Umsatzsteuervoranmeldung mit Hilfe von Software: Wie dich Tools bei der Abgabe unterstützen

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist für jeden Unternehmer (ausgenommen Kleinunternehmer) eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe. Jeden Monat oder jedes Quartal – oder in Ausnahmefällen jedes Jahr – muss sie beim Finanzamt eingereicht werden. Eine Software kann dir dabei helfen, die Umsatzsteuervoranmeldung zu vereinfachen oder sogar zu automatisieren, damit du Zeit und Aufwand sparst. Wir zeigen dir, wie.

Mit ELSTER Umsatzsteuervoranmeldung einreichen

Die gängige Methode, deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen, ist mit ELSTER – der offiziellen Steuersoftware des deutschen Finanzamtes. Neben ELSTER gibt es noch weitere Möglichkeiten, die oftmals intuitiver sind und zum größtenteils automatisiert arbeiten, sodass du Zeit sparen kannst und mögliche menschliche Fehler vermeiden. Im ersten Schritt widmen wir uns aber der klassischen Methode: ELSTER.

ELSTER-Zugang beantragen

Heutzutage ist das Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung nur noch auf digitalem Wege möglich. Lediglich in Ausnahmefällen ist es noch möglich, die Voranmeldungen postalisch einzureichen. Eine Genehmigung dafür muss im Vorfeld beantragt werden und ihr muss stattgegeben werden. Andernfalls wird die Umsatzsteuervoranmeldung nur per digitaler Meldung zugelassen. Um die Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einzuhalten, empfehlen wir dir, mindestens einen Monat vor Abgabefrist deinen ELSTER-Zugang zu beantragen. Denn bis du ihn erhältst, kann viel Zeit vergehen.

Deinen ELSTER-Zugang kannst du online beantragen. Halte dafür deine persönliche Identifikationsnummer und deine E-Mail-Adresse bereit. Falls du deine Identifikationsnummer vom Finanzamt verlegt hast, kannst du diese hier neu anfordern. Wenn du den Registrierungsvorgang auf der Website abgeschlossen hast, erhältst du eine E-Mail zur Bestätigung deiner Registrierung.

Nach der Bestätigung wird dein Antrag auf den ELSTER-Zugang bearbeitet. Das Finanzamt lässt dir nun postalisch einen Aktivierungscode zukommen. Das dauert in der Regel einige Tage bis wenige Wochen, weshalb es ratsam ist, den ELSTER-Zugang rechtzeitig zu beantragen. Mit der Online-Eingabe deines zugesandten Aktivierungscodes kannst du dir eine Zertifikatsdatei erstellen lassen. Mit dieser meldest du dich künftig bei ELSTER an. Sie dient dem Finanzamt als Möglichkeit zur Identifikation deiner Person – damit nur du selbst deine Steuern einreichen kannst und kein Betrug stattfindet.

Umsatzsteuervoranmeldung einreichen

Nun, da du deinen ELSTER-Zugang hast, kannst du dir entweder die ELSTER-Software downloaden oder das Tool über die Website nutzen. In beiden Fällen musst du zunächst deine Zertifikatsdatei auswählen und hochladen, sowie deine PIN eingeben, um dich erfolgreich zu authentifizieren und mit dem Einreichen deiner Umsatzsteuervoranmeldung beginnen zu können.

Wähle dafür nun das Formular Umsatzsteuervoranmeldung aus und beginne mit dem Ausfüllen der Basisdaten: 

• allgemeine Unternehmensangaben 
• sowie die Auswahl des Voranmeldezeitraums, für den die Anmeldung erfolgen soll. 

Nur so kann das Finanzamt die Umsatzsteuervoranmeldung dem richtigen Unternehmen und dem richtigen Zeitraum zuordnen. 

Erst im Anschluss folgen die entscheidenden Angaben zur eingenommen Umsatzsteuer und ausgegebenen Vorsteuer. Wie du diese im Detail mit ELSTER hinterlegst, verraten wir dir im entsprechenden Artikel zur Umsatzsteuervoranmeldung-Anleitung. Außerdem haben wir für dich eine ausführliche Ausfüllhilfe bereitgestellt, damit du für jede Zeile weißt, welche Eingaben du einzutragen hast. 

Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln

Hast du das Formular mit Hilfe der oben stehenden Anleitungen ausgefüllt, musst du deine Umsatzsteuervoranmeldung nun noch beim Finanzamt einreichen. Sind alle Pflichtangaben vorgenommen, wird eine automatische Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Außerdem musst du deinen PIN zur Bestätigung eingeben. Ist das passiert, wird deine Umsatzsteuervoranmeldung an dein Finanzamt übermittelt. 

Wir empfehlen dir, das Übertragungsprotokoll, das nun generiert wird, zu sichern und aufzubewahren. Für den Fall, dass das Finanzamt die Voranmeldung nicht erhält oder dir vorwirft, sie nicht erhalten zu haben, kannst du so einen Beleg für die fristgerechte Übermittlung vorlegen und die Zweifel aus dem Weg räumen.

Software für Umsatzsteuervoranmeldung: hellotax – Diese Funktionen sind kostenlos

Wer gegen geltendes Steuerrecht verstößt, muss mindestens mit monetären Strafen rechnen – und kann in besonders schweren Fällen sogar zu einem Gefängnisaufenthalt verurteilt werden. Gerade junge Unternehmen können unter finanziellen Strafen schnell leiden, wenn noch keine Rücklagen vorhanden sind und jeder Euro ins Business investiert werden muss.

Dementsprechend wichtig ist es, seine Fristen und Steuern immer im Blick zu behalten. Verspätetes Übermitteln von Umsatzsteuervoranmeldung kann Verspätungszuschläge von 10% nach sich ziehen. Verspätetes Begleichen der Steuerschuld hat Strafen von 1% pro Monat zur Folge. Je nach Umsatzsteuerzahllast können so schnell hohe Zusatzkosten entstehen, die sich leicht vermeiden lassen.

Die Umsatzsteuersoftware von hellotax ist genau dafür da: Sie macht es dir einfach, deine Umsatzsteuer im Blick zu behalten und immer zu wissen, wann du sie einzureichen hast und wie hoch sie sein wird. Sie erinnert dich automatisch an die Fristen, bereitet dir die Voranmeldung automatisiert vor und gibt sie zur Prüfung an unsere Steuerberater weiter, die sie ebenfalls kontrollieren. hellotax übermittelt deine Umsatzsteuervoranmeldung automatisch und ganz ohne den Einsatz von ELSTER ans Finanzamt – und die Steuerschuld begleichen kannst du ebenfalls aus hellotax heraus.

Durch eine Anbindung, unter anderem an Amazon FBA, gehen alle Rechnungen automatisch in der kostenfreien Version unserer Steuersoftware ein – ganz gleich, ob es sich um Verkäufe, Rückerstattungen, Bewegungen oder Ausgaben handelt. Deine Umsatzsteuer wird automatisch aus diesen Rechnungen heraus berechnet. Außerdem behält die Software deine Lieferschwellen im Blick und benachrichtigt dich automatisch per E-Mail, wenn die welche zu übersteigen drohst. Eine ausführliche Liste zu den Funktionen der kostenlosen Steuersoftware findest du hier. 

Mit der Software von hellotax Umsatzsteuervoranmeldung immer fristgerecht einreichen

Ergänzend zur kostenfreien Funktionalität der Steuersoftware kannst du in der kostenpflichtigen Version automatisiert Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und beim Finanzamt einreichen lassen. Dabei werden die Voranmeldungen automatisiert und fristgerecht vorbereitet, durch die künstliche Intelligenz der Software und anschließend durch unsere Steuerberater überprüft und dir zur Übertragung vorgelegt. 

Anschließend bekommst du per E-Mail einen Hinweis auf die zu zahlende Steuer, die du über die Software direkt überweisen kannst. So verpasst du keine Frist mehr und sparst dir damit mögliche Säumniszuschläge. 

Fazit

Dadurch, dass die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich einreichen musst, kostet sie dich viel Zeit. Besonders, wenn du diese selbst vornimmst und die entsprechenden Ergebnisse bei ELSTER händisch eintragen und an das Finanzamt übertragen musst. Software wie hellotax hilft dir dabei, diese Aufgabe zu automatisieren, damit du Zeit sparst und mögliche Strafzahlungen vermeidest. Zudem sparst du dir so einen Steuerberater für die Umsatzsteuer und damit weitere Kosten und Aufwand für die Abwicklung.