Umsatzsteuer ID online beantragen und per Post: Anleitung, Dauer, Fristen

Die Umsatzsteuernummer ist für die meisten europäischen Händler ein Muss. Oft ist sogar eine Nummer nicht genug und so müssen in weiteren Ländern Umsatzsteuer IDs beantragt werden. Wann das der Fall ist, wie das funktioniert und was es dabei zu beachten gibt, erfährst du in den folgenden Absätzen.

Umsatzsteuernummer: Übersicht

Die Umsatzsteuernummer (USt.-ID/USt.-IdNr.) ist eine für den Handel innerhalb der EU zwingend notwendige „Kennzeichnung“ von Unternehmen.

Sie dient einerseits der Identifikation von Unternehmen, die in der Europäischen Union tätig sind und wird andererseits natürlich für die Abführung der Umsatzsteuer verwendet.

Der Handel zwischen zwei EU-Mitgliedsstaaten wird als innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung bezeichnet und hierfür ist eben eine Umsatzsteuernummer immer erforderlich. Für die Abwicklung der Steuer greift hier in der Regel das sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Wer muss eine Umsatzsteuer-ID beantragen?

Prinzipiell gilt, wer grenzübergreifend in Europa Handel betreibt – egal ob physische Produkte oder Dienstleistungen – muss sich um mindestens eine Umsatzsteuernummer kümmern. Meistens reicht eine Registrierung im „Herkunftsland“.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Gründe, die eine Registrierung erforderlich machen und so kann es auch durchaus sein, dass man zusätzlich noch weitere Umsatzsteuernummer benötigt.

Was führt also zur Umsatzsteuerpflicht im EU-Ausland? Hier sind vor allem 2 Punkte zu beachten: Warenlagerung und die Lieferschwelle beim Distance Selling.

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Lagerung von Waren

Wer in einem EU-Land Waren lagert, der muss sich dort auch Umsatzsteuerlich registrieren. Das gilt beispielsweise auch für Amazonhändler, die via FBA ihre Waren in verschiedenen Fulfillment Centern lagern.

Beispiel: Das Central Europa Program von Amazon erlaubt die Lagerung in Deutschland, Polen und Tschechien. Ergo müssen Amazonhändler, die diesen Service nutzen, neben Deutschland auch in Polen und Tschechien umsatzsteuerlich registriert sein. Das bedeutet auch, dass man sich um regelmäßige Voranmeldung, Intrastat-Berichte, etc. kümmern muss.

Erreichen der Lieferschwelle

Wenn von einem EU-Land in andere exportiert wird und die jährliche Lieferschwelle für den Fernabsatz erreicht wird, dann muss man in den Lieferländern auch eine Umsatzsteuer ID beantragen.

Im Juli 2021 wurden die bisherigen landesspezifischen Lieferschwellen durch eine Europa-weit geltende Schwelle von 10.000€ ersetzt. Diese kann durch Umsätze in mehreren Ländern erreicht werden, in denen dann gleichzeitig eine Registrierung erforderlich ist. Das gilt, soweit der Händler nicht für den One-Stop-Shop registriert ist.

Ausnahmen:

Händler und Dienstleister, die ausschließlich im „Herkunftsland“ handeln und Leistungen erbringen, benötigen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Betroffenen können in ihrer Rechnung einfach die Steuernummer angeben und um die Umsatzsteuernummer muss man sich keine Gedanken machen.

Muss ein Freiberufler auch die Umsatzsteuer-ID beantragen?

Alle genannten Bestimmungen, Pflichten und Ausnahmen gelten sowohl für Unternehmen, für Selbstständige als auch für Freiberufler!

Wer ist antragsberechtigt?

Unternehmer, Händler, Dienstleister, Freiberufler, Selbstständige – jeder kann bei der Gewerbeanmeldung beim Finanzamt gleich eine USt.-ID beantragen oder das im Nachhinein nachholen.

Eine Umsatzsteuer ID beantragen können:

1. Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, sowie
2. Juristische Personen, die keine Unternehmer sind oder die Gegenstände nicht für ihr Unternehmen erwerben, aber die USt-IdNr. für innergemeinschaftliche Erwerbe benötigen.

Wann kann ich eine USt.-ID beantragen?

Es gibt tendenziell 2 Möglichkeiten, bzw. Zeitpunkte, wann man eine Umsatzsteuernummer  beantragen kann: direkt bei der Gründung oder eben danach. 

Wer mit Aufnahme der Geschäftstätigkeit eine USt.-ID benötigt, der muss das bei der Gründung angeben – und meistens kann das zu diesem Zeitpunkt auch schon ungefähr abgeschätzt werden. So muss im Antragsformular einfach ein Häkchen mehr gesetzt werden und man bekommt automatische eine Umsatzsteuer ID zugeteilt.

Wer sich erst später für eine Umsatzsteuer-ID entscheidet, der kann diese zu jedem Zeitpunkt beim zuständigen Finanzamt beantragen.

In diesem Zusammenhang ist erwähnenswert, dass der Zeitpunkt der Antragsstellung 1. Auswirkungen auf die Dauer bis zur Erteilung hat, und 2. manche Wirtschaftsakteure sich zwingend mit Aufnahme der Geschäftstätigkeit darum kümmern müssen!

Wie kann man eine Umsatzsteuernummer beantragen?

Der Antrag für eine Umsatzsteuernummer kann in den meisten EU-Ländern entweder online oder schriftlich per Post eingereicht werden. Die Anforderungen sind in den meistens Ländern ähnlich oder gleich, teilweise kann es aber auch landesspezifische Besonderheiten geben – vor allem bei „Follow-Up“ Aufgaben, wie das Einreichen von Berichten oder Voranmeldungen.

Der einfachste und effektivste Weg zur Umsatzsteuer-Registrierung ist aber wohl unsere Umsatzsteuer-Software. Die Registrierung in wenigen Schritten ist nur eines der vielen Features zur Automatisierung der Steueraufgaben.

Wo kann man eine Umsatzsteuer ID beantragen?

Wie bereits erwähnt können Umsatzsteuernummern online oder per Post beantragt werden. Anlaufstelle ist in beiden Fällen das Bundeszentralamt für Steuern oder gleich das jeweils zuständige Finanzamt. Vor allem wenn man sich bereits bei der Gründung für die Beantragung der Umsatzsteuer ID entscheidet, macht es selbstverständlich mehr Sinn sich direkt an das zuständige Finanzamt vor Ort zu werden.

Achtung: Im Folgenden werden mögliche Wege, sowie Adressen und notwendige Informationen am Beispiel Deutschland aufgeführt.

Umsatzsteuernummer online beantragen

Der wohl einfachste Weg, wie man eine Umsatzsteuernummer erhält, ist der Online-Antrag. Wer sich in Deutschland online für eine Umsatzsteuer ID registrieren möchte, der macht das am besten auf der Seite des Bundeszentralamt für Steuern:

Umsatzsteuer-ID Antrag ↳

1. Klicke auf den Link,
2. Gib die gefragten Informationen an,
3. Und warte bis deine Umsatzsteuernummer in deinem Briefkasten ist.

Welche Informationen benötigt man für den Online-Antrag?

Für einen erfolgreichen Online-Antrag sollten folgende Informationen griffbereit sein:

• Bundesland des Firmen-/Unternehmenssitzes
• Zuständiges Finanzamt
• Steuernummer, unter der das Unternehmen geführt wird
• Rechtsform des Unternehmens,
• bei Einzelunternehmen außerdem: Name, Vorname und Geburtsdatum
• bei allen anderen Rechtsformen: PLZ und Ort

Umsatzsteuer ID per Post beantragen

Neben einem Onlineantrag kann ein Antrag für eine Umsatzsteuernummer auch auf dem Postweg erfolgen – zumindest ist das derzeit noch möglich. Langfristig wird der Online-Weg wohl den Postweg in Gänze ersetzen, wann das so sein wird ist jedoch noch unklar.

Welche Informationen benötigt man für den schriftlichen Antrag?

Wer sich für die Einreichung per Post entscheidet, der muss in seinem Antrag die folgenden Informationen geben:

• Name und Anschrift
• Zuständiges Finanzamt
• Steuernummer, unter der das Unternehmen geführt wird

An wen muss der schriftliche Antrag geschickt werden?

Gleich wie beim Onlineantrag für die Umsatzsteuernummer ist selbstverständlich auch beim Postweg das Bundeszentralamt für Steuern der Ansprechpartner. Die Postadresse dieser Behörde ist:

Bundeszentralamt für Steuern

Dienstsitz Saarlouis

66738 Saarlouis

Telefax: +49228-406-3801

Gibt es Voraussetzung für eine erfolgreiche Vergabe der Umsatzsteuer ID?

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Vergabe, bzw. ein erfolgreiches Erhalten, der Umsatzsteuernummer gibt es eigentlich nur zwei zu beachtende Aspekte:

1. Alle Informationen müssen korrekt und vollständig angegeben werden.

2. Zum Zeitpunkt der Antragstellung muss die Unternehmereigenschaft nachgewiesen werden. Dieser Nachweis wird vom zuständigen Finanzamt direkt an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet. Für den Antragsteller ist hier zumindest kein eigener Aufwand notwendig.

Umsatzsteuer ID beantragen – Wie lange dauert das?

Wie lange es dauert, bis man die Umsatzsteuernummer zugeteilt bekommt, hängt vom Zeitpunkt des Antrags ab – also bei der Gründung oder danach.

Wer bei der Neugründung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitbeantragt, muss mit einer Wartezeit von ca. 2 Monaten rechnen.

Bestehende Firmen können hingegeben bereits nach 3-5 Werktagen mit dem Erhalt der Umsatzsteuer ID rechnen.

Das ist natürlich, wie so oft, in jedem EU-Land unterschiedlich. Die hier genannten Wartezeiten können aber durchaus grenzübergreifend als Richtwert genutzt werden.

Steuernummer vs. Umsatzsteuernummer

Steuernummer oder Umsatzsteuernummer? Da die Unterscheidung der beiden Nummern erfahrungsgemäß einigen (Online-)Händlern in der Vergangenheit des Öfteren Schwierigkeiten bereitet hat, hier nun eine Klarstellung:

Steuernummer: Allen natürlichen und juristischen Personen, die steuerpflichtig sind, wird vom Finanzamt eine Steuernummer zugeteilt. Diese Nummer ist für die Verwaltung innerhalb der Steuerbehörden notwendig und so bekommen z.B. natürliche Personen bereits bei der Geburt automatische eine Steuernummer zugeteilt, die sich auch das ganze Leben lang nicht ändern wird.

Erinnerung: Wir behandeln das Sujet immer noch am Beispiel Deutschland.

Die Umsatzsteuernummer hingegen ist vor allem für Akteure im innereuropäischen Handel relevant und notwendig.

Somit kann eine juristische Person, sagen wir ein selbstständiger Onlinehändler, nur eine Steuernummer besitzen, aber ggf. Umsatzsteuer IDs in ganz Europa. Wer mehreren Erwerbstätigkeiten nachgeht hat auch dann nur EINE Steuernummer!

Umsatzsteuer-IDs prüfen

Wer seine eigene Umsatzsteuernummer, oder die eines möglichen Geschäftspartners, überprüfen möchte, der sollte hierfür das das MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission nutzen.

In der Regel überprüfen Händler und Dienstleister die Umsatzsteuernummer potentieller Geschäftspartner, vor allem wenn es Zweifel gibt oder bereits in der Vergangenheit Probleme aufgetreten sind.

Auch die Umsatzsteueridentifikationsnummern von Kunden innerhalb der EU zu überprüfen kann durchaus sinnvoll sein. Der Aufwand ist mehr als überschaubar und steht in keinem Verhältnis zu dem Mehraufwand, der einem sonst blühen kann.

Dieses Onlinetool ermöglicht wie gesagt die Validierung in wenigen Sekunden, alternativ gibt es auch ein Tool des Bundeszentralamts für Steuern: Umsatzsteuer ID online prüfen.

FAQs