buchstabe sein) IE + 9 Zeichen (letzten beiden Stellen müssen Buchstaben sein)
Umsatzsteuer ID Kroatien	HR + 11 Ziffern
Umsatzsteuer ID Lettland	LV + 11 Ziffern
Umsatzsteuer ID Litauen	LT + 9 Ziffern LT + 12 Ziffern
Umsatzsteuer ID Luxemburg	LU + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Malta	MT + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Niederlande	NL + 12 Zeichen (drittletzte Stelle muss Buchstabe B sein)
Umsatzsteuer ID Österreich	AT + U + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Polen	PL + 10 Ziffern
Umsatzsteuer ID Portugal	PT + 9 Ziffern
Umsatzsteuer ID Rumänien	RO + max. 10 Ziffern
Umsatzsteuer ID Schweden	SE + 12 Ziffern
Umsatzsteuer ID Slowenien	SI + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Slowakei	SK + 10 Ziffern
Umsatzsteuer ID Spanien	ES + 9 Zeichen (erste und/oder letzte Stelle kann Buchstabe sein)
Umsatzsteuer ID Tschechien	CZ + 8 Ziffern CZ + 9 Ziffern CZ + 10 Ziffern
Umsatzsteuer ID Ungarn	HU + 8 Ziffern
Umsatzsteuer ID Zypern	CY + 9 Zeichen (letzte Stelle muss Buchstabe sein)
Umsatzsteuer ID Vereinigtes Königreich	GB + 9 Ziffern GB + 12 Ziffern

Wann benötigt man eine Umsatzsteuer-ID (USt-ID)?

Typische Fälle, in denen ein ausländischer Unternehmer sich für eine lokale USt.-Nr. registrieren lassen muss, sind:

• Inlandslieferungen: Wenn Sie ein Unternehmen mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat haben und in diesem Staat steuerpflichtige Leistungen erbringen, benötigen Sie in der Regel eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von der Steuerbehörde Ihres Heimatlandes.
• Grenzüberschreitende Lieferungen innerhalb der EU: Wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten liefert, benötigen Sie möglicherweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, um diese Umsätze zu melden und zu erfassen. Das empfangende Unternehmen benötigt Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer häufig für seine eigene Buchhaltung und Umsatzsteuererklärung.
• Fernabsatz: Wenn Sie Waren an Verbraucher in einem anderen EU-Mitgliedstaat verkaufen und den von diesem Land festgelegten Schwellenwert für Fernverkäufe überschreiten, müssen Sie sich in der Regel für eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Zielland registrieren lassen.
• Erwerb von Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat: Wenn Ihr Unternehmen Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat erwirbt, müssen Sie möglicherweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, um die auf den Erwerb entfallende Umsatzsteuer abzurechnen.
• Lagerung von Waren in einem anderen EU-Mitgliedstaat: Wenn Sie Waren in einem Lager oder auf Konsignation in einem anderen EU-Land lagern, müssen Sie sich möglicherweise für eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in diesem Land registrieren lassen.
• Organisation von Veranstaltungen oder Konferenzen: Wenn Sie Veranstaltungen, Konferenzen oder Ausstellungen in einem EU-Land organisieren, in dem Sie nicht ansässig sind, und wenn die Dienstleistungen in diesem Land mehrwertsteuerpflichtig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Elektronische Dienstleistungen: Wenn Sie digitale Dienstleistungen für Verbraucher in der EU erbringen, benötigen Sie möglicherweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vor allem, wenn Sie die Schwellenwerte für den Mini One-Stop-Shop (MOSS) überschreiten.
• E-commerce: Mit der Entwicklung des elektronischen Handels und den Änderungen der MwSt.-Vorschriften benötigen Unternehmen, die Waren online verkaufen, möglicherweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Zielländern, insbesondere nach der Einführung der neuen EU-Vorschriften für den elektronischen Handel ab Juli 2021.
• Installation oder Montage: Wenn Sie Waren verkaufen, die in den Räumlichkeiten eines Kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat installiert oder montiert werden müssen, kann dies dazu führen, dass Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in diesem Staat benötigen.
• Nutzung von Online-Marktplätzen: Wenn Sie über Online-Marktplätze in der EU verkaufen, fragen einige Plattformen möglicherweise nach Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, um die lokalen Vorschriften zu erfüllen.
• Reverse-Charge-Mechanismus: Bei bestimmten B2B-Geschäften (Business-to-Business) kann die Verantwortung für die Meldung der Mehrwertsteuer vom Verkäufer auf den Käufer übergehen. In diesen Fällen müssen in der Regel beide Parteien ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummern angeben.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Notwendigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Umsatzsteuer-Vorschriften von einem EU-Mitgliedstaat zum anderen variieren können. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen, oder wenn Sie sich nicht sicher sind, ist es ratsam, sich mit lokalen Steuerberatern oder Behörden zu beraten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Wo kann man die Umsatzsteuernummer beantragen?

Die Umsatzsteuer kann entweder beim jeweiligen Finanzamt online beantragt werden, auf dem Postweg oder, und das ist Wohl am einfachsten, direkt in der hellotax Steuersoftware.

Welche Informationen benötigt man für die Registrierung der Umsatzsteuer ID?

Grundsätzlich sind für die Registrierung in jedem Land unterschiedliche Dokumente einzureichen, ein paar Dokumente bleiben jedoch gleich (auch wenn diese leider oft nur in der jeweiligen Landessprache verfügbar sind).

Es kann davon ausgegangen werden, dass folgende Unterlagen (+ Weitere) für die Registrierung notwendig sind:

• Nachweis der Umsatzsteuer- oder Steuerregistrierung im Ursprungsland
• Die Gründungsurkunde des Unternehmens (Kopie)
• Die Satzung des Unternehmens (Kopie)
• Ein Auszug aus dem nationalen Firmenregister als Nachweis der Existenz,
• Nachweis des geplanten Gewerbes (z.B. Verträge oder Rechnungen)

Wo kann man die Umsatzsteuer ID überprüfen?

Da die unterschiedlichen Umsatzsteuernummer aus steuerlicher Sicht auch als eine Art Sicherheit gelten, sollten Onlinehändler Umsatzsteuernummer regelmäßig überprüfen.

Wer zum Beispiel durch das Reverse-Charge-Verfahren keine Umsatzsteuer zahlen muss, der ist davon nur befreit, wenn das im Ausland ansässige Unternehmen auch alle steuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllt.

Es gibt einige Tools, mit deren Hilfe man die Überprüfung in wenig Minuten erledigen kann.

Die Nummern werden für Rechnungen in den meisten Fällen sowieso benötigt und wenn die Nummer fehlt oder fehlerhaft ist, dann muss der Rechnungsteller ggf. die Umsatzsteuer selbst im eigenen Land entrichten.

Die Umsatzsteuernummer kann entweder mit dem MIAS, einer Suchmaschine der Europäischen Kommission, überprüft werden oder – wer viele Nummern überprüfen muss -, dem empfehlen wir den „Mass VAT Number Validator“ von checkvatnumbers.com.

Wo finde ich meine Umsatzsteuer Identifikationsnummer?

Die eigene Umsatzsteuernummer befindet sich auf Rechnungen, auf Steuerberichten und man kann sie auch online abrufen und überprüfen. Letzteres ist jetzt nicht unbedingt für die eine Steuernummer, aber beispielsweise für Kooperationen mit potentiellen Geschäftspartnern relevant.

Wo muss die USt.-Nr. angegeben werden?

Wer innerhalb der EU verkauft, z.B. B2B von England nach Deutschland, der muss in der Rechnung die Umsatzsteuernummer angeben. Generell ist sie bei allen Rechnungen, die innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen betreffen, anzuführen – und zwar sowohl vom Sender als auch vom Empfänger.

Natürlich ist die Umsatzsteuer ID auch in anderen Fällen von Bedeutung, bei allen damit verbundenen Berichten und Erklärungen, die dem Finanzamt vorgelegt werden müssen zum Beispiel.

Steuernummer, Steuer-Identifikationsnnummer & Umsatzsteuernummer

Wenn wir von der Steuernummer in Deutschland sprechen, gilt es meist die folgenden 3 Begriffe zu unterscheiden:

Steuernummer 

Die Steuernummer ist eine personenbezogen Nummer – sie richtet sich nach dem Wohnort des Steuerpflichtigen und setzt sich aus unterschiedlichen Kürzeln zusammen. Nach einem Umzug erhält man meist auch eine neue Steuernummer.

Steuer-Identifikationsnummer 

Die Steuer-Identifikationsnummer ist auch eine personenbezogene Nummer. Die Steuer-Identifikationsnummer bleibt ein Leben lang gleich.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-Nr.) wird nur von Unternehmern benötigt, der Arbeitnehmer hat mit dieser Steuernummer nichts zu tun. Wer Lieferungen und Leistungen in Europa erbringt, der benötigt ebenfalls eine Umsatzsteuernummer.