Unabhängig von der Rechtsform, also egal ob GmbH oder Einzelunternehmer, jeder Selbständige ist dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung jährlich abzugeben. Du bist gerade überfragt und fragst dich, wie wird eine solche Erklärung erstellt? Welche Fristen existieren? Gibt es Sonderregelungen? Müssen auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausweisen, eine Umsatzsteuererklärung abgeben? Keine Sorge! Wir haben die wichtigsten Punkte bezüglich der Fristen, Fälligkeiten und dem Vorgehen dafür für dich im Folgenden zusammengestellt.
Patrick Moeller
Last Updated on 24 February 2020
Die Umsatzsteuer: Eine kurze Auffrischung
Die Umsatzsteuer wird auch als indirekte Verkehrssteuer verstanden, da diese grundsätzlich bei jeder Geschäftstätigkeit (z.B. Austausch von Leistungen jeglicher Art) anfällt. Besteuert werden jegliche Leistungen, die Unternehmen gegen ein entsprechendes Entgelt für Endverbraucher – egal ob Privat- oder Geschäftskunden – erbringen. Die Mehrwertsteuer ist umgangssprachlich und insbesondere den privaten Endverbraucher auch als Umsatzsteuer bekannt. Die Umsatzsteuer wird als indirekte Steuer betrachtet, da hier der Steuerschuldner und der tatsächlich wirtschaftlich Belastende – also derjenige, der die Steuer zahlt, abweichen. Für die Unternehmen ist die vereinnahmte Steuer ein durchlaufender Posten – die Umsatzsteuer wird an das Finanzamt weitergereicht. Als kurze Veranschaulichung soll folgendes Beispiel dienen:
Das Unternehmen stellt eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus und der Endverbraucher (Privatperson) zahlt die Rechnung inkl. Umsatzsteuer.
In diesem Fall vereinnahmt zwar das Unternehmen die Steuer, ist jedoch dazu verpflichtet, diese an den Fiskus abzuführen. Das Unternehmen ist der Steuerschuldner.
Die Privatperson zahlt die Umsatzsteuer und wird somit wirtschaftlich belastet.
Zur weiteren Vertiefung kannst du gerne unseren Beitrag zur Umsatzsteuer in Deutschland und den Steuersätzen lesen.
Was ist die Umsatzsteuerjahreserklärung?
Wie sich auch bereits dem Wort Umsatzsteuerjahreserklärung ableiten lässt, wird hierunter die Steuererklärung der Umsatzsteuer verstanden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass gegenüber dem Finanzamt die Umsatzsteuer im Detail erklärt wird.
Grundsätzlich ist die Steuererklärung im Allgemeinen als individuelle Einkommensteuererklärung geläufig, die Privatpersonen jährlich erstellen. So wie jede Privatperson müssen auch Unternehmen diverse Erklärungen, bedingt durch die diversen existierenden Steuern, gegenüber dem Finanzamt abgeben. Deshalb sind beispielsweise Unternehmen dazu verpflichtet, eine Steuererklärung für die Gewerbesteuer sowie eine Umsatzsteuererklärung zu erstellen.
Bitte beachte, dass, entgegen der Regelung zur Ausweisung der Umsatzsteuer, Kleinunternehmer von der Erstellung einer Umsatzsteuererklärung nicht befreit sind: Die Erstellung einer Umsatzsteuererklärung ist für alle Unternehmer, also auch für Kleinunternehmer, verpflichtend. Diese Regelung greift auch dann, wenn keine Umsatzsteuer-Voranmeldung gemacht wird.
Inhalt der Umsatzsteuerjahreserklärung
Das Vorgehen beim Ausfüllen der Umsatzsteuererklärung weicht im Wesentlichen nicht von der Umsatzsteuervoranmeldung ab. Dennoch gibt es einen kleinen – sehr wichtigen – Unterschied: Die Umsatzsteuererklärung wird nicht für den Voranmeldezeitraum, sondern für ein Kalenderjahr bzw. Geschäftsjahr erstellt. Im Übrigen werden sowohl die bereits geleisteten Vorauszahlungen für die Umsatzsteuer als auch die Sondervorauszahlungen bei der Umsatzsteuerjahreserklärung berücksichtigt.
Grundsätzlich wird im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung ein Saldo zwischen der ausgewiesenen Umsatzsteuer und der abzugsfähigen Vorsteuer sowie der geleisteten Vorauszahlungen ermittelt. Die Rechnung kann wie folgt aussehen:
Ermittlung der Umsatzsteuer
Umsatzsteuerzahllast = Umsatzsteuer – Vorsteuer
Unternehmen, die nicht nach §19 UStG als Kleinunternehmen angesehen werden, sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise – der Zyklus ist abhängig vom Umsatz – beim Finanzamt voranzumelden. Die Unternehmen leisten dann sogenannten Vorauszahlungen.
Im operativen Geschäft kann es dennoch dazu führen, dass gewisse Rechnungen aus Gründen storniert oder vom Kunden nicht beglichen werden. Dies führt dann wiederum dazu, dass die vorangemeldete Umsatzsteuer nicht vereinnahmt wird und diese in der Vorauszahlung berücksichtigt wurde.
Deshalb muss die ermittelte Umsatzsteuerzahllast noch um die Vorauszahlungen “korrigiert” werden.
Ermittlung der Umsatzsteuer-Abschlusszahlung
Abschlusszahlung der Umsatzsteuer = Umsatzsteuerzahllast – Vorauszahlungen
In der Gesamtheit fallen keine Umsatzsteuer-Abschlusszahlungen an, sofern die Umsatzsteuervoranmeldung lückenlos gemacht wurden und im Nachhinein keine Korrekturen oder Zahlungsausfälle durch Kunden anfallen.
Was ist ein Voranmeldezeitraum?
Im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung wurde bereits der Voranmeldezeitraum kurz angerissen. Um die Verständlichkeit abzurunden, werden wir hierauf kurz eingehen.
Der Voranmeldezeitraum definiert einen Zeitabschnitt, für welchen die Unternehmen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Also: Unternehmen erklären gegenüber dem Finanzamt für einen vorher bestimmten Zeitraum, wie viel Umsatzsteuer sie vereinnahmen.
Der zeitliche Rhythmus zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung beträgt entweder ein Quartal, einen Monat oder auch ein Jahr.
Wenn dir noch etwas unklar ist oder du dein Wissen zur Umsatzsteuervoranmeldung auffrischen möchtest, dann solltest du unseren Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung lesen.
Fristen für die Umsatzsteuerjahreserklärung
Selbständige müssen bis spätestens zum 31.07. des folgendes Jahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Sofern der Selbständige einen Steuerberater konsultiert, welcher ihn in steuerlichen Sachen berät, so verlängert sich die Fälligkeit der Umsatzsteuererklärung bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
Zur besseren Verständlichkeit soll dieses Beispiel dienen:
- Wir sind im Geschäftsjahr 2020.
- Der Selbständige muss somit bis spätestens zum 31.07.2020 die Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2019 an das Finanzamt übermitteln.
- Für den Fall, dass ein Steuerberater alle steuerlichen Angelegenheiten übernimmt, wird die Abgabefrist verlängert, sodass die Umsatzsteuererklärung bis zum 28.02.2021 an das Finanzamt übermittelt werden muss.
Exkurs:
Die Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung gemäß § 149 Abs. 2 AO wurde erstmalig für den Veranlagungszeitraum 2018 verlängert. Seit dem Jahr 2018 profitieren Selbständige von der verlängerten Abgabefrist. In den vorherigen Geschäftsjahren, also z.B. für das Jahr 2017, musste die Umsatzsteuerjahreserklärung spätestens Ende Mai des folgenden Jahres beim Finanzamt eingehen.
Übermittlung und Formvorschriften der Umsatzsteuerjahreserklärung
Wie auch bereits die Umsatzsteuervoranmeldung muss auch die Umsatzsteuerjahreserklärung auf elektronischem Weg über das Online-Steuerportal Elster übermittelt werden. Zur Übermittlung müssen die einheitlichen Vordrucke für die Umsatzsteuererklärung in Elster verwendet werden.
Zur elektronischen Übermittlung über Elster ist grundsätzlich jeder Selbständige verpflichtet, es sei denn, die Übermittlung per Elster ist für den Unternehmer aufgrund seiner individuellen Fertigkeit unmöglich oder durch erhebliche finanzielle Aufwände unzumutbar. Diese Ausnahmeregelung ist jedoch nicht die Regel und in der heutigen digitalen Zeit eher eine Ausnahme.
Zusammenfassung
Die Begrifflichkeit Umsatzsteuererklärung wirkt auf den ersten Blick abschreckend und komplex. Auf den zweiten Blick lässt sich jedoch schnell feststellen, dass die Umsatzsteuererklärung wesentlich unkomplizierter ist. Es wird lediglich gegenüber dem Finanzamt die Umsatzsteuer erklärt. Die Umsatzsteuererklärung ist als Veranschaulichung mit der Steuererklärung einer Privatperson vergleichbar. Bei dieser stellen Privatpersonen ihre Einnahmen – also Lohn oder Gehalt – und ihre Kosten, wie z.B. Handwerksdienstleistungen oder Aufwände für die Altersvorsorge, gegenüber. Es wird folglich ein Saldo ermittelt, sodass sich daraus entweder eine Steuerrückzahlung oder -erstattung ergibt. So ist es auch mit der Umsatzsteuerjahreserklärung. Unternehmen stellen ihre vereinnahmte Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer sowie die Umsatzsteuervorauszahlungen gegenüber und ermitteln ebenfalls einen Saldo. Die Differenz spiegelt sich dann als Steuerzahllast oder als Rückerstattung wider.
Die Abgabefristen der Umsatzsteuerjahreserklärung sind auch recht großzügig durch den Gesetzgeber festgelegt und verschaffen den Unternehmen zeitlichen Spielraum. Genug Zeit, um eine lückenlose Umsatzsteuererklärung zu erstellen.
