Du bist darüber informiert worden, dass eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung für dein Unternehmen ansteht? Jetzt bloß keine Panik! Zwar ist dies meist ein Zeichen dafür, dass dem Finanzamt etwas Ungewöhnliches aufgefallen ist, jedoch kannst du den Check mit der richtigen Vorbereitung und etwas Know-how gut hinter dich bringen. Hier erfährst du, was es mit der Prüfung auf sich hat und was du jetzt tun solltest.
Antonia Klatt
Last Updated on 21 February 2022
Warum wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung gemacht?
Grundsätzlich soll mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung Steuerhinterziehung durch die Nutzung von falschen Steuerschlüsseln oder fragwürdigen Rechnungen ausgeschlossen werden. Außerdem wird geprüft, ob ein unrechtmäßiger Vorsteuerabzug vorliegt und Unternehmer möglicherweise Kosten angegeben haben, die in den Privatbereich gehören. Durch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung werden auch illegale Karussellgeschäfte aufgedeckt – hierbei holen sich Finanzbetrüger bei innergemeinschaftlichen Erwerben zwar die Vorsteuer zurück, zahlen aber keine Mehrwertsteuer.
Darum kann es unter anderem zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung kommen:
- Ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge oder Vorsteuerdifferenzen
- erheblicher Vorsteuerüberschuss bei einer Neugründung
- Verdächtige Verträge mit Angehörigen oder anderen nahestehenden Personen
- Undurchsichtige Geschäftsmodelle
- Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb treten Differenzen auf
- Insolvenz oder Betriebsaufgabe
- Umsätze der Umsatzsteuervoranmeldung weichen erheblich von der Jahreserklärung ab
- Umkehrung der Steuerschuldnerschaft
- Zweifel an Netto- und Bruttoangaben
Finanzbehörden schauen häufig genauer hin, wenn es ungewöhnliche, vorsteuerbelastete Leistungsbezüge oder Eingangsrechnungen gibt. Und auch beim Vorsteuerabzug, der wegen des Erwerbs eines Neufahrzeugs mitgeteilt wird, sowie bei Vorsteuerberichtigungen für Grundstücksverkäufe wird oft eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung angeordnet.
Was passiert bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung?
Prinzipiell kann es jedes Unternehmen, jeden Selbständigen und sogar Freiberufler treffen – entscheidend ist nicht, wie groß der Betrieb ist und wann die letzte Betriebsprüfung stattgefunden hat, sondern ob bei der Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung alles mit rechten Dingen zugeht. Prüfer kontrollieren dann sämtliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum. Der Check kann sich auf ein paar Monate oder auch auf mehrere Jahre beschränken.
Eines solltest du wissen: Rechnungen und Belege für dein Unternehmen müssen zehn Jahre lang in lesbarer Form aufbewahrt werden. Hast du also im Allgemeinen ein eher chaotisches Ordnungssystem oder Tankquittungen und andere Belege, die auf empfindlichem Thermopapier gedruckt sind, empfehlen wir dir, lieber alles zu ordnen und zu digitalisieren. Andernfalls könnten dir Nachlässigkeit und verloren gegangene Nachweise bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung auf die Füße fallen. Der Prüfer schaut sich nicht nur deine Belege an, sondern bezieht auch deine allgemeine Organisation in den Check ein.
Während der Prüfung ist es ratsam, ständig für Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Entscheidend ist jedoch, nur das zu erläutern, was für den genannten Prüfungszeitraum relevant ist. Stelle daher am besten auch nur Unterlagen zur Verfügung, die sich auf diese Zeit beziehen, um keine weiteren Nachfragen aufkommen zu lassen.
Unterschied zwischen Erstprüfung und Bedarfsprüfung
Eine Erstprüfung findet häufig bei Start-ups statt, bei denen sich häufig noch Fehler bei der Buchhaltung einschleichen können. Dies sollte dich nicht beunruhigen. Sieh es stattdessen als gute Möglichkeit, alle Fragen und Unklarheiten gemeinsam mit dem Steuerberater und der prüfenden Person auszuräumen. Deine Kooperationsbereitschaft zeigt auch, dass du gewillt bist, zukünftig alles rechtmäßig ablaufen zu lassen.
Bedarfsprüfungen werden dann durchgeführt, wenn das Finanzamt begründete Zweifel daran hat, dass deine Umsatzsteuervoranmeldung korrekt ist. Gibst du beispielsweise einen sehr hohen Vorsteuerbetrag an, kann das Fragen aufwerfen. Musst du hingegen Insolvenz anmelden, wird sich häufig ein Finanzbeamter melden, damit es nicht zu Ungereimtheiten bei der Vermögensmasse kommt.
So solltest du dich auf die Umsatzsteuer-Sonderprüfung vorbereiten
Steht eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung an, wirst du im Allgemeinen einige Tage vorher darüber informiert. Nur in Ausnahmefällen kommt es zu einem unangekündigten Check. So hast du für gewöhnlich noch Zeit, dich gegebenenfalls gemeinsam mit deinem Steuerberater auf den Termin vorzubereiten.
Gut zu wissen: Wird die Buchhaltung mithilfe einer Software erledigt, musst du dem Prüfer Zugriff darauf gewähren. Entscheidend ist letztlich, alle Unterlagen für den genannten Prüfungszeitraum übersichtlich beisammen zu haben. Du solltest sämtliche Belege zeigen können, die dir für den Zeitraum einen Vorsteuerabzug eingebracht haben. Kannst du diese nicht vorlegen, ist davon auszugehen, dass eine Rückzahlung fällig wird. Darüber hinaus sind deine Rechnungen und Kontobewegungen für die Prüfung relevant. Einen organisierten Eindruck macht es beispielsweise, alles übersichtlich digital übergeben zu können.
Probleme bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Welche Konsequenzen drohen?
Hast du dir nichts vorzuwerfen, wird die Prüfung wohl auch keine schwerwiegenden Konsequenzen für dich haben. Es kommt aber recht häufig vor, dass die Verantwortlichen fehlerhafte Eingangsrechnungen in den Unterlagen der Unternehmen finden. Diese sind oftmals auf Unwissen oder ungenaue Arbeit und Buchhaltung zurückzuführen. Das Finanzamt fordert in solchen Fällen die zu viel entrichtete Vorsteuer zurück. Nachzahlungen können dann deine Liquidität negativ beeinflussen. Daher solltest du alles stets möglichst akribisch prüfen.
Unser Tipp: Übernimmt der Steuerberater deine Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung oder kannst du deine Vorgehensweise gut begründen, bist du für gewöhnlich in einer etwas besseren Position, um dich bei etwaigen Ungereimtheiten zu verteidigen. Mit strafrechtlichen Konsequenzen ist in der Regel nur zu rechnen, wenn dir Vorsatz nachgewiesen werden kann.
Fazit
Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung erinnert dich daran, deine Rechnungen und Belege lieber stets gut geordnet zur Hand zu haben und alle Unterlagen auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Denn selbst wenn sich das Finanzamt noch nie bei dir gemeldet hat, kann es immer einmal spontan zu solch einer Prüfung kommen. Vermeiden kannst du dies, wenn du gleich bei der Umsatzsteuervoranmeldung schon detailliert darlegst, warum es zu höheren Vorsteuerabzügen kommt.
Trifft es dich und dein Business, solltest du die Prüfung ernst nehmen und dich gut vorbereiten. Wenn du dir mit deinem Unternehmen nichts zuschulden kommen lässt und deine Buchhaltung im Griff hast, ist solch ein Check vom Finanzamt aber nichts, wovor du Angst haben musst.
