Unter bestimmten Umständen benötigen Online Händler in Europa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese erhält man durch eine Umsatzsteuerregistrierung. Doch Umsatzsteuerregistrierungen sind in Europa für Online-Shop Betreiber und Amazon Seller meist nicht nur im Heimatland nötig. Im folgenden Artikel erfährst du, wann und wo du dich registrieren musst, wie du eine Umsatzsteuerregistrierung abschließt, was der OSS mit USt.-Registrierungen zu tun hat und wo du weiterführende Informationen findest.
Dominik Larcher
Last Updated on 2 May 2022
Umsatzsteuerliche Registrierungen sind in Europa in viele Situation nötig. Zuerst einmal erhält jeder Online Händler bei Gründung seines Unternehmens eine USt.-Nummer in seinem Heimatland – dem Land der Gründung. Aber auch im EU-Ausland sind Umsatzsteuer-IDs und damit USt.-Registrierungen oft notwendig, und zwar wenn du
- im Ausland lagerst oder
- an ausländische Privatkunden verkaufst.
Sobald du dich umsatzsteuerlich registriert hast, kommen übrigens noch weitere Aufgaben auf dich zu, auch im Ausland. Du musst zum Beispiel regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen in Europa einreichen – und das oft zu unterschiedlichen Terminen und in der Landessprache. Klingt kompliziert? Keine Sorge! Die hellotax Umsatzsteuer-Software überwacht alle Termine und To-Do’s für dich, während unser Team an lokalen Steuerberatern sich um deine Umsatzsteuerregistrierungen, die Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen und den Kontakt mit den Behörden kümmert. Kontaktiere uns noch heute und erfahre, wir wie deine Umsatzsteuerpflichten in Europa automatisieren damit du dich weiter auf dein Business konzentrieren kannst.
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Wie sieht eine europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) aus?
Eine Umsatzsteuer-ID in Europa besteht aus einem Ländercode (beispielsweise FR in Frankreich) und einer Zahlenfolge. Die Zahlenfolge entspricht oft einer anderen steuerlichen Nummer im jeweiligen Land, beispielsweise der Steuernummer.
Wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in den Ländern der EU sich jeweils zusammensetzen, erfährst du in den folgenden Artikel. Wir erklären dir auch, welche Dokumente du für die Registrierung genau benötigst, geben dir Beispiele und informieren dich über länderspezifische Besonderheiten.
Wer muss sich umsatzsteuerlich registrieren?
In Europa muss sich jeder Geschäftstreibende mindestens in einem Land umsatzsteuerlich registrieren: nämlich im Heimatland. Für Online-Shop Betreiber, Amazon Seller und andere Versandhändler reicht das aber meist nicht aus. Sie müssen sich auch im Ausland umsatzsteuerlich registrieren.
Wann brauche ich eine Umsatzsteuerregistrierung im Ausland?
Lagerung im Ausland
Der erste Grund, der zur Umsatzsteuerpflicht im Ausland führt, ist schnell erklärt. Sobald du Waren im Ausland lagerst, bist du dazu verpflichtet in diesem Land eine Umsatzsteuerregistrierung abzuschließen. Das gilt übrigens auch im nicht-europäischen Ausland. Nachdem du dich bei den den zuständigen Finanzbehörden umsatzsteuerlich registriert hast, erhältst du nach einiger Wartezeit eine jeweilige ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese wird benötigt, um Lagerräume anzumieten und ausländische Arbeitnehmer beispielsweise Lagerfachkräfte, zu bezahlen.
Vorsicht: Doch nicht nur eigenständige Lagerung von Produkten im EU-Ausland führt zur Umsatzsteuerregistrierungspflicht für Online-Händler. Viele Seller nutzen E-Fulfillment Programme oder Amazon FBA. In beiden Fällen werden Fulfillment Provider – entweder Amazon oder Dritte – mit der Lagerung und der Lieferung der Waren an den Endkunden beauftragt. Häufig betreiben diese Dienstleister Warenhäuser im Ausland, Amazon beispielsweise in fast allen europäischen Ländern, um schnelle Lieferzeiten zu Endkunden zu gewährleisten.
Sobald die Waren und Produkte eines Onlinehändlers in einem fremden EU-Land gelagert werden, auch wenn die Lagerung durch den beauftragten Dienstleister durchgeführt wird, muss der Händler sich im Ausland umsatzsteuerliche registrieren. Diese umsatzsteuerliche Tücke wird oft übersehen.
Verkauf an ausländische Privatkunden
Der zweite Grund, sich im EU-Ausland für die Umsatzsteuer registrieren zu müssen, ist der Umsatz durch Transaktionen mit ausländischen Privatkunden. Genauer gesagt geht es hier um den Nettoumsatz durch grenzüberschreitenden Fernabsatz.
Die bisherige Lage: Bis Juli 2021 setzte jedes europäische Land Lieferschwellen für den Versandhandel bzw. Fernabsatz selbst fest. In Spanien lag diese Lieferschwelle beispielsweise bei 35.000€, in den Niederlanden bei 100.000€. Sobald die Nettoumsätze durch Verkäufe an spanische oder niederländische Privatkunden diese Grenzen überschritten, mussten sich Onlinehändler jeweils in Spanien oder den Niederlanden für die Umsatzsteuer registrieren und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besorgen. Das bedeute, dass Händler und Verkäufer zwar gleichzeitig mehrere Lieferschwellen überwachen, sich aber immer nur Schritt-für-Schritt in einem Land umsatzsteuerlich registrieren lassen mussten, da jedes Land einzeln betrachtet wurde.
Alle Verkäufe vor Überschreiten der Lieferschwelle wurden wie heimische Verkäufe behandelt, mit den heimischen Umsatzsteuersätzen belegt und in der heimischen Umsatzsteuer-Voranmeldungen aufgeführt. Sobald die Lieferschwelle überschritten wurde, wurden die jeweils ausländische Umsatzsteuersätze verwendet und Händler mussten regelmäßige ausländische Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen.
Die aktuellen Änderungen: Im Juli 2021 wurden die länderspezifischen Lieferschwellen durch eine EU-weite Lieferschwelle von nur 10.000€ ersetzt. Diese Lieferschwelle ist zuerst einmal deutlich niedriger als die Bisherigen. Außerdem wird sie durch alle grenzüberschreitenden Verkäufe innerhalb der EU gemeinsam erreicht. Also zu Beispiel durch Transaktionen mit spanischen UND niederländischen Kunden gemeinsam. Die Schwelle wird durch länderübergreifend handelnde Online Seller also deutlich schneller überschritten als die früheren Schwellen.
Vor Überschreiten der Schwelle werden grenzüberschreitende Lieferungen noch immer wie nationale Transaktionen behandelt. Doch sobald die Umsätze durch diese Art Verläufe die Grenze erreichen, müssen sich Online Händler in allen Ländern, in denen sie verkaufen, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen und sich dementsprechend umsatzsteuerlich registrieren.
Gut zu wissen: Grenzüberschreitende Verkäufe an ausländische europäische Geschäftskunden haben zunächst einmal keine Auswirkungen auf die Umsatzsteuer-Registrierungspflicht in Europa. Denn die Umsatzsteuer für diese Transaktionen wird innerhalb der EU mit dem Reverse-Charge-Mechanismus verarbeitet. Daher ist keine Umsatzsteuerregistrierung nötig.
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Wie funktioniert die Umsatzsteuerregistrierung in Europa?
Im Heimatland ist eine Registrierung für die Umsatzsteuer meist schnell oder sogar automatisch erledigt. Denn zunächst einmal musst du ein Unternehmen gründen. Bei der Gründung wird dein Unternehmen in den meisten Ländern bereits umsatzsteuerlich erfasst und du erhältst automatisch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Falls nicht, ist die Beantragung in deiner Sprache unter der Kennungsnummer deines Unternehmens problemlos bei der Finanzbehörde möglich.
Im Ausland sieht das anders aus. Zunächst einmal musst du die zuständige Finanzbehörde ermitteln und den Antrag für eine Umsatzsteuerregistrierung finden, der meist nur in der Landessprache verfügbar ist. In den meisten EU-Staaten sind diese Anträge heutzutage online verfügbar, wobei oft eine Registrierung für die jeweilige Plattform der Steuerbehörden notwendig ist und es auch Ausnahmen gibt. Dem Antrag sind weiterhin Dokumente wie beispielsweise Auszüge aus dem nationalen Handelsregister und Nachweise der Umsatzsteuerregistrierung im Heimatland, Ausweisdokumente sowie notarielle Beglaubigungen beizufügen. Denn im Ausland ist dein Unternehmen den Behörden ja noch nicht bekannt.
Du bist dir nicht sicher, ob du die Umsatzsteuer-Registrierungen in verschiedenen Ländern und Sprachen erfolgreich navigieren kannst? Dann kann dir hellotax weiterhelfen. Sobald du uns deine Daten übermittelst, kümmern wir uns um Übersetzungen und Beglaubigungen und können dich in allen EU-Ländern deiner Wahl problemlos, schnell und jederzeit umsatzsteuerlich registrieren. Mehr dazu findest du bei einem kostenlosen Beratungsgespräch mit unseren EU-Umsatzsteuerexperten heraus.
Die einzige Wartezeit, die auf dich zukommt, ist der Bearbeitung durch die Behörden geschuldet. Sobald die Finanzämter deinen Antrag verarbeitet haben, erhältst du von uns deine brandneue USt.-ID, denn wir empfangen und übersetzen auch deine Steuerbriefe für dich.
Was hat der EU One-Stop-Shop (OSS) mit Umsatzsteuerregistrierungen zu tun?
Wenn du dich mit dem Thema Umsatzsteuer in Europa befasst wirst du sicher schon vom One-Stop-Shop gehört haben. Dieses Verfahren wurde am 1. Juli 2021 eingeführt und vereinfacht Online Händlern die Erfüllung der Umsatzsteuerpflichten, die durch die neue EU-weite Lieferschwelle entstanden sind.
Sobald du dich für den One-Stop-Shop registrierst, wird jeder grenzüberschreitende Verkauf – auch bereits der erste – mit den jeweiligen länderspezifischen Umsatzsteuersätzen belegt, da die Lieferschwellen-Regelung wegfällt. Allerdings ist für grenzüberschreitenden Fernverkauf keine Umsatzsteuerregistrierung mehr notwendig. Stattdessen werden diese Transaktionen in einer zusammenfassenden OSS-Meldung aufgeführt und die gesamt Umsatzsteuerschuld wird an das heimische Finanzamt gezahlt, die die Summen dann basierend auf der OSS-Meldungen an die ausländischen Behörden umverteilt.
Auch wenn der OSS die Umsatzsteuerregistrierungen im Ausland ersetzt, gibt es immer noch genug Schwierigkeiten. Zum einen ist die Zusammenstellung einer OSS-Meldung kompliziert, denn alle Transaktionen müssen nach Herkunfts- und Bestimmungsland sowie nach Umsatzsteuersätzen sortiert werden. Weiterhin ist der OSS nicht anwendbar, wenn Produkte im EU-Ausland gelagert werden. Dann müssen Online Händler sich entweder gegen den One-Stop-Shop entscheiden oder aber den OSS und ausländische Umsatzsteuervoranmeldungen gleichzeitig managen.
Auch hierbei kann hellotax helfen. Unsere Steuer-Experten zeigen dir gerne alle Optionen auf und beraten dich. Außerdem können wir uns um deine OSS-Registrierung kümmern und deine OSS-Meldungen erstellen und einreichen. Kontaktiere uns noch heute!
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