Die im Steuerrecht für Selbständige sicherlich am häufigsten aufkommende Aufgabe ist das Ausfüllen und Einreichen einer Umsatzsteuervoranmeldung. Diese Aufgabe ist mit Sorgfalt zu erledigen – falsche Angaben können dich in Schwierigkeiten bringen und besonders schwerwiegenden Fällen sogar als Steuerhinterziehung gelten. Wir erklären dir anhand eines Beispiels, wie die Umsatzsteuervoranmeldung korrekt auszufüllen ist.
Patrick Moeller
Last Updated on 29 October 2020
Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen: So geht’s
Mit der Umsatzsteuervoranmeldung meldest du deine steuerpflichtigen Umsätze aus dem letzten Abrechnungszeitraum an – das kann der vergangene Monat sein oder das vergangene Quartal, je nachdem, was das Finanzamt für dich festgelegt und dir mitgeteilt hat. Anhand deiner Voranmeldungen wird ermittelt, ob du nun Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen hast oder von dir bereits geleistete Vorsteuer zurück erhältst.
Möchtest du nun deine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen und einreichen, musst du dafür ELSTER öffnen. ELSTER ist die Software, über die du deine Voranmeldungen und Jahreserklärungen elektronisch beim Finanzamt einreichst. Wenn du noch keinen ELSTER-Zugang hast, so ist ein entsprechendes Zertifikat dafür beim Finanzamt zu beantragen.
Da die Zuweisung des entsprechenden Zertifikats bis zu zwei Wochen dauern kann, solltest du den Antrag rechtzeitig stellen, bevor die Frist zur Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung verstreicht und dir Strafen drohen.
Hast du dich erfolgreich bei ELSTER angemeldet, kannst du nun mit der Voranmeldung beginnen. Klicke dazu in der ELSTER-Software auf “Formulare” und schließlich auf “Umsatzsteuer”, wo du das Formular für die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt.-VA) findest.
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No content has been found here, sorry 🙂Steuernummer, Anmeldezeitraum und Vorabangaben
Öffnest du nun das entsprechende USt.-VA-Formular, kannst du mit dem Ausfüllen deiner Voranmeldung beginnen. Zu Beginn wird nun deine Steuernummer abgefragt, damit das Finanzamt deine Voranmeldung dir persönlich zuordnen kann. Diese kannst du entweder manuell selbst eingeben oder du wählst aus, dass das Tool automatisch die verwenden soll, die bereits in deinem Profil hinterlegt ist.
Hast du deine Steuernummer entsprechend angegeben, musst du den Zeitraum angeben, für den du die Voranmeldung einreichen möchtest. Abhängig von dem für dich festgelegten Anmeldezeitraum musst du nun entweder den entsprechenden Monat oder das entsprechende Quartal auswählen, für das du deine Umsätze nun einreichen möchtest.
Nachdem du die Steuernummer angegeben und den Anmeldezeitraum definiert hast, kannst du angeben, ob es sich um eine korrigierte USt.-VA handelt. Falls dir auffällt, dass eine bereits eingereichte Umsatzsteuervoranmeldung von dir fehlerhaft war, hast du jederzeit die Möglichkeit, für diesen Zeitraum eine neue einzureichen, in der dieser Fehler nicht mehr vorkommt. Wenn du das tust, musst du dementsprechend hier ein Häkchen setzen.
Bitte beachten: Hast du deine Umsatzsteuerjahreserklärung bereits eingereicht, kannst du Voranmeldungen aus diesem Zeitraum nicht mehr korrigieren.
Beabsichtigst du, Belege für den angegebenen Voranmeldezeitraum postalisch einzureichen, setze in der dafür vorgesehenen Zeile ein entsprechendes Häkchen. Das kann Sinn machen, wenn du besonders große Investitionen im jeweiligen Zeitraum durchgeführt hast. So vermeidest du, dass das Finanzamt eine Sonderprüfung aufgrund der ungewöhnlich hohen Ausgaben anordnet.
Unternehmensangaben und Umsätze
Nun folgen elf unterschiedliche Kategorien, die du jeweils einzeln öffnen musst, um deine Unternehmensangaben, sowie deine Umsätze einzutragen. Klicke dazu jeweils nach und nach auf die jeweiligen Zahlen der Kategorien. Diese Kategorien reichen von allgemeinen Unternehmensangaben über steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze bis hin zu abziehbaren Vorsteuerbeträgen.
Die meisten sich hier öffnenden Formulare sind selbsterklärend. Zudem verfügen erklärungsbedürftige Eingabefelder über ein orangefarbenes Fragezeichen, über das du mit deiner Maus fahren kannst, um mehr Informationen dazu zu erhalten. So bist du schnell im Bilde darüber, welche Angaben hier erforderlich und zu tätigen sind.
Hast du eine Kategorie vollständig ausgefüllt, klicke auf “Nächste Seite”, um zur nächsten zu gelangen oder auf “Auswahlseite”, um zur Übersicht zurück zu kehren. Bereits ausgefüllte Kategorien erkennst du daran, dass sich das graue Plus neben dem Namen schwarz färbt.
Besonders relevant für die Umsatzsteuervoranmeldung sind natürlich die Angaben steuerpflichtigen Umsätze. Gerade hier ist darauf zu achten, dass die eingetragenen Werte korrekt sind. Passieren hier Fehler kann das im kritischen Fall zum Vorwurf der Steuerhinterziehung führen, wenn Umsätze bspw. verschwiegen werden – ganz gleich ob absichtlich oder nicht.
In die Felder zur “Bemessungsgrundlage” sind jeweils die Netto-Beiträge deiner steuerpflichtigen Umsätze einzutragen. Addiere hierfür zuvor die entsprechenden Beträge aller deiner Umsätze. Das Gesamtergebnis trägst du hier ein.
Wichtig: Es wird zwischen den Umsätzen mit 19% Umsatzsteuer und denen mit 7% unterschieden. Addiere dementsprechend nur die Umsätze jeweils zusammen, die demselben Steuersatz unterliegen.
Hast du schließlich alle Kategorien vollständig ausgefüllt, klicke auf der Übersichtsseite auf “Prüfen und absenden”. Hier kannst du deine Angaben nochmals prüfen und mit den von dir errechneten Zahlen abgleichen. Wenn alles passt, musst du zum Abschluss noch deine ELSTER-PIN angeben und schließlich auf “Absenden” klicken, um deine Umsatzsteuervoranmeldung final einzureichen.
Beispiel für das Ausfüllen einer Umsatzsteuervoranmeldung
Spielen wir das Thema Umsatzsteuervoranmeldung einmal kurz durch: Händler Schmidt hatte im vergangenen Jahr eine Umsatzsteuerzahllast von 9.000,- EUR. Deshalb muss er monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Er möchte nun die Umsatzsteuervoranmeldung für den Januar einreichen. Dafür hat er bis zum 10. Februar Zeit, da er keiner Dauerfristverlängerung beantragt hat. Hätte er das getan, könnte er sich sogar bis zum 10. März Zeit lassen. Die Dauerfristverlängerung kann übrigens ebenfalls über ELSTER beantragt werden.
Da Schmidt ELSTER bereits benutzt hat und dementsprechend über ein ELSTER-Zertifikat verfügt, kann er das Tool direkt aufrufen und das Formular Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt.-VA) aufrufen. Hier trägt er nun die grundsätzlichen Informationen zu seinem Unternehmen ein, gibt seine Steuernummer an und legt fest, dass er die Voranmeldung für den Januar einreichen möchte.
- In der Kategorie “Steuerpflichtige Umsätze” trägt er in Zeile 81 seine zusammen addierten Umsätze mit einem Steuersatz von 19% ein – als Netto-Betrag. ELSTER füllt nun selbständig die Umsatzsteuer aus. Die steuerpflichtigen Umsätze bei Händler Schmidt liegen im Januar bei 10.000,- EUR. Das ergibt eine Steuer von 1.900,- EUR für diese Umsätze.
- In der Kategorie “Abziehbare Vorsteuerbeträge” trägt Händler Schmidt in Zeile 66 seinen Vorsteuerabzug ein – dieser lag im Januar bei 500,- EUR. Das sind die Umsatzsteuerbeträge, die er im Januar selbst gezahlt hat.
- ELSTER berechnet aus diesen beiden Angaben nun die Umsatzsteuerzahllast für den Januar in Höhe von 1.400,- EUR (1.900,- EUR minus 500,- EUR).
Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen mit hellotax
Die Nutzung von ELSTER zur Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung ist seitens des Finanzamts verpflichtend. Leider ist dieser Prozess recht zeitaufwendig und kann leicht zu Fehlern führen, wenn die eigenen Umsätze händisch falsch zusammengerechnet werden oder einzelne Umsätze gänzlich in Vergessenheit geraten.
Tools wie hellotax können Händler vor diesen Schwierigkeiten schützen: Die in hellotax erfassten Umsätze werden bei der Umsatzsteuervoranmeldung in der Software automatisch zusammen addiert und korrekt eingetragen. Die Angaben müssen nicht für jede Voranmeldung einzeln händisch eingetragen werden – das übernimmt hellotax alles vollautomatisiert, ohne, dass du auf ELSTER zurückgreifen musst. Deine Angaben werden automatisch von einer KI innerhalb der hellotax-Software und manuell von unseren Steuerberatern auf Korrektheit überprüft.
Werden Fristen fällig, gibt dir hellotax automatisch Bescheid – und genauso, wenn Zahlungen fällig werden. So versäumst du keine Fälligkeitsdaten mehr und entgehst dem Risiko möglicher Versäumniszuschläge.
Fazit
Übung macht wie immer den Meister: Beim ersten Mal wirkt das Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung noch recht verwirrend. Mit Hilfe unseres Beispiels zur UVA sollte es dir jedoch nun leichter fallen. Ist der Prozess aber erst einmal verstanden, geht das Einreichen aber leicht von der Hand – mit mühseliger Arbeit ist es dennoch verbunden. Software wie hellotax hilft dir dabei, diese wiederkehrende Aufgabe zu vereinfachen, spart dir Zeit und sichert dich unsere doppelte Prüfung rechtlich ab.