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Polen ist ein wichtiger Fulfillment-Standort für den europäischen E-Commerce – insbesondere für Unternehmen, die Amazon FBA nutzen.

Eine Umsatzsteuerregistrierung in Polen ist für ausländische Händler grundsätzlich erforderlich, wenn sie Waren in Polen lagern oder Transaktionen durchführen, die lokale VAT-Pflichten auslösen.

Die konkreten Registrierungspflichten hängen jedoch davon ab, wo das Unternehmen ansässig ist, welche Transaktionen durchgeführt werden und ob bestimmte Ausnahmen anwendbar sind.

Seit 2025 können beispielsweise qualifizierte Kleinunternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat im Rahmen der EU-KMU-Regelung (SME Scheme) von der polnischen Umsatzsteuerbefreiung profitieren.

Dieser Guide erklärt, wann eine VAT-Registrierung in Polen erforderlich ist, wie die Registrierung über VAT-R und NIP funktioniert, wann eine Fiskalvertretung benötigt wird, welche Dokumente erforderlich sein können und welche Meldepflichten nach der Registrierung entstehen.

Die polnische VAT-Nummer selbst wird von der polnischen Steuerverwaltung Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) vergeben.

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Wann benötige ich eine Umsatzsteuerregistrierung in Polen?

Grund 1: Sie lagern Waren in Polen

Wenn ein ausländischer Händler Waren in Polen lagert, entstehen unter dem normalen Umsatzsteuersystem grundsätzlich polnische VAT-Registrierungs- und Meldepflichten.

Dabei spielt es keine entscheidende Rolle, ob die Waren:

• in einem Amazon-Fulfillment-Center,
• bei einem 3PL-Dienstleister oder
• in einem eigenen Lager

aufbewahrt werden.

Wenn Sie Ihre eigenen Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat nach Polen verlagern, handelt es sich grundsätzlich um eine innergemeinschaftliche Lieferung im Abgangsland und einen entsprechenden innergemeinschaftlichen Erwerb in Polen.

Händler sollten ihre Registrierungspflichten deshalb prüfen, bevor Waren nach Polen verlagert werden – auch wenn noch kein einziger Verkauf an einen polnischen Kunden stattgefunden hat.

Bei bestimmten Befreiungen oder Vereinfachungsregelungen kann die Behandlung abweichen. Warenbewegungen und spätere Verkäufe müssen daher getrennt betrachtet werden.

Grund 2: Sie nutzen Amazon FBA, Pan-EU oder Central Europe Fulfilment

Amazon Pan-European FBA und andere Fulfillment-Programme können dazu führen, dass Amazon den Lagerbestand eines Händlers in Polen aufbewahrt.

Unter dem normalen VAT-System führt die Lagerung in einem polnischen Fulfillment-Center grundsätzlich zu lokalen VAT-Pflichten – auch wenn das Unternehmen in einem anderen EU-Land ansässig ist.

Bevor Sie zusätzliche Fulfillment-Länder aktivieren, sollten Sie deshalb sowohl Ihre Amazon-Einstellungen als auch die tatsächlichen Warenbewegungen überprüfen.

Beispiel

Ein deutscher Händler nutzt Amazons Central-Europe-Fulfillment-Struktur und verlagert Ware:

Deutschland → Polen

Diese Warenbewegung führt grundsätzlich zu einem innergemeinschaftlichen Erwerb in Polen.

Werden die Waren anschließend aus dem polnischen Lager verkauft, können weitere lokale Meldepflichten entstehen.

Eine deutsche VAT-Nummer oder eine OSS-Registrierung ersetzt nicht automatisch eine erforderliche polnische VAT-Registrierung.

Grund 3: Sie überschreiten die EU-weite 10.000-€-Schwelle und nutzen OSS nicht

Seit dem 1. Juli 2021 gilt für bestimmte innergemeinschaftliche Fernverkäufe und bestimmte Telekommunikations-, Rundfunk-, Fernseh- und elektronische Dienstleistungen eine gemeinsame EU-weite Schwelle von 10.000 €.

Sie gilt unter bestimmten Voraussetzungen für Steuerpflichtige, die nur in einem EU-Mitgliedstaat ansässig sind.

Wird die Schwelle überschritten, wird die Umsatzsteuer grundsätzlich im Land des Kunden fällig.

Für Verkäufe nach Polen können Sie dann entweder:

• sich in Polen registrieren oder
• die polnische Umsatzsteuer über den One Stop Shop (OSS) melden.

Grund 4: Andere steuerpflichtige Aktivitäten in Polen

Auch andere Tätigkeiten können eine polnische VAT-Registrierung erforderlich machen, darunter:

• bestimmte inländische B2B-Lieferungen,
• innergemeinschaftliche Erwerbe,
• Importe mit anschließenden steuerpflichtigen Verkäufen in Polen,
• bestimmte Dienstleistungen im Zusammenhang mit polnischen Immobilien.

Nicht jede Transaktion führt jedoch automatisch zu einer Registrierungspflicht.

Bei bestimmten Leistungen eines nicht in Polen ansässigen Unternehmens kann beispielsweise das polnische Reverse-Charge-Verfahren dazu führen, dass der polnische Geschäftskunde die Umsatzsteuer abrechnet.

Bei Importen hängt die Behandlung außerdem davon ab, wer als Importeur auftritt und welche Transaktionen anschließend stattfinden.

Wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Erwerbe durchführen, kann außerdem eine VAT-UE-Registrierung erforderlich sein.

Diese erfolgt über das Formular VAT-R und ermöglicht die Anerkennung Ihrer polnischen VAT-Nummer für innergemeinschaftliche Transaktionen über das europäische VIES-System.

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Gilt die VAT-Befreiungsgrenze von 240.000 PLN auch für ausländische Händler?

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die polnische nationale Umsatzsteuerbefreiungsgrenze für Kleinunternehmen 240.000 PLN statt zuvor 200.000 PLN.

Die normale nationale Befreiung gilt grundsätzlich für in Polen ansässige Unternehmen.

Seit dem 1. Januar 2025 können jedoch auch qualifizierte Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat über die grenzüberschreitende EU-KMU-Regelung von der polnischen VAT-Befreiung profitieren.

Dafür müssen grundsätzlich folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Unternehmen ist in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig.
• Der EU-weite Jahresumsatz beträgt im aktuellen und vorherigen Kalenderjahr höchstens 100.000 €.
• Die geltende polnische nationale Umsatzgrenze wird nicht überschritten.
• Es werden keine von der Befreiung ausgeschlossenen Tätigkeiten ausgeübt.
• Das erforderliche Meldeverfahren im Mitgliedstaat der Niederlassung wird abgeschlossen und die entsprechende EX-Identifikationsnummer erteilt.

Qualifizierte Unternehmen können bestimmte Umsätze damit ausführen, ohne sich als aktiver VAT-Steuerpflichtiger in Polen registrieren zu müssen.

Bestimmte Transaktionen – insbesondere innergemeinschaftliche Erwerbe – können trotzdem separate Registrierungs- oder Meldepflichten auslösen.

Unternehmen außerhalb der EU, beispielsweise aus den USA oder Großbritannien, können diese grenzüberschreitende EU-KMU-Regelung nicht nutzen.

Daneben existiert für bestimmte Erwerber eine separate Schwelle von 50.000 PLN pro Jahr für innergemeinschaftliche Erwerbe.

Diese ist jedoch keine allgemeine Freigrenze für Amazon-FBA-Händler, bis zu der eigene Waren im Wert von 50.000 PLN ohne Prüfung der polnischen VAT-Pflichten nach Polen transferiert werden könnten.

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Benötige ich einen Fiskalvertreter in Polen?

Das hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen ansässig ist.

Unternehmen mit Sitz in der EU

Keine Fiskalvertretung erforderlich.

Unternehmen aus Großbritannien, Nordirland oder Norwegen

Diese Unternehmen sind aufgrund der entsprechenden polnischen Regelung von der Verpflichtung zur Fiskalvertretung ausgenommen und können unter den vorgesehenen Bedingungen ohne Fiskalvertreter agieren.

Andere Nicht-EU-Unternehmen

Unternehmen beispielsweise aus:

• USA,
• China,
• Schweiz,
• Türkei

benötigen grundsätzlich einen polnischen Fiskalvertreter, wenn sie weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung innerhalb der EU haben und sich als aktiver VAT-Steuerpflichtiger in Polen registrieren müssen.

Der polnische Fiskalvertreter haftet gesamtschuldnerisch für die entsprechenden VAT-Pflichten.

Deshalb handelt es sich bei der Bestellung nicht einfach um eine Unterschrift auf einem Formular, sondern um eine formelle Vereinbarung.

Nach den Erfahrungen von hellotax erwartet das Finanzamt üblicherweise, dass die Vereinbarung über die Fiskalvertretung notariell beglaubigt wird, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann.

Während des Registrierungsprozesses können weitere Dokumente oder Formalitäten verlangt werden.

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Wie sieht eine polnische VAT-Nummer aus?

Merkmal	Polen
Offizielle Bezeichnung	Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)
Ländercode	PL
Aufbau	PL + 10 Ziffern
Beispiel	PL0123456789
Innergemeinschaftliche Transaktionen	NIP mit PL-Präfix nach VAT-UE-Registrierung
Bestätigung	VAT-5UE
Ausstellende Behörde	Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)

Polen verwendet grundsätzlich eine einheitliche NIP als Steueridentifikationsnummer.

Das Präfix PL kennzeichnet die Nummer im Rahmen innergemeinschaftlicher EU-Transaktionen.

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Welche Dokumente werden für die VAT-Registrierung in Polen benötigt?

Ausländische Unternehmen müssen Unterlagen vorlegen, die das Unternehmen identifizieren, seinen rechtlichen Status bestätigen und die geplanten steuerpflichtigen Aktivitäten in Polen erläutern.

Welche Dokumente konkret verlangt werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen und möglichen zusätzlichen Prüfungen des zuständigen Finanzamts ab.

Folgende Unterlagen können erforderlich sein:

• aktueller Handelsregisterauszug,
• Gesellschaftsvertrag oder vergleichbare Gründungsunterlagen,
• Nachweis der steuerlichen Registrierung im Heimatland, sofern relevant,
• Beschreibung der geplanten steuerpflichtigen Aktivitäten in Polen,
• Lagerverträge,
• Informationen zu Amazon Fulfillment,
• Nachweise über Warenbewegungen,
• Angaben zur vertretungsberechtigten Person,
• Vereinbarung über die Fiskalvertretung, falls erforderlich,
• polnische Übersetzungen relevanter Dokumente,
• gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen.

Das Finanzamt kann während des Registrierungsprozesses zusätzliche Nachweise verlangen.

Eine Vereinbarung über ein polnisches Bankkonto oder mit einem polnischen Buchhaltungsbüro kann in bestimmten Fällen relevant sein. Diese Dokumente sollten jedoch nicht als allgemeine gesetzliche Pflicht für jeden ausländischen Antragsteller dargestellt werden.

Die VAT-R-Anmeldung selbst ist kostenlos.

Eine optionale offizielle Bestätigung der VAT-Registrierung kostet 170 PLN.

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VAT-Registrierung in Polen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Registrierungspflicht feststellen

Ermitteln Sie zunächst, welche Ihrer Transaktionen polnische VAT-Pflichten auslösen.

Für E-Commerce-Unternehmen können dazu gehören:

• Warenverlagerungen nach Polen,
• lokale Verkäufe,
• innergemeinschaftliche Erwerbe,
• Importe.

Prüfen Sie vor der Registrierung außerdem, ob eine Befreiung oder Reverse-Charge-Regelung anwendbar ist.

Schritt 2: Prüfen, ob eine Fiskalvertretung erforderlich ist

Unternehmen außerhalb der EU können verpflichtet sein, einen polnischen Fiskalvertreter zu bestellen.

EU-Unternehmen und qualifizierte Unternehmen, die unter eine polnische Ausnahme fallen, benötigen grundsätzlich keinen.

Schritt 3: Polnische Steueridentifikationsnummer erhalten

Für die VAT-Registrierung wird eine polnische NIP benötigt.

Besitzt Ihr Unternehmen noch keine NIP, muss zunächst das entsprechende Identifikationsverfahren abgeschlossen werden.

Schritt 4: Dokumente vorbereiten

Stellen Sie Ihre Unternehmensunterlagen und Nachweise über die geplanten Tätigkeiten in Polen zusammen.

Abhängig vom Einzelfall können zusätzliche Dokumente und polnische Übersetzungen erforderlich sein.

Schritt 5: VAT-R einreichen

Die Registrierung für die polnische Umsatzsteuer erfolgt über das Formular VAT-R.

Wenn eine Registrierung erforderlich ist, sollte der Antrag grundsätzlich vor der ersten steuerpflichtigen Tätigkeit gestellt werden, die eine Registrierung auslöst.

Schritt 6: Für innergemeinschaftliche Transaktionen registrieren

Falls erforderlich, wird über VAT-R auch die VAT-UE-Registrierung vorgenommen.

Dies ist besonders wichtig für Amazon-Händler, die Lagerbestand zwischen verschiedenen EU-Mitgliedstaaten bewegen.

Schritt 7: Rückfragen des Finanzamts beantworten

Die polnische Steuerverwaltung kann zusätzliche Dokumente oder Erläuterungen verlangen.

Ausländische Händler sollten sicherstellen, dass entsprechende Schreiben zeitnah bearbeitet werden und die Angaben mit der tatsächlichen Geschäftstätigkeit übereinstimmen.

Schritt 8: Registrierungsdaten aktuell halten

Nach erfolgreicher Registrierung müssen Unternehmens- und VAT-Daten aktuell gehalten werden.

Änderungen sind innerhalb der jeweils geltenden gesetzlichen Fristen über das entsprechende Verfahren zu melden.

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Wie lange dauert die VAT-Registrierung in Polen?

Nach den Erfahrungen aus den Fällen von hellotax dauert eine polnische VAT-Registrierung typischerweise 2 bis 6 Wochen.

Bei vollständig vorbereiteten Unterlagen sind etwa vier Wochen üblich.

Häufige Gründe für Verzögerungen sind:

• fehlende beglaubigte Übersetzungen,
• nicht notariell beglaubigte Vereinbarung zur Fiskalvertretung,
• unbeantwortete Rückfragen des Finanzamts.

Viele dieser Verzögerungen lassen sich bereits durch eine sorgfältige Vorbereitung vermeiden.

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Was passiert, wenn ich OSS nutze?

Der Union One Stop Shop (OSS) ermöglicht es, bestimmte grenzüberschreitende B2C-Verkäufe über eine einzige vierteljährliche Meldung im Mitgliedstaat der Identifizierung zu erklären.

Dadurch entfällt für diese Fernverkäufe die Notwendigkeit, sich ausschließlich aufgrund der Verkäufe in jedem einzelnen Zielland separat zu registrieren.

OSS beseitigt jedoch keine polnische VAT-Registrierungspflicht, die durch die Lagerung von Waren in Polen entsteht.

Werden Waren aus einem polnischen Lager an polnische Kunden verkauft, handelt es sich grundsätzlich um inländische Lieferungen, die in der polnischen VAT-Erklärung zu berücksichtigen sind.

Eine Ausnahme kann gelten, wenn Amazon im Rahmen der Marketplace-Regeln als fiktiver Lieferer bzw. Deemed Supplier behandelt wird und selbst für die VAT-Abrechnung der entsprechenden Marketplace-Transaktion verantwortlich ist.

Viele FBA-Händler mit Warenbestand in Polen und sowohl nationalen als auch grenzüberschreitenden Verkäufen müssen deshalb polnische VAT und OSS parallel verwalten:

Polnische VAT-Nummer:
für lokale Transaktionen und Warenbewegungen.

OSS:
für qualifizierte grenzüberschreitende B2C-Verkäufe.

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Führt Amazon die polnische Umsatzsteuer für Händler ab?

Unter den EU-Regeln für sogenannte Deemed Suppliers kann Amazon bei bestimmten über den Marketplace abgewickelten Transaktionen dafür verantwortlich sein, die Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen.

Wenn beispielsweise ein außerhalb der EU ansässiger Händler Waren, die sich bereits innerhalb der EU befinden, über Amazon an einen Verbraucher verkauft, kann der Marketplace für VAT-Zwecke als Lieferer gelten.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Amazon sämtliche VAT-Pflichten des Händlers übernimmt.

Ausländische E-Commerce-Unternehmen können weiterhin Pflichten haben im Zusammenhang mit:

• Importen nach Polen,
• Verlagerungen eigener Waren zwischen EU-Mitgliedstaaten,
• innergemeinschaftlichen Erwerben,
• Verkäufen über Shopify oder den eigenen Onlineshop,
• Transaktionen außerhalb der Deemed-Supplier-Regelung.

Ein US-Unternehmen, das Waren in Polen lagert, kann daher weiterhin polnische VAT-Meldepflichten haben, auch wenn Amazon die VAT bestimmter Marketplace-Verkäufe abrechnet.

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Pflichten nach der VAT-Registrierung in Polen

Der polnische Standard-Umsatzsteuersatz beträgt 23 %.

Für qualifizierte Waren und Dienstleistungen gelten ermäßigte Sätze von 8 % und 5 %.

Für qualifizierte innergemeinschaftliche Lieferungen und Exporte kann unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen und Dokumentationspflichten ein Satz von 0 % gelten.

Verpflichtung	Was ist das?	Frist
JPK_V7M	Kombinierte VAT-Erklärung und Aufzeichnungsdatei für monatliche Steuerpflichtige	25. Tag des Folgemonats
JPK_V7K	Quartalsweise Abrechnung; Aufzeichnungsteil wird in den ersten beiden Monaten weiterhin monatlich übermittelt	Jeweils zum 25.; Quartalsteile zum 25. April, 25. Juli, 25. Oktober und 25. Januar
VAT-UE	Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Transaktionen	Grundsätzlich monatlich bis zum 25. des Folgemonats
KSeF	Polnisches nationales System für strukturierte elektronische Rechnungen	Einführung stufenweise seit Februar/April 2026; Anwendbarkeit hängt vom Unternehmen ab

Seit dem 1. Februar 2026 gelten außerdem die neuen Strukturen JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3).

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Gilt KSeF für ausländische Amazon-Händler?

Eine polnische VAT-Nummer bedeutet nicht automatisch, dass ein ausländisches E-Commerce-Unternehmen Rechnungen über das polnische nationale E-Invoicing-System KSeF ausstellen muss.

Die verpflichtende KSeF-Rechnungsstellung wurde stufenweise eingeführt:

• ab 1. Februar 2026 für Unternehmen, deren Bruttoumsatz 2024 mehr als 200 Mio. PLN betrug,
• ab 1. April 2026 für weitere Unternehmen, die unter die Verpflichtung fallen,
• bis Ende 2026 gilt unter bestimmten Voraussetzungen eine Übergangsausnahme, wenn die relevanten monatlichen Bruttoumsätze aus Rechnungen höchstens 10.000 PLN betragen.

Ausländische Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen sind grundsätzlich von der verpflichtenden Ausstellung über KSeF ausgenommen.

Auch bei einer polnischen festen Niederlassung kann eine Ausnahme gelten, wenn diese Niederlassung nicht an der betreffenden Lieferung beteiligt ist.

Rechnungen an Privatkunden sind ebenfalls von der verpflichtenden KSeF-Ausstellung ausgenommen.

Wichtig für Amazon-Händler:

Allein die Lagerung von Waren in einem Amazon-Fulfillment-Center bedeutet nicht automatisch, dass der Händler eine feste Niederlassung in Polen besitzt.

Das muss anhand der konkreten VAT-Regeln und tatsächlichen Unternehmensstruktur beurteilt werden.

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Häufige Fehler bei der VAT-Registrierung in Polen

1. Waren werden gelagert, bevor die VAT-Pflichten geprüft wurden

Amazon-FBA-Händler sollten ihre polnischen Registrierungspflichten klären, bevor Amazon Waren in ein polnisches Fulfillment-Center verlagert.

2. Es wird angenommen, dass OSS alle polnischen Transaktionen abdeckt

OSS gilt grundsätzlich für qualifizierte grenzüberschreitende B2C-Verkäufe.

Nicht automatisch abgedeckt sind beispielsweise:

• lokale Verkäufe,
• Warenbewegungen,
• innergemeinschaftliche Erwerbe.

3. Die EU-KMU-Befreiung wird ignoriert

Qualifizierte EU-Unternehmen können von der grenzüberschreitenden SME-Befreiung profitieren.

Die Voraussetzungen müssen jedoch sorgfältig geprüft werden – insbesondere bei Warenbewegungen und innergemeinschaftlichen Erwerben.

4. Unvollständige Registrierungsunterlagen

Fehlende Unternehmensinformationen, unzureichende Nachweise der geplanten steuerpflichtigen Tätigkeit oder fehlende Übersetzungen können die Registrierung verzögern.

5. Fiskalvertretung wird übersehen

Bestimmte Nicht-EU-Unternehmen benötigen einen Fiskalvertreter.

Vor Beginn der Registrierung sollte geprüft werden, ob eine Ausnahme anwendbar ist.

6. VAT-UE wird vergessen

Eine polnische VAT-Registrierung bedeutet nicht automatisch, dass das Unternehmen auch vollständig für innergemeinschaftliche Transaktionen registriert ist.

7. Es wird angenommen, dass Amazon alle VAT-Pflichten übernimmt

Die Deemed-Supplier-Regeln gelten nur für bestimmte Transaktionen.

Händler müssen weiterhin ihre eigenen Pflichten in Bezug auf Lagerbestand, Importe und Verkäufe außerhalb des Marketplaces prüfen.

8. Es wird angenommen, dass KSeF automatisch gilt

Ausländische Unternehmen mit polnischer VAT-Registrierung können abhängig von ihrem Sitz und dem Status einer möglichen festen Niederlassung von der verpflichtenden KSeF-Rechnungsstellung ausgenommen sein.

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FAQ – Umsatzsteuerregistrierung in Polen

Welche Umsatzsteuersätze gelten in Polen?

Der Standardsatz beträgt 23 %.

Ermäßigte Sätze von 8 % und 5 % gelten für bestimmte Waren und Dienstleistungen.

Unter Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen kann für innergemeinschaftliche Lieferungen und Exporte ein Umsatzsteuersatz von 0 % gelten.

Wie häufig müssen VAT-Erklärungen in Polen eingereicht werden?

Die monatliche Meldung über JPK_V7M ist der Standard und grundsätzlich bis zum 25. des Folgemonats fällig.

Für qualifizierte Steuerpflichtige ist eine quartalsweise Abrechnung über JPK_V7K möglich. Der Aufzeichnungsteil muss für die ersten beiden Monate des Quartals jedoch weiterhin monatlich übermittelt werden.

Welches Finanzamt ist für ausländische Händler zuständig?

Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen werden vom:

Second Revenue Office Warszawa-Śródmieście
ul. Jagiellońska 15
03-719 Warszawa

betreut.

Benötige ich eine polnische VAT-Nummer, wenn ich bereits OSS nutze?

Ja, wenn Sie Waren in Polen lagern und dadurch eine lokale Registrierungspflicht entsteht.

OSS deckt grenzüberschreitende Fernverkäufe ab, aber nicht automatisch inländische Lieferungen aus polnischem Lagerbestand oder innergemeinschaftliche Verlagerungen eigener Waren nach Polen.

Benötigt mein Unternehmen ein polnisches Bankkonto?

Eine Vereinbarung über ein polnisches Bankkonto gehört nach dem Artikel zu den Unterlagen, die in der Praxis bei nicht ansässigen Registrierungen als Nachweis tatsächlicher Aktivitäten relevant sein können.

Die konkreten Anforderungen sollten jedoch für den jeweiligen Registrierungsfall geprüft werden.

Führt Amazon die polnische VAT für Händler ab?

Bei bestimmten Transaktionen kann Amazon aufgrund der EU-Deemed-Supplier-Regeln für die Erhebung und Abführung der VAT verantwortlich sein.

Beispielsweise kann dies gelten, wenn ein außerhalb der EU ansässiger Händler Waren, die sich bereits in Polen befinden, über Amazon an einen EU-Verbraucher verkauft.

Der Händler kann dennoch eine polnische VAT-Registrierung für Warenbewegungen, innergemeinschaftliche Erwerbe, Importe und andere Transaktionen benötigen.

Können EU-Händler die polnische Kleinunternehmerbefreiung nutzen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen.

Seit dem 1. Januar 2025 können qualifizierte Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten die polnische VAT-Befreiung über die grenzüberschreitende SME-Regelung nutzen.

Dafür müssen unter anderem:

• die EU-weite Jahresumsatzgrenze von 100.000 €,
• die polnische nationale Umsatzgrenze und
• weitere Voraussetzungen

eingehalten werden.

Außerdem muss das entsprechende Meldeverfahren im Mitgliedstaat der Niederlassung abgeschlossen und eine EX-Identifikationsnummer erteilt werden.

Bestimmte Transaktionen können trotzdem zusätzliche VAT-Pflichten auslösen.

Was passiert, wenn Amazon meine Ware von Deutschland nach Polen verlagert?

Unter dem normalen VAT-System führt die Verlagerung eigener Waren:

Deutschland → Amazon Fulfillment Center Polen

grundsätzlich zu:

🇩🇪 einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Deutschland und
🇵🇱 einem innergemeinschaftlichen Erwerb in Polen.

Dadurch kann eine polnische VAT-Registrierung und entsprechende Meldung erforderlich werden – selbst wenn die Waren noch nicht an einen Kunden verkauft wurden.

OSS deckt diese Warenbewegungen nicht ab.

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VAT-Registrierung in Polen von Anfang an richtig aufsetzen

Bei einer polnischen VAT-Registrierung sind häufig die Details entscheidend:

Eine fehlende beglaubigte Übersetzung.
Eine nicht notariell beglaubigte Vereinbarung zur Fiskalvertretung.
Ein Schreiben des polnischen Finanzamts, das nicht rechtzeitig beantwortet wurde.

hellotax unterstützt Sie dabei, die Unterlagen vorzubereiten, bei Bedarf eine Fiskalvertretung zu organisieren, VAT-R und VAT-UE beim zuständigen Finanzamt einzureichen und die anschließende Kommunikation zu begleiten.

Die VAT-Nummer selbst wird von der polnischen Steuerverwaltung vergeben.

Planen Sie, Waren in Polen zu lagern oder verkaufen Sie bereits dort?

Finden Sie gemeinsam mit hellotax heraus, ob Sie eine polnische VAT-Registrierung, OSS oder beides benötigen.