One Stop Shop Registrierung / Anmeldung: Schritt-für-Schritt einfach erklärt

Die Einführung des One Stop Shop, kurz OSS, hat unter Online Händlern für reichlich Verwirrung gesorgt. Nicht zuletzt da die Umsetzung des neuen Versteuerung-Programms in einer Vielzahl der europäischen Staaten, so auch in Deutschland, nur holprig verlief. In diesem Artikel zeigen wir dir deshalb Schritt-für-Schritt wie die Registrierung funktioniert und welche Daten du bereits halten musst um dich erfolgreich für den OSS anzumelden.

Was ist der OSS?

Beim One Stop Shop handelt es sich um ein neues Besteuerungssystem für den E-Commerce Markt, das im Juni 2021 eingeführt wurde. Es soll dazu dienen, Umsatzsteuer-Arbitrage zu vermeiden und Europaweit aktiven Online Händlern die Zahlung der Umsatzsteuer zu vereinfachen. Die Nutzung des OSS geschieht auf freiwilliger Basis. 

Wie funktioniert der One Stop Shop?

Sobald eine Registrierung für den OSS in einem Land deiner Wahl vorliegt, sind Registrierungen für die Umsatzsteuer in anderen Ländern, in die verkauft wird, nicht mehr nötig. Das gilt solange Waren nur verkauft und versendet, nicht aber im Ausland gelagert werden. In dem Land der OSS Registrierung sind infolgedessen dann OSS-Voranmeldungen einzureichen. Außerdem wird die gesamte Umsatzsteuer, die in den verschiedenen Ländern anfällt, dort abgeführt. Die Behörden verteilen die Umsatzsteuer dann an die Länder, denen sie geschuldet ist. Damit verringert sich der administrative Aufwand für Online-Händler die sonst in allen Ländern separat Voranmeldungen einreichen und Umsatzsteuer abführen müssten. 

Wann muss ich mich für den One Stop Shop registrieren?

Wer den One-Stop-Shop gleich zu Beginn der Einführung nutzen wollte, musste sich bis spätestens zum 30. Juni 2021 für den OSS registrieren. Seitdem gilt grundsätzlich: Eine Registrierung für den One-Stop-Shop muss bis zum Ende eines Quartals erfolgt sein, um im dann folgenden Quartal über den OSS melden zu können.

Händler, die sich bereits für den Mini-One-Stop-Shop registriert haben und diesen nutzten, nehmen automatisch am OSS teil. Dann wird keine OSS Registrierung mehr benötigt. 

Brauche ich für die OSS Registrierung eine USt.-ID?

Kurz gesagt: Ja. Händler, die noch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Heimatland haben, können sich nicht für den OSS registrieren. Für die OSS Anmeldung muss eine USt.-ID vorliegen. Diese kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Alternativ kann dir auch hellotax bei der UST-Registrierung & Voranmeldung helfen. Beachte, dass es bis zu 12 Wochen dauern kann, bis du die Nummer erhältst. Erst dann kannst du dich für den One-Stop-Shop registrieren. 

One-Stop-Shop Registrierung: Im Detail erklärt

Um am sich für den One Stop Shop zu registrieren und infolgedessen am Verfahren teilnehmen zu dürfen müssen Online Händler ein paar Anforderungen erfüllen. Dazu gehören: 

• Fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen 
• Fristgerechte Bezahlung der Steuerbeträge 
• Beachtung der Aufzeichnungspflichten

Händler, die im Versandhandel tätig sind, müssen also schon vor der Anmeldung sicher gestellt und bewiesen haben, dass sie Umsatzsteuer-konform handeln und die Regelungen der Steuerbehörden beachten. Dann können sie mit der Anmeldung für den OSS beginnen. 

1. Schritt: Anmeldung im BOP 

Die Registrierung für den One Stop Shop erfolgt zumindest in Deutschland nicht direkt beim Bundeszentralamt für Steuern, sondern gesondert über das Online Portal BOP. 

Zur Anmeldung benötigst du eine ELSTER Zertifikatsdatei. Diese solltest du bereits haben, da sie auch verwendet wird um sich im ELSTER Portal anzumelden, in welchem du ein Unternehmen gegründet, bisherige Steuererklärungen abgegeben und andere steuerliche Formulare ausgefüllt hast.

2. Schritt: Das OSS-Registrierungsformular finden 

Nach der erfolgreichen Anmeldung im BOP-Portal musst du das richtige OSS- Formular suchen. Um das OSS-Registrierungsformular zu finden klickst du nach der erfolgreichen Anmeldung zunächst auf “Formulare & Leistungen” auf der rechten Seite des Portals und dann auf “Alle Formulare”.

Auf der folgenden Seite findest du das Formular „Registrierungsanzeige zur Teilnahme an der OSS EU-Regelung (vormals Mini-One-Stop-Shop)“ unter “Steuer-International”.

3. Schritt: Registrierungsanzeige zur Teilnahme an der OSS EU-Regelung  

Sobald du das OSS-Registrierungsformular aufgerufen hast, musst du zunächst die Datenschutzhinweise lesen. 

Danach kannst du mit dem Ausfüllen des One-Stop-Shop Formulars beginnen. Zunächst  werden im Zuge der OSS Registrierung Angaben zu 

• dem Unternehmen
• den Kontaktdaten 
• der Bankverbindung
• den Niederlassungen und Lieferketten
• der Umsatzsteuer-ID
• anderen Unternehmensregistrierungen 

abgefragt. Es besteht außerdem die Möglichkeit Daten aus einem bestehenden Profil zu übernehmen. 

4. Schritt: Angaben zur Bereitstellung einer elektronischen Lieferschwelle 

Im Anschluss an die Angabe allgemeiner Unternehmer- und Unternehmensinformationen wird abgefragt, ob der Unternehmer eine elektronische Lieferschwelle zur Unterstützung von Lieferungen betreibt. Dabei handelt es sich um Online Marktplätze, wie beispielsweise Amazon und Ebay. Da die meisten Online Händler und Verkäufer diese Marktplätze aber nur nutzen und nicht betreiben, kannst du dort vermutlich “Nein” ankreuzen. 

5. Schritt: Angaben zu Niederlassungen und Lieferketten 

Für den nächsten Schritt musst du Daten zu deinen Standorten und Liefer-Vorgängen bereithalten. Vor allem für Online Verkäufer, die Waren und Produkte via Fulfillment-Programmen wie Amazon’s FBA an ihre Endkunden versenden, kann die Eingabe dieser Angaben kompliziert sein. Hier kann die Hilfefunktion der Plattform, erkennbar durch das kleine Fragezeichen neben zu erklärenden Worten, hilfreich sein. 

Daraus geht hervor, dass ein Warenhaus eines Fulfillment-Anbieters, zum Beispiel ein Amazon FBA Lagerhaus, nicht als feste Niederlassung gilt. Auch stellen diese Warenhäuser keine “andere Einrichtung” dar, da Warenlager dem Unternehmer zuzurechnen sein müssen um also solche zu gelten. 

6. Schritt: Angaben zu bisherigen Registrierungen 

Im letzten Schritt muss angegeben werden, ob bereits eine OSS-Registrierung in einem anderen Land vorliegt oder ob das Unternehmen bereits in der Vergangenheit für den One Stop Shop registriert wurde. Dies ist aktuell ein noch recht wichtiger Schritt, da die meisten Unternehmer sich zum ersten Mal registrieren, wird aber im Laufe der Zeit wichtiger werden. Es ist durchaus möglich, einige Zeit den One Stop Shop zu nutzen, später wieder ohne den OSS Umsatzsteuer-Schulden zu begleichen und sich anschließend wieder anzumelden. 

7. Schritt: Abgabe und Bearbeitung

Nachdem du alle Angaben noch einmal überprüft hast, kannst du das Formular absenden. Im Anschluss daran erhältst du eine E-Mail des Portals, die den Eingang der One-Stop-Shop Registrierung bestätigt. Danach heißt es Abwarten. Nach einigen Wochen erhältst du dann eine weitere Nachricht vom Bundeszentralamt für Steuern, die dir den Erfolg der OSS Registrierung bestätigt.

Verpflichtungen im OSS

Nach einer erfolgreichen Anmeldung für den One Stop Shop kommen einige Erleichterungen, aber auch Pflichten auf dich zu. Zuerst einmal musst du dich im Anschluss an deine Anmeldung in anderen europäischen Ländern nicht mehr umsatzsteuerlich registrieren, soweit du dort keine Waren lagerst. Allerdings musst du nach einer Anmeldung für den OSS in Deutschland, in diesem Land auch regelmäßig OSS-Meldungen einreichen. Dabei können dir spezialisierte Dienstleister wie hellotax behilflich sein. Wir können uns neben den Einreichungen und der Anmeldung für den One Stop Shop, auch um deine Steuerpflichten in vielen anderen europäischen Ländern kümmern. Kontaktiere uns noch heute und reduziere deinen administrativen Aufwand.

Weitere Hinweise 

Neben den Umsatzsteuer-Pflichten solltest du noch einige andere Punkte im Kopf behalten. Diese betreffen

• den Mini One Stop Shop (MOSS)
• dein Wahlrecht
• das Ende der OSS-Nutzung

Der Mini One Stop Shop, ein Besteuerungsverfahren für digitale Dienstleistungen, das bereits länger existiert und der Vorbote des OSS war, ist in den One Stop Shop integriert. Somit nehmen Unternehmen, die den MOSS bereits nutzen, automatisch am One Stop Shop teil und müssen sich nicht erneut registrieren. 

Weiterhin ist es wichtig zu wissen, wie ein Unternehmer am OSS Verfahren nicht mehr teilnehmen kann, darf, oder muss. Du hast selbst die Möglichkeit, den Behörden mitzuteilen, dass du im nächsten Besteuerungszeitraum den One Stop Shop nicht mehr nutzen möchtest. Dies muss bis zum Ende des jeweiligen Zeitraums geschehen. Weiterhin können die Behörden dich vom OSS ausschließen, wenn du mehr als zwei Jahre lang keine Umsätze mehr erzielt und das Unternehmen also nicht mehr aktiv ist. 

In diesem Fall musst du dich auch selbst abmelden, da die Leistungserbringung des registrierten Unternehmens eingestellt wurde. Außerdem musst du dich abmelden, wenn die Teilnahmevoraussetzungen in allen EU-Mitgliedstaaten wegfallen, oder die in Deutschland wegfallen und du dich in einem anderen EU-Staat für den OSS registriert. Die Abmeldung muss dann wieder über das Online-Portal des Bundeszentralamt für Steuern (BOP) erfolgen und spätestens am 10. Tag des Monats, der der Änderung der Situation folgt, eingereicht werden. 

Für diese Onlinehändler lohnt sich die One Stop Shop Anmeldung

Nachdem nun klar ist, wie die Anmeldung für den One Stop Shop funktioniert, stellt sich für viele Online Händler die Frage, ob sich die OSS Anmeldung lohnt. Dabei sollten alle Fernverkäufer beachten, dass eine OSS-Anmeldung automatisch zum Verzicht auf die Lieferschwellen-Regelung führt. 

Für kleine Unternehmer, die nur geringe Umsätze außerhalb Deutschlands verzeichnen, beispielsweise kleine Manufakturen, lohnt sich eine Anmeldung für den One Stop Shop daher meist nicht. Selbiges gilt für Amazon FBA Händler oder andere Online Verkäufer, die an Fulfillment Programmen teilnehmen. Denn eine Lieferung von Waren im Ausland führt weiterhin dazu, dass sich Händler in den Lager-Ländern umsatzsteuerlich registrieren und separate Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen müssen. Lagerst du somit in Deutschland, Italien und Frankreich deine Waren, dann musst dich auch eine Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland, Italien und Frankreich beantragen

Allerdings lohnt sich eine Anmeldung für OSS für Online Händler und Fernverkäufer, die nur in Deutschland lagern und von dort aus Waren mit einem Gesamtumsatz von mehr als 10.0000€ versenden. In diesem Fall erspart eine One Stop Shop Anmeldung einiges an administrativen Aufwand. 

Du bist dir immer noch nicht sicher, ob OSS das richtige für dich und dein Online Business ist? Keine Sorge! Das hellotax Team kann dir bei dieser Entscheidung zur Seite stehen. Wir können dir außerdem bei der Anmeldung für den One Stop Shop und OSS-Voranmeldungen behilflich sein oder uns um deine Umsatzsteuerregistrierungen und Einreichungen in einer Vielzahl an europäischen Ländern kümmern, falls du Fulfillment Programme nutzt oder dich gegen den OSS entscheidest. Kontaktiere uns noch heute!