Wer international Handel betreibt, der hat bestimmt auch schon von der Proforma Rechnung gehört. Dieser Beleg vereinfacht die Abwicklung von Zoll und Steuern, dient der Deklarationspflicht und erleichtert ggf. sogar die Buchhaltung. Was eine Proformarechnung eigentlich ist, welche Vorgaben es einzuhalten gilt und was dieses Dokument enthalten muss, all das erfährst Du in diesem Artikel.
Antonia Klatt
Last Updated on 23 November 2020
Was ist eine Proforma Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist eine Rechnung, die eigentlich keine ist. Ja, richtig gelesen. Sie ist ein Beleg, der den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert, sondern primär den Wert einer Warensendung angibt und rein aus steuerlichen Gründen und für die Zollabwicklung und die Deklarationspflicht innerhalb der EU notwendig ist – vor allem bei Geschäften mit Nicht-EU-Ländern.
Wann wird eine Proforma Rechnung ausgestellt?
Proforma-Rechnungen werden vor allem bei Handelsgeschäften mit Ländern, die nicht zur EU gehören, angewandt und ausgestellt. Unter folgenden Bedingungen und in folgenden Situationen ist eine Proformarechnung auszustellen:
- Nachweis des Warenwertes für die Zollfeststellung bei Import/Export-Geschäften mit Nicht-EU-Ländern
- Vorrübergehende Verwendung von Waren im Ausland
- Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind
- Vorabrechnungen für Import/Export-Finanzierung für die Vorlage bei der Bank („Akkreditiv“)
- Vorabrechnung bzw. Vorabkopie einer Originalrechnung als Ersatz für Angebot oder Auftragsbestätigung
- Lieferungen und Leistungen auf Vorkasse, die als Grundlage für die Zahlung fungieren
- Kostenlos Mustersendungen
- Warenaustausch (z.B. Garantiefall)
- Ersatzteillieferung
- Spenden
- Geschenke an Kunden
Unterschied zu Handelsrechnungen
Die klassische Handelsrechnung ist im Wesentlichen nichts anderes als eine Rechnung für den Außenhandel, die den Warenwert angibt und die Grundlage für die Einfuhrverzollung bildet. Die Handelsrechnung wird immer dann ausgestellt, wenn die verschickte Ware einen bestimmten Handelswert besitzt und dieser eindeutig vorgegeben ist.
Ist das nicht der Fall, also fehlt der Handelswert und es soll nur die Warensendung deklariert werden, dann ist eine Proforma Rechnung auszustellen.
- Handelsrechnung bei Waren mit Handelswert
- Proforma Rechnung bei Waren ohne Handelswert
Wie erstellt man eine Proforma Rechnung?
Im Gegensatz zur Handelsrechnung gibt es zum Aufbau und Inhalt der Proformarechnung keine gesetzlichen Vorgaben, auch wenn bestimmte Angaben zwingend enthalten sein müssen. So muss dieses Dokument in jedem Fall als Proformarechnung gekennzeichnet sein, idealerweise auf Deutsch (Proformarechnung) und auf Englisch (Pro-forma Invoice), bzw. das Pendant in der jeweiligen Sprache des Empfängerlandes.
Hinweis: Die Proforma-Rechnung ist als solche gekennzeichnet und darf nicht als Endrechnung verwendet werden und eine neue Rechnung, auch wenn sich nicht viel ändern wird, ist zwingend auszustellen.
Welche Angaben muss eine Proforma Rechnung enthalten?
Wie bereits erwähnt muss eine Proforma Rechnung als solche gekennzeichnet sein und das idealerweise auf Deutsch und Englisch, aber es gibt keine gesetzlichen Pflichtangaben. Rein aus Gründen der Logik sollten Proformarechnungen prinzipiell dieselben Angaben enthalten, die man auch auf Handelsrechnungen findet.
Folgende Punkte sollten enthalten sein:
- Kennzeichnung als Proforma Rechnung
- Versender: Name und Anschrift
- Empfänger: Name und Anschrift
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- EORI Nummer
- Beschreibung der Ware
- Brutto- und Nettogewicht
- Umsatzsteueridentifikationsnummer, EORI Nummer
- Brutto- und Nettogewicht, Herkunftsland, Nummer des Pakets
- Ursprungserklärung, falls sich das Ursprungsland der Ware in der EU befindet
- Lieferkonditionen
- Grund der Ausfuhr (Mustersendung? Ersatzlieferung?)
- Bankdaten
- Unterschrift, Stempel
Welcher Warenwert muss angegeben werden?
Bei der Ausstellung oder dem Erhalt einer Proformar´Rechnung ist es wichtig, dass der angegebene Betrag auch dem tatsächlichen Warenwert entspricht, wenn dieser bei der Verzollung Anwendung findet.
Bei Mustersendungen gilt es zu beachten, dass eine Höchstmenge von 5 Stück und ein Warenwert von 50 € nicht überschritten werden darf.
Wer hätte es gedacht, in der Praxis wird oft ein niedrigerer Warenwert angegeben, um so bei der Einfuhrumsatzsteuer und den Zollabgaben zu sparen. Davon ist allerdings dringendst abzuraten.
Der Empfänger ist als Zollbeteiligter für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben in der Proformar´Rechnung verantwortlich, nicht der Ersteller der Rechnung. Werden falsche Werte angegeben, so kann das im Worst Case als Steuerhinterziehung mit empfindlichen Strafen geahndet werden.
Um letzteres zu vermeiden gibt es für die Vorabschätzung folgende Alternativen:
- Nachträgliches Melden des Warenwertes
- Einreichung einer unvollständigen Zollanmeldung mit Hinweis auf den Zollwert
Diese Optionen eignen sich vor allem, wenn sich eine eindeutige Abschätzung zunächst als schwierig gestaltet und man dennoch mögliche Strafen gleich im Vorhinein vermeiden möchte.
Umsatzsteuer: ja oder nein?
Prinzipiell ist man dazu verpflichtet in Rechnungen die auszuweisende Steuer anzugeben. Das liegt daran, dass i.d.R. die Leistung bereits erbracht oder die Lieferung bereits getätigt wurde.
Bei der Proforma Rechnung ist das ein wenig anders, da die Lieferung/Leistung noch nicht zwingend erbracht worden sein muss. Ist das nämlich der Fall, dann ist eine Ausstellung ohne Ausweisung der Umsatzsteuer möglich.
Wenn der Betrag allerdings laut Proforma Rechnung vereinnahmt wurde, dann handelt es sich um eine Zahlung vor Ausführung der Leistung/Lieferung, was einer Anzahlung gleichkommt. Da für Anzahlungen besondere Versteuerungsregelungen gelten, entsteht die Steuer bereits bei der Vereinnahmung des Entgelts. Also muss der Betrag in der Rechnung als erhaltende Anzahlung verbucht werden und das INKLUSIVE Umsatzsteuer.
Proforma Rechnung Vorlage
Hier kannst Du dir ein kostenloses Proforma Rechnung-Muster herunterladen:
>>> Vorlage als Word-Datei (.docx) herunterladen <<<
>>> Vorlage als PDF-Datei herunterladen <<<
Die Proforma Rechnung in der Buchhaltung
Mit der Proformarechnung können Rechnungen ersetzt werden, um einen Aufwand vor Erhalt der tatsächlichen Rechnung buchen zu können. Sie hat hier eine ähnliche Funktion wie der Eigenbeleg.
Wenn also beispielsweise beim Jahresabschluss eine Originalrechnung noch nicht vorliegt, dann kann pro forma, also der Form wegen, mit der Proformarechnung vorab eine Buchung vorgenommen werden.
Wichtig ist, dass in der folgenden Periode eine Buchungsstornierung erfolgt und dann der Originalbeleg, bzw. die Originalrechnung, eingebucht wird. Nur die Originalrechnung erfüllt die gesetzlichen Voraussetzungen.
