Die Dauer einer Umsatzsteuerregistrierung kann je nach EU-Land stark variieren – in der Regel zwischen 2 bis 12 Wochen. In diesem Artikel erfährst du alles über die Bearbeitungszeiten, typische Verzögerungsgründe und wie Hellotax dich durch den gesamten Registrierungsprozess begleitet.
Maria
Last Updated on 14 Juli 2025Dein Start mit hellotax: So läuft die USt.-Registrierung ab
Sobald du dich für die Umsatzsteuerregistrierung mit Hellotax entscheidest, begleitet dich unser Registrierungsassistent Schritt für Schritt:
- Willkommensgespräch: Persönliches Gespräch mit deinem Account Manager und Registrierungsassistenten zur Erklärung des Ablaufs bei Hellotax.
- Dokumentenübersicht per E-Mail: Du erhältst eine Checkliste aller benötigten Unterlagen. Wenn du Zeit zum Sammeln benötigst, erinnern wir dich automatisch.
- Einreichung der Dokumente: Nach Prüfung durch unsere Steuerexperten bereiten wir die Registrierung bei der jeweiligen Steuerbehörde vor, inklusive der nötigen Vollmachten (LOA), die du unterschreiben musst.
Welche Unterlagen werden für die Umsatzsteuerregistrierung benötigt?
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land. In der Regel werden folgende Dokumente benötigt:
- Gültige Reisepasskopien
- Umsatzsteuerzertifikat des Heimatlandes (max. 6 Monate alt)
- Handelsregisterauszug oder Unternehmenszertifikat (max. 6 Monate alt)
- Nachweis über aktuelle Geschäftsführung
- Muster des offiziellen Firmenbriefpapiers
- Gesellschaftsvertrag / Satzung (je nach Gesellschaftsform)
- Certificate of Incorporation oder Auszug aus dem Unternehmensregister
- Vollmacht + Passkopie des Geschäftsführers
Wichtig: Viele Unterlagen müssen von einem vereidigten Übersetzer ins Italienische oder andere Sprachen übersetzt und notariell beglaubigt werden!
Durchschnittliche Bearbeitungszeiten pro Land (2025)
| Land | Durchschnittliche Bearbeitungszeit |
|---|---|
| 🇦🇹 Österreich | 6–8 Wochen |
| 🇨🇿 Tschechien | 8 Wochen |
| 🇫🇷 Frankreich | 3 Monate |
| 🇩🇪 Deutschland | 8–12 Wochen |
| 🇮🇹 Italien | 8–9 Wochen |
| 🇳🇱 Niederlande | 3 Monate |
| 🇵🇱 Polen | 6 Wochen |
| 🇪🇸 Spanien | 3 Monate |
| 🇸🇰 Slowakei | 12 Wochen |
| 🇸🇪 Schweden | 4 Monate |
| 🇬🇧 Vereinigtes Königreich | 6–8 Wochen |
Was kann die Umsatzsteuerregistrierung verzögern?
Trotz unserer Unterstützung können folgende Faktoren die Bearbeitung verzögern:
- ❌ Unvollständige oder veraltete Dokumente
- 🔍 Zusätzliche Prüfungen durch Steuerbehörden (z. B. bei Nicht-EU-Unternehmen)
- 📨 Anfragen an ausländische Behörden (z. B. VIES-Prüfung)
- 📃 Fehlende oder fehlerhafte Übersetzungen und Beglaubigungen
Hellotax sorgt dafür, dass alle Dokumente gleich beim ersten Mal korrekt und vollständig eingereicht werden.
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Warum unterscheiden sich die Bearbeitungszeiten so stark?
Jedes EU-Land hat ein eigenes Steuersystem mit unterschiedlichen:
- Verwaltungsprozessen
- Betrugspräventionsmaßnahmen
- Bearbeitungskapazitäten
Beispiel:
- Frankreich und Spanien prüfen besonders gründlich → längere Wartezeiten
- Deutschland: Bearbeitung erfolgt dezentral durch lokale Finanzämter
- Polen und Österreich: Bei vollständigen Unterlagen oft zügige Bearbeitung
Kann ich vor Erhalt meiner USt-ID mit dem Verkauf starten?
Technisch ja, aber mit Vorsicht!
Solange du keine gültige USt-ID hast, kannst du keine umsatzsteuerkonformen Rechnungen stellen. Das kann zu:
- Korrekturrechnungen
- Rückwirkenden Zahlungen
- Strafen oder Nachforderungen führen
Sprich mit deinem Steuerberater bei Hellotax, bevor du startest.
Update 2025: EU-weite Maßnahmen gegen Umsatzsteuerbetrug
Seit Juni 2025 gibt es strengere Prüfungen bei der grenzüberschreitenden Registrierung. Daher ist es wichtiger denn je, dass:
- Alle Dokumente aktuell und korrekt sind
- Registrierungen und USt-Zertifikate regelmäßig überprüft werden
👉 Vermeide Verzögerungen, Bußgelder oder Ablehnungen
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