One Stop Shop Meldung einreichen: Schritt für Schritt erklärt

Online Händler, die sich für den One-Stop-Shop registriert haben müssen regelmäßig OSS-Meldungen im Land der Registrierung einreichen. Was dabei beachtet werden muss und wie die Einreichung der Meldung in Deutschland genau funktioniert, erfährst du hier. 

Was ist eine One-Stop-Shop Meldung?

Sobald eine Anmeldung für den One Stop Shop in Deutschland vorliegt, müssen dort regelmäßig OSS-Meldungen eingereicht werden. Diese entsprechen den Umsatzsteuervoranmeldungen, die anfallen, wenn eine Umsatzsteuerregistrierung vorliegt. Obwohl die Einreichung der Meldungen zu Anfang nur manuell möglich war, ist die Abgabe der Meldungen im OSS-Verfahren in den meisten Ländern seit Ende 2021 nur noch elektronisch möglich. Dafür werden in den europäischen Staaten meist gesonderte Online-Portale genutzt, im Falle Deutschlands das BOP Portal des Bundeszentralamts für Steuern.

Wann muss eine One-Stop-Shop-Meldung eingereicht werden?

Die One-Stop-Shop Meldungen sind vierteljährlich fällig und müssen jeweils bis zum Ende des Monats eingereicht werden, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums (Kalendervierteljahr) folgt. Generell gelten also folgende Termine:

• Einreichung der OSS-Meldung für das 1. Quartal bis zum 30. April
• Einreichung der OSS-Meldung für das 2. Quartal bis zum 31. Juli
• Einreichung der OSS-Meldung für das 3. Quartal bis zum 31. Oktober
• Einreichung der OSS-Meldung für das 4. Quartal bis zum 31. Januar des Folgejahres

Die Einreichung ist immer verpflichtend. Auch wenn ein Händler in einem Quartal keine Umsätze, die in das OSS-Programm fallen, verzeichnet, muss eine sogenannte “Nullmeldung” eingereicht werden. 

Was muss in der OSS Meldung angegeben werden?

In den OSS-Meldungen sind jeweils gesondert alle Kombinationen aus dem Mitgliedstaat des Verbrauchs, also dem Land dem die Umsatzsteuer geschuldet ist, dem Abgangsland, also dem Staat von dem aus die Waren geliefert wurden, sowie dem anzuwendenden Steuersatz anzugeben. Auf unserem Blog haben wir einige One Stop Shop Beispiele zu Abgangs- und Verbrauchs-Land für dich zusammengestellt 

Anleitung für die OSS-Meldung

Die Einführung des One Stop Shop hat viel verändert – auch in Sachen Einreichung von Voranmeldungen. Hier erklären wir dir Schritt für Schritt wie du deine OSS-Meldung einreichen kannst. 

Schritt 1: Anmeldung & Authentifizierung 

Im ersten Schritt musst du dich im BOP Portal anmelden. Dazu brauchst du deine Zertifikatsdatei und dein Log-in Passwort. Beides solltest du bereits spätestens bei der Registrierung für den One Stop Shop erhalten haben. 

Zunächst klickst du auf “Jetzt einloggen”, dann lädst du im Eingabefeld die Zertifikatsdatei im pdf Format hoch und gibst dein Passwort ein. 

Schritt 2: Auswahl des Formulars “Steuererklärung für OSS”

Danach musst du das korrekte Online Formular für die Einreichung von OSS Meldungen finden. Dieses findest du unter dem Reiter “Formulare & Leistungen”. 

Danach klickst du auf “Alle Formulare”, “Steuer-International” und schließlich “One-Stop-Shop (OSS) für in der EU ansässige Unternehmer – EU-Regelung (vormals Mini-One-Stop-Shop)”. Das korrekte Formular heißt aktuell “Steuererklärung für die OSS EU-Regelung”.

Schritt 3: Eingabe des Basis-Daten

Nachdem du auf das Formular geklickt hast und die Datenschutz-Hinweise gelesen hast, musst du deine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) OHNE den deutschen Ländercode eingeben. Die eingegebene Identifikationsnummer besteht also nur aus einer Reihe von Zahlen. 

Im Anschluss kannst du den Besteuerungszeitraum, für den du die OSS-Meldung einreichen möchtest, auswählen. Weiterhin kannst du angeben, ob du eine Nullmeldung einreichen möchtest, da du im angegeben Besteuerungszeitraum keine steuerpflichtigen Umsätze erbracht hast, oder ob du mit der Umsatzsteuererklärung fortfahren möchtest. 

Schritt 4: Warenlieferungen aus dem Inland

Nun geht es an die Dateneingabe. Zuerst geht es um die Angabe der Umsätze, die aus Warenlieferungen aus dem Inland stammen, also aus Transaktionen und Lieferungen, die aus Deutschland ins EU-Ausland erbracht wurden. Hierbei muss jedes EU-Ausland, in das Produkte geliefert wurden, gesondert behandelt werden.

Klicke auf “Weitere Daten hinzufügen” und wähle im Anschluss als Land des Verbrauchs das erste Verkaufsland aus. Danach musst du für die Transaktionen dieses Verbrauchs-Lands folgende Angaben tätigen: 

• Umsatzsteuertyp (Reduziert oder Standard)
• Umsatzsteuersatz
• Nettobetrag der relevanten Verkäufe 
• Entsprechender Umsatzsteuerbetrag bei „Abweichender Umsatzsteuerbetrag“, wenn er vom errechneten Umsatzsteuerbetrag abweicht

Im Anschluss beendest du den Eintrag mit einem Klick auf „Eintrag Übernehmen“ und kannst ihn in der folgenden Tabelle überprüfen. 

Bitte beachte, dass du für jedes Land, in das du Waren lieferst, einen gesonderten Eintrag via “Weitere Daten hinzufügen” erstellen musst. Die zusammenfassende Tabelle muss also für jedes Land eine gesonderte Zeile enthalten.

Schritt 5: Transaktionen mit anderen Umsatzsteuersätzen   

Weiterhin unterscheiden sich die Umsatzsteuersätze nicht nur zwischen den einzelnen Verbrauchs-Ländern, sondern auch auf nationaler Ebene. Für Transaktionen, die reduzierten Steuersätzen unterliegen, müssen also gesondert Einträge erstellt werden. 

Beispiel: Ein deutscher Online Händler verkauft und versendet Bücher, Deko-Pflanzen, und Haushaltswaren an französische Kunden. Diese gelten als grenzüberschreitende Fernverkäufe und unterliegen dem OSS-Program. Nur auf die Haushaltwaren ist der französische reguläre Umsatzsteuersatz von 20% anwendbar. Bücher hingegen werden mit 10% und Deko-Pflanzen mit 5,5% versteuert. In der deutschen OSS-Meldung müssen also Fernverkäufe von Büchern, Deko-Pflanzen und Haushaltswaren an Frankreich gesondert gemeldet werden und die Tabelle enthält infolgedessen drei Einträge für Fernverkäufe nach Frankreich. 

Schritt 6: Warenlieferungen aus dem Ausland

Soweit du Waren nur aus deinem Heimatland lieferst, bist du mit der Einreichung der OSS-Meldung fast fertig. Falls du aber eine Betriebsstätte im EU-Ausland betreibst oder deine Waren in einem ausländischen Warenlager lagerst, beispielsweise im Zuge eines FBA-Programs, musst du weitere Eintragungen vornehmen. 

Dafür klickst du in der Kategorie “Umsätze für aus anderen Mitgliedstaaten durchgeführte Warenlieferungen” auf “Weitere Daten hinzufügen”. Dann wählst du aus, ob die Warenlieferung durch eine dir zuzurechnende Einrichtung oder durch den Betreiber einer elektronischen Schnittstelle (beispielsweise FBA von Amazon) erfolgt ist. 

Im Anschluss gibst du noch folgende Informationen ein:

• das Land des Beginns der Warenlieferung, also das Land des Warenlagers
• die Umsatzsteueridentifikationsnummer mit Länderkennung der festen Niederlassung, falls du eine Betriebsstätte dort unterhältst
• die Steuernummer, sofern keine USt.-ID vorliegt

Dabei ist zu beachten, dass auch unter OSS zwingend eine Umsatzsteuerregistrierung in den Ländern vorliegen muss, in denen du Waren lagerst. 

Danach kannst du wie gehabt Einträge hinzufügen. Wieder müssen Umsatzsteuertyp, Umsatzsteuersatz und die Steuerbemessungsgrundlage als Nettobetrag angegeben werden. Auch hier gilt: Es muss einen Eintrag pro Umsatzsteuersatz geben. Das heißt Verkäufe von Produkten, die lokalen reduzierten Steuersätzen unterliegen, müssen gesondert eingetragen werden.

Schritt 7: Finale Prüfung und Einreichung der One-Stop-Shop-Meldung

Nun ist die Dateneingabe beendet. Du kannst noch einmal deine Umsätze prüfen und dann mit einer Bestätigung der Ergebnisse und einem Klick auf “Versenden” die Einreichung der One Stop Shop Meldung beenden. Natürlich können die Umsätze auch im Nachhinein kontrolliert und eventuell korrigiert werden. Die Zahlung der gesamten Umsatzsteuerschuld muss, genau wie die Absendung des Formulars, bis zur Abgabefrist erfolgt sein. 

Das klingt kompliziert? Keine Sorge! Die selbstentwickelte Software von hellotax kann dir bei der Einreichung von One-Stop-Shop-Meldungen einiges an Arbeit ersparen. Die Software sortiert alle Transaktionen, erkennt Umsatzsteuersätze automatisch, und stellt eigenständig OSS-Meldungen zusammen, die gesondert die Lager- und Verbrauchs-Land Kombinationen enthalten und daher die Einreichung von OSS-Meldungen deutlich vereinfachen. Weiterhin kann unser hellotax Team aus Steuerberatern und lokalen Experten sich um die OSS-Registrierung und auch die Einreichung von OSS-Meldungen im BOP Portal kümmern. Kontaktiere uns noch heute, bespreche deine Optionen mit uns und erfahre mehr über unsere Angebote.