Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung: Monatliche, Vierteljährlich oder Jährlich

Selbständige, die nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen oder aus anderen Gründen von der Abgabe der Umsatzsteuer befreit sind, haben regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim zuständigen Finanzamt einzureichen. Damit es zu keinen Strafen hinsichtlich Steuerhinterziehung oder Versäumnisgebühren kommt, klären wir auf, welche Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung gelten.

Grenzen zur Umstellung der Umsatzsteuervoranmeldung

Grundsätzlich richten sich die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung nach dem von dir erwirtschafteten Umsatz und wird in Abhängigkeit davon vom Finanzamt vorgegeben. Dabei sind drei unterschiedliche Zeiträume möglich. 

• Jeden Monat: Lag deine Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast bei über 7.500,- EUR, sind deine Umsatzsteuervoranmeldungen im Folgejahr monatlich einzureichen. 
• Jedes Vierteljahr: Belief sich deine Umsatzsteuerzahllast im vergangenen Jahr auf 1.000,- EUR bis 7.500,- EUR, musst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen im Folgejahr quartalsweise einreichen.
• Jedes Jahr: War deine Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr sogar niedriger als 1.000,- EUR, kann dich das Finanzamt von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung befreien. So musst du nur einmal im Jahr deine Steuern entrichten. 

Liegen keine Vorjahreszahlen vor, weil das Unternehmen bspw. eine Neugründung ist, musst du dein Umsatzvolumen schätzen. Anhand dessen legt das Finanzamt fest, in welchem Rhythmus deine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen ist. 

Grundsätzlich gilt: Du darfst die Zeiträume nicht selbständig anpassen, wenn du die oben genannten Grenzen über- oder unterschreitest. Das Finanzamt wird dir selbständig mitteilen, wenn sich die Abgabezeiträume ändern und erst ab diesem Zeitpunkt bist du zur neuen Regelung verpflichtet.

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Abgabetermin der Umsatzsteuervoranmeldung

Nun, wo du weißt, für welche Zeiträume du deine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben hast, können wir uns anschauen, wann du diese jeweils einzureichen hast. Das hängt wiederum davon ab, ob du sie monatlich, quartalsweise oder jährlich einreichst. 

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung: Abgabe bis wann?

Hat das Finanzamt bei dir eine monatliche Abgabe zur Umsatzsteuervoranmeldung festgelegt, musst du diese jeweils am 10. des Folgemonats bei der zuständigen Behörde einreichen. Möchtest du die Umsatzsteuervoranmeldung für den Januar einreichen, ist sie folglich spätestens bis zum 10. Februar abzuschicken. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. 

Vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldung einreichen: Termine zur Abgabe

Musst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen vierteljährlich einreichen, ist das Prinzip vergleichbar mit dem des monatlichen Rhythmus’. Sie sind am 10. des Monats einzureichen, der auf den Abrechnungszeitraum folgt. Bedeutet: Möchtest du deine Umsatzsteuervoranmeldung für das erste Quartal (Januar bis März) einreichen, ist der späteste Abgabetermin der 10. April, sofern er ein Werktag ist – sonst der nächste Werktag.

Frist für die jährliche Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuerjahreserklärung

Vorsicht: Wie schon erwähnt, musst du deine Umsatzsteuer nur einmal jährlich entrichten, wenn deine Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr bei unter 1.000,- EUR lag. Das bedeutet aber, dass dich das Finanzamt dafür gänzlich von der Voranmeldung befreit. Dementsprechend muss keine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht und keine Umsatzsteuervorauszahlung entrichtet werden. 

In diesem Fall ist lediglich einmal im Jahr die Umsatzsteuerjahreserklärung einzureichen. Die Frist für die Jahreserklärung ist der 31. Juli des Folgejahres. Für 2019 müsstest du deine Umsatzsteuerjahreserklärung demnach bis zum 31. Juli 2020 eingereicht haben. 

Mit der Dauerfristverlängerung Fälligkeit der Umsatzsteuervoranmeldung hinauszögern

Die üblichen Fristen stellen manche Unternehmer vor eine große Herausforderung: Lediglich zehn Tage bleiben zu Beginn des Monats Zeit, die Umsatzsteuervoranmeldung für den vergangenen Zeitraum einzureichen. Wer gerade zu Beginn des Monats besonders viel Arbeit zu erledigen hast, ist froh, wenn er sich nicht gleichzeitig um die Voranmeldungen kümmern muss. Für diese Unternehmer gibt es einen Ausweg: die Dauerfristverlängerung.

Mit Hilfe dieser Verlängerung verschiebt sich die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung um einen Monat nach hinten. Das bedeutet bei der monatlichen Abgabe eine Fristverschiebung für den Januar vom 10. Februar auf den 10. März und bei der quartalsweisen Abgabe eine Verschiebung für das erste Vierteljahr vom 10. April auf den 10. Mai. Das verschafft der Buchhaltung dauerhaft etwas Luft. 

Um die Dauerfristverlängerung zu erwirken, musst du zwei Bedingungen erfüllen: Die erste ist die, dass du den Antrag dafür rechtzeitig einreichen musst. Bei der monatlichen Abgabe ist der Antrag bis zum 10. Februar des Jahres einzureichen, bei der vierteljährlichen Abgabe bis zum 10. April. Startest du erst mitten im Jahr mit deinem Unternehmen, ist der Antrag bis zum 10. des Monats einzureichen, an dem die erste Voranmeldung fällig wäre. 

Bei der monatlichen Abgabe musst du ebenso ein Elftel der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres an das Finanzamt als Sondervorauszahlung überweisen. Bei der quartalsweisen Abgabe ist keine Sondervorauszahlung nötig. 

Erfüllst du die oben genannten Voraussetzungen, ist die Dauerfristverlängerung sofort nach Abgabe des Antrags wirksam. Das muss Finanzamt muss die Dauerfristverlängerung explizit ablehnen. Sofern es das nicht tut, gilt der Antrag automatisch als angenommen.

Frist zur Berichtigung von Umsatzsteuervoranmeldungen

Fehler sind menschlich – und so kann es bei Umsatzsteuervoranmeldungen passieren, dass du mal falsche Werte eingetragen, Umsätze vergessen oder doppelt eingetragen hast. In der Regel ist das nicht weiter tragisch, sofern dir das rechtzeitig auffällt. Ist das der Fall, kannst du dich bei ELSTER anmelden und eine neue Umsatzsteuervoranmeldung für den gleichen Zeitraum einreichen. Zu beachten ist hierbei nur, dass du bei der Kennziffer 10 (“berichtigte Voranmeldung”) ein Kreuzchen setzt. Dadurch signalisierst du dem Finanzamt, dass es sich um die Korrektur einer bereits eingereichten Voranmeldung handelt. 

Bei der Berichtigung deiner Umsatzsteuervoranmeldung ist erstmal keine Frist vorgegeben. Aber: Liegt deine Umsatzsteuerjahreserklärung bereits vor, ist eine Korrektur nicht mehr möglich. Möchtest du demnach auf Nummer sicher gehen, kontrolliere deine Umsätze rechtzeitig vor der Abgabe deiner Jahreserklärung. 

Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpasst: Was jetzt?

Im stressigen Unternehmensalltag kann eine Umsatzsteuervoranmeldung schon mal vergessen werden. Eine Dauerfristverlängerung kann hier schon mal helfen, sich einen Monat Zeit zu verschaffen – eine Garantie für künftige Pünktlichkeit ist das allerdings nicht.

Was passiert jedoch, wenn die Frist tatsächlich mal verpasst worden ist? Das ist von Fall zu Fall unterschiedlich, kann jedoch zu einem Aufschlag von bis zu 10% der Umsatzsteuerzahllast führen. Je nach Zahllast kann das eine empfindliche Summe ergeben. 

Wird trotz Mahnungen des Finanzamts gar keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben, wird das Finanzamt selbständig die Umsätze schätzen und eine entsprechende Zahllast festlegen. Wird die Voranmeldung wiederholt nicht eingereicht, kann das Finanzamt dieses Vergehen als Steuerhinterziehung bewerten und den Fall an die zuständigen Behörden weiterleiten. 

Übrigens: Wenn du in dem jeweiligen Zeitraum keine Umsätze erwirtschaftet hast, musst du dennoch eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Tust du das nicht, drohen dir die oben bereits erwähnten Strafen. 

Umsatzsteuervoranmeldung einreichen: Das ist zu beachten

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird elektronisch via ELSTER übermittelt. ELSTER ist das Onlineportal der deutschen Steuerbehörde und Voraussetzung für die Kommunikation mit dem Finanzamt und über dieses Portal wird die Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen eingereicht. Um Elster nutzen zu können, ist ein Zertifikat nötig, das du vom Finanzamt erhältst. Da es bis zu zwei Wochen dauern kann, das Zertifikat zu erhalten, ist es wichtig, früh genug einen Antrag dafür zu stellen, damit die Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung eingehalten werden können.

Achte bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ebenso darauf, die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze mit dem Netto-Betrag einzureichen, da das Finanzamt die Umsatzsteuer davon ausgehend automatisch errechnet. 

Tätigst du größere Investitionen für dein Unternehmen, sende die größten Eingangsrechnungen ebenso per Post an das Finanzamt. Sonst kann es bei gewissen Summen passieren, dass das Finanzamt die Rechtmäßigkeit der Umsätze vor Ort in deinem Unternehmen prüfen möchte oder langwierige Rückfragen stellt. 

Fazit

Das Finanzamt legt viel Wert auf das Einhalten deiner Fristen, aber gibt dir mit der Dauerfristverlängerung gleichzeitig eine Möglichkeit an die Hand, dir Zeit zu verschaffen. Verpasst du trotz dieses Entgegenkommens deine Fristen, drohen dir empfindliche Strafen. Trage die Fristen dementsprechend am besten rot in deinen Kalender ein und erinnere dich rechtzeitig daran, die Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER einzureichen.