Wer als Händler oder allgemein als Unternehmer aktiv ist, schreibt und erhält in der Regel zahlreiche Rechnungen. Nutzen sie dabei keine Sonderregelungen wie die Kleinunternehmerregelung oder das Reverse-Charge-Verfahren, ist auf diesen Rechnungen immer eine Umsatzsteuer ausgewiesen. Diese muss an das Finanzamt abgeführt werden. Dieser Prozess nennt sich Umsatzsteuervorauszahlung. Was es dabei zu beachten gilt.
Patrick Moeller
Last Updated on 21 September 2020Begriffsdefinition: Was ist eine Umsatzsteuervorauszahlung?
Erstellst du eine Rechnung, fügst du deinem Rechnungsbetrag immer eine Umsatzsteuer hinzu. Die liegt aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie bei 16%, grundsätzlich aber bei 19%. Vom Rechnungsempfänger erhältst du schließlich die Zahlung des Rechnungsbetrags inkl. Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuereinnahme musst du an das Finanzamt abführen.
Gleichzeitig musst du beim Empfang von Rechnungen Umsatzsteuer an den Rechnungsersteller bezahlen. Die Umsatzsteuerbeträge, die du zahlen musst und die du erhältst, werden am Ende des Monats gegenüber gestellt. Wenn du mehr Umsatzsteuer eingenommen als bezahlt hast, musst du den Differenzbetrag an das Finanzamt überweisen. Dieser Vorgang nennt sich Umsatzsteuervorauszahlung. Hast du hingegen mehr Umsatzsteuer bezahlt als eingenommen, erhältst du den Differenzbetrag vom Finanzamt.
Umsatzsteuervorauszahlung berechnen
Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuervorauszahlung sind deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen, auf denen die Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. Stellst du deine Leistungen in Rechnung oder werden dir Leistungen in Rechnung gestellt, werden 19% des Rechnungsbetrags als Umsatzsteuer hinzu addiert. Um die Umsatzsteuervorauszahlung zu berechnen, musst du nun alle Umsatzsteuerwerte deiner Eingangsrechnungen addieren und separat die Werte auf deinen Ausgangsrechnungen. Schließlich subtrahierst du den niedrigeren Wert von dem höheren.
Der Differenzbetrag ist der Wert, den du als Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt zahlen musst – falls du mehr Umsatzsteuer eingenommen als bezahlt hast. Hast du wiederum mehr bezahlt als eingenommen, erhältst du den Differenzbetrag zurück.
10-Tage-Regelung und Fälligkeit für Umsatzsteuervorauszahlungen
Eine Umsatzsteuervorauszahlung ergeht aus einer Umsatzsteuervoranmeldung. Die müssen Unternehmen im Jahr ihrer Gründung und im darauf folgenden Kalenderjahr monatlich abgeben. Bis zum 10. Kalendertag des Folgemonats muss die entsprechende Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt eingegangen sein. Die Umsatzsteuervoranmeldung für den September 2020 muss dementsprechend bis zum 10. Oktober 2020 beim Finanzamt eingehen.
Dauerfristverlängerung und 1/11-Sondervorauszahlung
Es ist für Unternehmen jedoch möglich, eine sogenannte Dauerfristverlängerung einzureichen. Damit verschiebt sich die Frist um einen weiteren Monat. Statt am 10. Oktober reicht es damit, die Umsatzsteuervoranmeldung für den September am 10. November einzureichen. Das schafft geraden jungen Unternehmen etwas mehr finanziellen Spielraum.
Damit diese Dauerfristverlängerung vom Finanzamt genehmigt wird, kann es sein, dass dieses eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der vorjährigen Umsatzsteuervorauszahlung verlangt. Zurückgezahlt wird diese Summe schließlich bei der letzten Umsatzsteuervoranmeldung, die ein Unternehmen abgibt.
Die meisten Unternehmen stellt das Finanzamt nach den ersten Jahren auf eine quartalsweise fällige Umsatzsteuervoranmeldung durch. Die Dauerfristverlängerung hat dabei weiter Bestand. So umfasst die Umsatzsteuervoranmeldung nicht nur einzelne Monate, sondern z.B. den Zeitraum von Januar bis März und muss bis zum 10. April bzw. 10. Mai eingereicht werden.
Umsatzsteuervorauszahlung buchen
Umsatzsteuervorauszahlungen und damit Umsatzsteuervoranmeldungen sind eine regelmäßige Aufgabe – anfangs in der Regel monatlich zu erledigen, später quartalsweise. Voraussetzung dafür, dass die entsprechenden Werte korrekt ermittelt und verbucht werden, ist das Sammeln jeder Betriebseinnahme und -ausgabe. Die bilden die Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung. Das Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldungen ist für Unternehmen verpflichtend mit der ELSTER-Software durchzuführen.
Einsatz von Steuer-Software ELSTER & Co.
ELSTER steht für elektronische Steuererklärung und ermöglicht dir neben anderen Steuerthemen die Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldungen. In der Software kannst du das Dokument “Umsatzsteuervoranmeldung” für das jeweilige Jahr auswählen und mit dem Ausfüllen beginnen. Wenn du das Formular ausgefüllt hast, wird die Zahllast automatisch berechnet und dir anschließend vom Finanzamt abgebucht, sodass du hier keine weiteren Aufwände hast.
Um im Dokument für Umsatzsteuervoranmeldungen einen schnellen Durchblick zu gewinnen, haben wir dir die wichtigsten Eingabefelder einmal zusammengefasst:
- Zeile 1 bis 16: In diese Zeilen trägst du deine Basisinformationen wie Namen, Steuer- oder Telefonnummer ein.
- Zeile 19 bis 20: Deine steuerfreien Umsätze bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen hier angegeben werden. Das sind Dienstleistungen oder Produkte, die du innerhalb der EU verkauft hast und auf die in der Regel keine Umsatzsteuer anfallen.
- Zeile 25 bis 28: Hier folgen nun die steuerpflichten Netto-Umsätze. Wichtig ist hierbei jedoch an die Unterscheidung von 19% (aktuell 16%) und 7% (aktuell 5%) Umsatzsteuer zu beachten, je nach Art des Produkts oder der Dienstleistung.
- Zeile 56: In dieser Zeile trägst du nun ein, welchen Betrag du in dem relevanten Zeitraum an Umsatzsteuer bereits bezahlt hast.
Für das aufwendige Sammeln, Sortieren und Verbuchen der einzelnen Einnahmen und Ausgaben nehmen sich viele Selbständige Steuerberater zur Hilfe. Software wie hellotax hilft gerade Amazon-Händlern dabei, alle Einnahmen und Ausgaben im Blick zu haben und dafür zu sorgen, dass nichts verloren geht oder vergessen wird.
Aus den Werten des jeweiligen Abrechnungszeitraums, also in der Regel monatlich oder quartalsweise, ergibt sich aus den Umsatzsteuervoranmeldungen die zu tätigende Umsatzsteuervorauszahlung. Nach Einreichen dieser Voranmeldungen bucht das Finanzamt die entsprechende Vorauszahlung einfach vom Konto des Selbständigen ab. So wird keine Zahlung vergessen und es kommt nicht zur Zahlung von Verzugszinsen.
Umsatzsteuervorauszahlungen bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Dezember
Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist der konkrete Zahlungseingang bzw. -ausgang maßgeblich, nicht das Datum der Rechnungsstellung. Ausnahme stellen dabei Zahlungen bzw. Zahlungseingänge dar, die regelmäßig kurz nach dem Stichtag stattfinden. Umsatzsteuerzahlungen aus dem 4. Quartal eines Jahres, die eigentlich erst am 10. Januar des Folgejahres bezahlt werden müssen, werden bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung trotzdem zum vorigen Jahr hinzugerechnet, obwohl der Zahlungsabfluss erst im darauffolgenden Jahr passiert.
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Fazit
Wenn du nicht gerade von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst oder aus anderen Gründen, keine Umsatzsteuer abführst, zählen die Umsatzsteuervoranmeldungen und -vorauszahlungen zu deinen häufigsten Aufgaben in der Buchhaltung. Um mögliche Strafen bzw. Verzugszinsen zu vermeiden, ist es von großer Bedeutung, die Fristen einzuhalten. Über Fristverlängerungen ist es möglich, finanziell flexibler aufgestellt zu sein. Software wie hellotax kann dabei helfen, die Voranmeldungen zu vereinfachen und dir Zeit zu sparen, die du stattdessen in dein Business investieren kannst.