Umsatzsteuervoranmeldungen sind prinzipiell von so gut wie allen in Deutschland ansässigen Unternehmen beim zuständigen Finanzamt einzureichen. Es sei denn, die Unternehmen machen von der umsatzsteuerrechtlichen Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Was das genau bedeutet und was es zu beachten gibt, erfährst Du in diesem Artikel.
Patrick Moeller
Last Updated on 2 May 2022
In Deutschland ansässige Unternehmen sind in der Regel aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung beim zuständigen Finanzamt abzugeben. Es sei denn, die Unternehmen machen von der umsatzsteuerrechtlichen Kleinunternehmerregelung Gebrauch.
Hierdurch ist das jeweilige Unternehmen bei Einhaltung der Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung freigestellt. Zwar wird diese hierdurch aus organisatorischer und administrativer Sicht entlastet, allerdings können die Unternehmen im Geschäftsleben, anders als die umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, die gezahlte Mehrwertsteuer bei der Umsatzsteuervoranmeldung verrechnen.
Es wird schnell klar, dass für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen Rechte und Pflichten entstehen, die nicht zuletzt mit Fristen belegt sind. Dies mag im ersten Moment abschreckend wirken. Jedoch ist die Umsatzsteuervoranmeldung einfach zu meistern, sofern einem die notwendigen Kniffe und Fristen klar sind. Diese wollen wir im Folgenden aufarbeiten und somit alle wichtigen Eckpfeiler einer einwandfreien Umsatzsteuervoranmeldung festhalten.
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No content has been found here, sorry 🙂Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung (Definition)
Eine Umsatzsteuervoranmeldung umschreibt die Anmeldung der generierten Mehrwertssteuer durch Umsätze eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens gegenüber dem Finanzamt. Zur weiteren Vertiefung ist es unabdingbar kurz auf die beiden Begrifflichkeiten Umsatzsteuer und Vorsteuer einzugehen.
Eine Umsatzsteuer entsteht, sobald ein Unternehmen z. B. Waren an ihre Kunden veräußert. Beim Verkauf dieser Ware fließt in das Unternehmen ein entsprechender Geldbetrag. Dieser Betrag ist brutto zu verstehen und setzt sich somit aus den Komponenten Verkaufspreis und Umsatzsteuer (auf Rechnungen als MwSt. ausgewiesen) zusammen. Die Umsatzsteuer muss an das Finanzamt abgeführt werden, da der Fiskus an fast allen monetären Geschäftsvorfällen Teil hat.
Das umsatzsteuerpflichtige Unternehmen hingegen kann z. B. Waren bei Lieferanten einkaufen. In dieser Konstellation tritt das Unternehmen nicht als Verkäufer, sondern als Käufer auf. Dies bedeutet, dass das Unternehmen (Käufer) in diesem Fall die Umsatzsteuer zahlt und der Verkäufer die Umsatzsteuer vereinnahmt und somit für die Abführung zuständig ist. Das einkaufende Unternehmen profitiert in diesem Fall von der sogenannten Vorsteuer.
Beispiel
Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen A vertreibt über Amazon Kostüme für diverse Anlässe. Diese Kostüme bezieht das Unternehmen bei Lieferant B aus dem Inland.
Das Unternehmen A erwirbt ein Clowns-Kostüm bei ihrem Lieferanten B für 5€ zzgl. MwSt. in Höhe von 0,95€. Hierfür erstellt der Lieferant eine Rechnung über 5,95€ an das Unternehmen A. Dieses verkauft wiederum das Kostüm für 25€ zzgl. MwSt. in Höhe von 4,75€ an den Kunden C.
Das Unternehmen A meldet im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung eine Umsatzsteuer in Höhe von 3,80€ gegenüber dem Finanzamt an. Somit hat sich Umsatzsteuerlast von anfänglich 4,75€ auf 3,80€ reduziert. Hintergrund hierfür ist die Vorsteuer aus dem Geschäftsvorfall mit dem Lieferanten.
Erläuterung: Das Unternehmen enthält diese Eingangsrechnung und zahlt somit 0,95€ Steuern an den Lieferanten. Diese gezahlte Umsatzsteuer an den Lieferanten ist für das Unternehmen die Vorsteuer – das Unternehmen kann sich diesen monetären Betrag von dem Finanzamt wiederholen. Das ist möglich, indem das Unternehmen die von den eigenen Kunden eingehaltene Umsatzsteuer mit der Vorsteuer (gezahlte MwSt. auf Eingangsrechnungen) verrechnet.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Grundsätzlich sind nahezu alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Gesellschaftsform, dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Allerdings existieren einige Sonderfälle, die Unternehmen von einer Voranmeldung aus steuerrechtlichen Gründen befreien.
Nicht selten ist der Umsatz von Neugründungen in den ersten Jahren stark schwankend und dadurch gewisse Geschäftsjahre möglicherweise umsatzschwach. Hier agiert die Gesetzgebung zum Vorteil der Existenzgründer und befreit diese von der Umsatzsteuervoranmeldung, sofern diese die Voraussetzungen der Kleinunternehmerreglung erfüllen.
Als Kleinunternehmer werden Unternehmen eingestuft, wenn diese im ersten Geschäftsjahr die Umsatzgrenze von 22.000€ nicht überschreiten. Wird im darauffolgenden Geschäftsjahr nicht ein Umsatz über 50.000€ erwirtschaftet, behält die Unternehmung den Status der Kleinunternehmung bei und wird weiterhin von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung freigestellt.
Umsatzsteuervoranmeldung als Kleinunternehmer
Seit 2020 ist eine Gesetzesänderung im Umsatzsteuergesetz, § 19 Besteuerung der Kleinunternehmer, in Kraft getreten. Dabei wurde die Umsatzgrenze des ersten Geschäftsjahres von 17.500€ auf 22.000€ angehoben. Kleinunternehmer, die bereits im abgelaufenen Geschäftsjahr 2019 ihrer Unternehmenstätigkeit nachgegangen sind, profitieren jedoch von der angehobenen Umsatzgrenze, da sich diese auf das Vorjahr bezieht.
Fallbeispiel: Das zuvor beschriebene Unternehmen A wurde im Juli 2019 gegründet und verkauft ab diesem Zeitpunkt aktiv Ware über Amazon. Durch eine starke Nachfrage erwirtschaftet das Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr 21.500€. Bedingt durch die neue Regelung in § 19 fällt das Unternehmen auch im Geschäftsjahr 2020 unter den Deckmantel der Kleinunternehmerregelung.
Von der Umsatzsteuervoranmeldung sind außerdem Unternehmer befreit, die umsatzsteuerfreie Umsätze generieren. Hierunter fallen bzw. Ärzte oder Vermieter.
Kleinunternehmer haben jedoch das Recht, trotz geringer Umsätze, auf die Befreiung einer Umsatzvorsteueranmeldung zu verzichten, um dessen Vorteile im Geschäftsalltag zu nutzen.
Bis wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen? Monatlich oder vierteljährlich?
Sofern weder von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht wird, noch eine umsatzsteuerfreie Unternehmung betrieben wird, unterliegen Unternehmen Übermittlungsfristen. Diese gilt es einzuhalten.
Existenzgründer sind gesetzlich dazu verpflichtet, in den ersten drei Geschäftsjahren monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Allerdings können sich diese nach den ersten beiden Geschäftsjahren von der aufwändigen administrativen Tätigkeit befreien lassen: Das Unternehmen stellt beim zuständigen Finanzamt einen Antrag für die Bewilligung einer quartalsweisen Voranmeldung.
Dieser Antrag wird vom Finanzamt jedoch erst bewilligt, sofern das Unternehmen in dem vorliegenden Geschäftsjahr die Umsatzsteuerzahllast von 7.500€ nicht überschritten hat.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, über die Umsatzsteuervoranmeldung- Übermittlungsfristen:
| Umsatzsteuerlast im Vorjahr | Zeitraum für Voranmeldung |
| über 7.500€ | monatlich |
| 1.000 – 7.500€ | quartalsweise |
| unter 1.000€ | Eine jährliche Umsatzsteuererklärung ist ausreichend (Fall: Unternehmen möchte trotz Erfüllung der Kleinunternehmerregelung vorsteuerabzugsberechtigt sein) |
Termine: Abgabetermin der Umsatzsteuervoranmeldung 2022 mit sowie ohne Dauerfristverlängerung
Unabhängig von einer monatlichen, quartalsweisen oder jährlichen Anmeldung der Umsatzsteuer ist die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fest terminiert: die Umsatzsteuervoranmeldung muss spätestens am 10. eines Folgemonats nach Ende des Voranmeldezeitraums dem Finanzamt vorliegen.
Jedoch besteht eine Ausnahme: Ist eine Dauerfristverlängerung beantragt und vom Finanzamt genehmigt, so verlängert sich die Abgabefrist der Voranmeldung um einen zusätzlichen Monat.
Sofern die Abgabefrist auf einen Wochenend- oder Feiertag fällt, so wird die Abgabefrist auf den nächstmöglichen Werktag nach hinten verlegt.
Für die Beantragung einer einmaligen oder dauerhaften Dauerfristverlängerung existieren keine Voraussetzungen, wodurch jedes Unternehmen das Recht besitzt, eine Dauerfristverlängerung, ohne jegliche Begründung, beim Finanzamt zu beantragen. Der Antrag muss a) bei einer monatlichen Voranmeldung bis spätestens zum 10. Februar oder b) bei einer quartalsweisen Voranmeldung bis spätestens zum 10. April beim Finanzamt eingehen. Für Neugründungen in einem laufenden Geschäftsjahr gilt der 10. Tag eines jeden Monats als Frist, in dem erstmalig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben wurde.
Der Antrag auf Dauerfristverlängerung wird vom Finanzamt in der Regel akzeptiert. Neben der Abgabe des Antrags verpflichtet sich der Unternehmer zeitgleich, eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Umsatzsteuerlast aus dem Vorjahr an das Finanzamt zu leisten.
Diese Zahlung sollte innerhalb der Antragsfrist beim Finanzamt eingehen. Diese Sondervorauszahlung wird mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres verrechnet. Für das Unternehmen entsteht durch die Vorauszahlung vorerst eine zusätzliche finanzielle Belastung. Allerdings sichert sich das Finanzamt hierdurch vor eventuellen Zahlungsausfällen durch etwaige unternehmerische Schwierigkeiten des Unternehmens ab.
Fristen
Im Folgenden wird die verschaffte Zeit zur Abgabe je nach Zeitraum für die Voranmeldung der Umsatzsteuer verdeutlicht:
| Zeitraum für Voranmeldung | Abgabefrist | Abgabefrist mit Dauerfristverlängerung | |
| Unternehmen ist verpflichtet, monatlich die Umsatzsteuer anzumelden | |||
| Februar 2020* | 10.03.2020 | 10.04.2020 | |
| * Berechnungsschema kann auf die darauffolgenden Monate angewandt werden: Abgabefrist + 1 Monat | |||
| Unternehmen ist verpflichtet, quartalsweise die Umsatzsteuer anzumelden | |||
| 1. Quartal 2020 | 10.04.2020 | 10.05.2020 | |
| 2. Quartal 2020 | 10.07.2020 | 10.08.2020 | |
| 3. Quartal 2020 | 10.10.2020 | 10.11.2020 | |
| 4. Quartal 2020 | 10.01.2021 | 10.02.2021 |
Verspätungszuschlag – die Abgabefrist verpasst
Sobald die Abgabefrist überschritten ist, muss das jeweilige Unternehmen mit Sanktionen vom Finanzamt rechnen. Wurde ausschließlich die Abgabefrist überschritten, aber die Umsatzsteuerschuld fristgerecht beglichen, so muss das Unternehmen mit einem Verspätungszuschlag in Höhe von 10% rechnen – Basis hierfür ist die Umsatzsteuerzahllast des jeweiligen Monats.
Sollte auch zusätzlich die Zahlung beim Finanzamt nicht fristgerecht eingehen, so hat das Finanzamt die Möglichkeit, für jeden angefangenen Monat weitere 1% Steuerschuld aufzurechnen. Das Gute: Bei Begleichung der Steuerschuld per Banküberweisung wird eine dreitägige Schonfrist gewährt.
Weitere Konsequenzen drohen dem Unternehmen nicht, es sei denn, die Abgabefristen (Einreichung der Voranmeldung oder verspätete Zahlung) werden regelmäßig überschritten. Im schlimmsten Fall leitet das Finanzamt eine Steuerprüfung ein.
Ein nicht florierendes Geschäft und die hiermit zusammenhängenden fehlenden Umsätze (kein umsatzsteuerrelevanter Umsatz) befreien Unternehmen nicht von der Pflicht der Umsatzsteuervoranmeldung. Unternehmen sind auch in Monaten ohne relevante Umsätze zur Voranmeldung verpflichtet.
Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER einreichen
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss dem zuständigen Finanzamt elektronisch übermittelt werden. Um die elektronische Übermittlung zu standardisieren, hat das Finanzamt eine hierfür eigens geschaffene Software etabliert. Die Übermittlung mittels ELSTER, der Voranmeldungs-Software, wird im Folgenden erläutert.
Schritt 1: Die Anmeldung bei ELSTER
Eine erstmalige Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung setzt eine Registrierung bei ELSTER voraus.
- Um die Anmeldung effizient zu gestalten, ist es ratsam, im Vorfeld die notwendigen Daten wie die Identifikationsnummer oder Steuernummer und E-Mail-Adresse griffbereit zu haben.
- Nachdem die Anmeldeschritte durchlaufen sind und das Anmeldeformular online abgeschickt wurde, erhält der sich Anmeldende eine Bestätigungsmail.
- Der dort enthaltene Bestätigungslink muss zwingend aufgerufen werden, um die ELSTER-Anmeldung aufrechtzuerhalten.
- Nach dem Bestätigungsklick verschickt das Finanzamt in den nächsten Werktagen einen Aktivierungs-Code, welcher zur Freischaltung des ELSTER-Kontos dient und den Download einer pfx-Datei ermöglicht. Hierbei handelt es sich um ein persönliches Zertifikat, mit dem man sich gegenüber dem Finanzamt authentifiziert. So kann eine Zuordnung seitens des Finanzamts realisiert werden.
Im Zuge der ersten Anmeldung wird zeitgleich mit dem Download der pfx-Datei ein PIN durch den sich Anmeldenden festgelegt. Es ist ratsam, sich diesen PIN auf einem Blatt Papier oder digital festzuhalten, sowie den Download-Pfad der pfx-Datei. Denn für jede Anmeldung in der ELSTER-Software ist das Zertifikat, sowie der PIN erforderlich.
Nach der erfolgreichen Anmeldung und Aktivierung steht einer vollständigen Nutzung von ELSTER nichts im Wege. ELSTER kann nun kostenlos heruntergeladen und installiert werden. Die Software-Installation ist sehr intuitiv: Der Nutzer wird mit Erklärungen durch die Installation geleitet.
Außerdem besteht die Möglichkeit, auf die lokale Installation der ELSTER-Software zu verzichten und auf ELSTER online über den Browser zuzugreifen. Hierdurch entstehen natürlich Vorteile, da die Betriebssystemanforderungen, auch wenn diese sehr gering sind, nicht beachtet werden müssen. Allerdings muss hervorgehoben werden, dass die ELSTER-Online-Version stets eine Internetverbindung voraussetzt.
Hingegen ist die Bearbeitung der Umsatzsteuervoranmeldung über eine lokale Installation auf ihrem Computer jederzeit möglich – eine Internetverbindung ist lediglich für die endgültige Übermittlung notwendig. Daher wird der Zugriff über die installierte ELSTER-Software empfohlen. Nicht zuletzt, um einen Datenverlust zu vermeiden.
Schritt 2: Das ELSTER-Formular korrekt ausfüllen
Bevor das Formular ausgefüllt werden kann, ist eine Anmeldung bei ELSTER erforderlich. Da bereits im Vorfeld die Registrierung, Aktivierung und der Zertifikats-Download erfolgt sind, ist die Anmeldung unkompliziert. Hierzu bitte das entsprechende ELSTER-Zertifikat auswählen und danach den festgelegten PIN eingeben. Nun sind sie eingeloggt und können mit dem Ausfüllen des ELSTER-Formulars beginnen.
Für die Übermittlung der Umsatzsteuerzahllast muss das entsprechende Formular in der Software aufgerufen werden. Zu Beginn müssen allgemeine Unternehmensangaben und das zuständige Finanzamt angegeben werden. Schließlich muss noch ein Voranmeldezeitraum ausgewählt werden, für den die vorherrschende Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden soll.
Viele Formularfelder der Umsatzsteuervoranmeldung wirken überfordernd, sind jedoch für den größten Teil der Existenzgründer – zumindest in der ersten Phase – irrelevant. Es müssen lediglich folgende Angabe bei der Umsatzsteuervoranmeldung über Elster berücksichtigt werden:
- Steuerpflichtige Umsätze (Seite 1 des Formulars)
- Die steuerpflichtigen Umsätze werden in dem Formular in die zwei Felder steuerpflichtige Umsätze zum Steuersatz von 7% und steuerpflichtige Umsätze zum Steuersatz 19% aufgeteilt.
- Vorgehen beim Ausfüllen:
- Abhängig von der erbrachten Leistung, wird diese mit 7% oder 19% MwSt. besteuert. Daher sollte im Vorfeld geprüft werden, welchem Steuersatz ihre Dienstleistung unterliegt.
- Sobald der anzusetzende Steuersatz geklärt ist, füllen sie bitte die generierten Umsätze je Steuersatz aus. Hierbei sollte zwingend darauf geachtet werden, dass der Umsatz in netto, also ohne MwSt., angegeben und auf die Angabe von Cent-Beträgen stets verzichtet wird.
- Abziehbare Vorsteuer (Seite 2 des Formulars)
- Wie bereits erläutert, haben umsatzsteuerpflichtige Unternehmen das Recht, ihre gezahlte MwSt. im Rahmen von Geschäftsvorfällen (z.B. Einkauf von Waren bei Lieferanten) mit ihrer Umsatzsteuerschuld zu verrechnen und dadurch die eigene Steuerlast zu verringern.
- Im Formularfeld „Vorsteuerbeträge aus Rechnung von anderen Unternehmen [ … ]“ wird die gezahlte MwSt. festgehalten: Dabei dient das erst anzugebende Formularfeld (linkes Feld) der Angabe der Rechnungsbeträge in netto (Eingangsrechnungen) und das rechte Feld der dazugehörigen Umsatzsteuer.
Schritt 3: Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER übermitteln
Nachdem alle Angaben getätigt sind, muss nur noch eine automatische Plausibilitätsprüfung durchgeführt werden und der PIN des Zertifikats angeben werden. Danach wird die Voranmeldung an das zuständige Finanzamt übermittelt. Es ist ratsam, das entsprechende Übertragungsprotokoll der Umsatzsteuervoranmeldung auszudrucken oder auf dem Computer zu speichern. So gibt es bei möglichen Reklamationsversuchen einen Beleg über die fristgerechte Übermittlung bzw. übermittelte Umsatzsteuerlast.
Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung – Korrektur von Fehlern
In den ersten Phasen einer Existenzgründung können die administrativen Tätigkeiten chaotischen Strukturen folgen, weshalb bei der Umsatzsteuervoranmeldung wichtige Belege wie Ausgangs- oder Eingangsrechnungen nicht berücksichtigt werden. Aber auch alt eingesessene Unternehmen sind vor einen fehlerbehafteten Voranmeldungen nicht geschützt. Eine Korrektur ist für Unternehmen durch die Rechtslage unausweichlich. Die Ungereimtheiten kommen spätestens bei einer Steuerprüfung ans Tageslicht.
Zur Korrektur der Voranmeldung bietet ELSTER eine Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung an, die eine erneute, korrigierte Übermittlung zulässt. Hierfür muss kein abweichendes Formular übermittelt werden, sondern lediglich das bisherige – gewohnte – Formular der Umsatzsteuervoranmeldung mit der angekreuzten Option „Berichtigte Anmeldung“. Alle weiteren Angaben werden wie bereits oben beschrieben angegeben. Es müssen lediglich die beiden Felder „Steuerpflichtige Umsätze“ und „Abziehbare Vorsteuer“ korrigiert werden.
Bei der Korrektur ist darauf zu achten, dass bei Angabe der steuerpflichtigen Umsätze und der Vorsteuer keine erneuten Fehler gemacht werden. Hintergrund hierfür ist, dass die Korrektur aus gesetzlicher Perspektive als Selbstanzeige gewertet wird. So können erneute Fehler steuerrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Die Software für deine Umsatzsteuervoranmeldung: hellotax für dein Amazon-Geschäft
Eins ist klar: Sobald Unternehmen gegen geltendes Steuerrecht, also die darin enthaltenen Pflichten und Fristen, verstößt, können sie mindestens mit monetären Strafen rechnen. Diese sind zum einen geschäftsschädigend und können zum anderen für Unternehmen in stark kompetitiven und margengeringen Branchen das Aus bedeuten.
So werden bspw. versäumte Übermittlungsfristen der Umsatzsteuervoranmeldung mit einem Verspätungszuschlag von 10% geahndet. Dies kann für Existenzgründer, die sich über Bootstrapping finanzieren, das K.o.-Kriterium sein.
Überwache deine Lieferschwellen
Um zu wissen, was gerade los ist, liefert dir unsere Software zur Automatisierung der Umsatzsteuer alle relevanten Informationen.
Demnach ist es für alle Unternehmen wichtig, strukturierte Steuerprozesse zu schaffen und so den internen Ablauf gewissenhaft zu organisieren. Jedoch können die Steuerangelegenheiten und insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung die internen Ressourcen nahezu vollständig beanspruchen. Somit hat das Unternehmen weniger Ressourcen, um diese in abzurechnende Leistungen, wie z.B. der Einkauf von Versandware zu investieren.
Hierbei kann z.B. die hellotax Software helfen. hellotax automatisiert zum einen die Prozesse für die Umsatzsteuervoranmeldung und minimiert zum anderen durch die eingebaute, größtenteils automatisierte, Qualitätskontrolle potenzielle Fehlerquellen in der Umsatzsteuervoranmeldung.
So ist sichergestellt, dass die Voranmeldung stets pünktlich und steuerkonform beim zuständigen Finanzamt eingeht. Zu guter Letzt kann auch die entsprechende Umsatzsteuerlast per hellotax an das Finanzamt überwiesen werden. So ist auch eine rechtzeitige Zahlung der Steuerlast möglich.
