Mehrwertsteuer in Polen:
Ratgeber & Tipps zur Rückerstattung

Mehr und mehr deutsche Unternehmen und Händler schauen sich im Ausland nach günstigen Optionen zur Abwicklung ihrer Lagerung und Logistik um. Polen wird durch das CEE Programm von Amazon und auch wegen seiner geringen Mehrwertsteuer für Online-Händler in Europa immer interessanter. Die Umsatzsteuersätze befinden sich zwischen 0% und 23%. Ein Blick auf unser Nachbarland im Osten kann sich also dementsprechend mehr als lohnen. 

Überraschend spät hat die Nation Polen ihre Umsatzsteuer erst im Jahr 1993 eingeführt und wird dort – wie im Englischen – als Value added tax, kurz VAT, bezeichnet. Das hängt damit zusammen, dass erst Ende der 80er Jahre die polnische Planwirtschaft in eine freie Marktwirtschaft umgewandelt wurde. 1988 hatten erst 20% der polnischen Unternehmen einen privaten Eigentümer. 

Tipps zur Mehrwertssteuerrückerstattung in Polen

Die mit 23% festgelegte Mehrwertsteuer kann natürlich, wie üblich, nach dem Ausstellen zurück erstattet werden. Dafür müssen im Wesentlichen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Das deutsche Unternehmen muss in Deutschland für die Umsatzsteuer registriert sein. Zum anderen darf während des Prozesses in Polen kein Verkauf innerhalb Polens stattgefunden haben, keine innergemeinschaftliche Warenlieferung und kein Export aus Polen, genauso wenig wie der Verkauf einer Dienstleistung in selbigem Land. 

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, muss der Erstattungsbetrag in der polnischen Währung Zloty angegeben werden – unabhängig davon, welche Währung auf der Rechnung aufgeführt ist. Berücksichtigt wird bei der Rückerstattung das Datum, wann dem deutschen Unternehmen die Rechnung ausgestellt wurde, nicht, wann er sie empfangen oder bezahlt hat. 

Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass die Kommunikation mit dem polnischen Finanzamt fast ausschließlich auf polnisch stattfindet und von einem legitimierten Übersetzer geführt werden muss. 

Anträge für Mehrwertsteuerrückerstattung müssen in Polen bis zum 30. September des Folgejahres nach dem Erwerb eingereicht werden. Anträge, die später eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt.

Mehr zur Umsatzsteuer in Europa

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Warenlieferungen an Unternehmen in Polen

Soll die Steuerfreiheit geltend gemacht werden, ist steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung auf der Rechnung zu vermerken, genauso wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, beider am Vertrag beteiligten Parteien. Letzte Voraussetzung dafür sind entsprechende Nachweise, die belegen, dass die Ware tatsächlich nach Polen ausgeliefert wurde. Hier können bspw. Gelangensbestätigungen oder Speditionsbescheinigungen beigefügt werden.

Neben der Angabe der USt.-ID. hat der deutsche Unternehmen noch auf weitere Regularien zu achten: So muss in Polen selbst bei kleinen Summen monatliche eine Umsatzsteueranmeldung stattfinden – spätestens zum 25. Tag des Monats nach Rechnungsstellung.

Selbst, wenn der Rechnungsbetrag in Euro ausgewiesen wird, muss die Summe der Mehrwertsteuer außerdem in der polnischen Währung Zloty angegeben werden. Anträge auf die Erstattung der Mehrwertsteuer müssen auf polnisch verfasst werden – genauso wie die Angabe der Waren, die alternativ aber in englischer Sprache erfolgen darf. 

Sämtliche Gespräche mit dem polnischen Finanzamt finden auf polnisch statt – genauso wie Verträge, Rechnungen oder Ausfuhrbescheinigungen, die von einem vereidigten Übersetzer ins Polnische übertragen werden müssen.

Warenlieferungen an Privatpersonen

Diese sind nämlich von der Erwerbssteuer ausgeschlossen. Bis zu einem Wert von umgerechnet ca. 38.000,- EUR wird in so einem Fall die deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen. Abgeführt wird sie entsprechend an das deutsche Finanzamt. Optional kann sich das deutsche Unternehmen alternativ für eine Versteuerung in Polen entscheiden, wodurch dieser Entschluss für zwei Jahre bindend wäre. 

Liegt der Warenwert über dieser sogenannten Lieferschwelle, wird sie in Polen besteuert. Die Rechnung ist dafür mit polnischer Umsatzsteuer auszustellen, weshalb sich das verkaufende Unternehmen in Polen für die Umsatzsteuer registrieren muss.

Ausgenommen von der Lieferschwellen-Regelung sind folgende Produkte:

• Mineralöl,
• Alkohol,alkoholische Getränke,
• sowie Tabakwaren.

Diese müssen so oder so mit der polnischen Umsatzsteuer berechnet werden, die regulär bei 23 Prozent liegt. Eine ermäßigte Umsatzsteuer gilt in Polen für Baumaterialien und Lebensmittel, die bei jeweils 8 und 5 Prozent liegt. 

Registrierung für die Mehrwertsteuer

Interessieren sich deutsche Unternehmen für die Mehrwertsteuerregistrierung, erhalten sie Auskünfte dazu auf der Seite des polnischen Finanzministeriums – allerdings in polnischer Sprache verfasst wurde. Lediglich Kurzversionen der Inhalte werden englischsprachig bereitgestellt. 

Außerdem stellt die Seite allgemeine Informationen zur polnischen Mehrwertsteuer bereit, genauso wie zu Gesetzesvorschriften. 

Polen als Empfängerland

Wer als deutscher Unternehmer waren in Polen verkaufen möchte, muss einige Besonderheiten beachten. Die sind allerdings schnell verinnerlicht und erlauben einen vergleichsweisen Handel mit unserem Nachbarland. Die einzige Hürde bzw. Schwierigkeit besteht in der Sprache: Anders als in anderen Nationen besteht Polen auf weitestgehend polnischen Schriftverkehr und erlaubt nur in seltenen Fällen Kommunikation auf englischer Sprache.

Wer mit einem vereidigten Übersetzer arbeitet, wird jedoch wenig Sorgen haben. Mit einer rund 40 Millionen Menschen starken Bevölkerung und wachsender Wirtschaftskraft wird Polen ein immer relevanterer Partner für deutsche Unternehmen – Powodzenia!

Umsatzsteuersätze in Polen: 0 %-23 %

Standardsatz (23 %):

Alle steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen, die nicht in den folgenden polnischen Umsatzsteuersätzen enthalten sind

Reduzierter Steuersatz (8 %)

Bestimmte Lebensmittel, Wasserversorgung, pharmazeutische Erzeugnisse, medizinische Geräte für Menschen mit Behinderungen, Autositze für Kinder, inländische Personenbeförderung, innergemeinschaftliche und internationale Personenbeförderung auf Binnen- und Straßenwegen, einige Zeitungen und Zeitschriften, Zugang zu kulturellen Veranstaltungen und Vergnügungsparks, einige Pay-TV/Kabelfernsehen, Schriftsteller und Komponisten, Sozialwohnungen, Bestimmte Renovierung und Reparatur von Privatwohnungen, bestimmte landwirtschaftliche Produkte, Hotelunterkünfte, Restaurants (ohne Getränke), Zutritt zu Sportveranstaltungen, Nutzung von Sportanlagen, Bestattungs- und Krematorien, Sammlung von Hausmüll, kleinere Reparaturen von Fahrrädern, Schuhen und Lederwaren, Kleidung und Haushaltswäsche, Friseurarbeiten, Brennholz, einige Lebensmittel zum Mitnehmen, einige Bars und Cafés (nur Restaurant-Service)

Reduzierter Steuersatz (5 %)

Einige Lebensmittel, Fruchtsäfte, bestimmte Bücher und Fachzeitschriften (mit Ausnahme von E-Books), einige landwirtschaftliche Erzeugnisse)

Nullsatz für die Umsatzsteuer

Innergemeinschaftlicher und internationaler Personenverkehr (ohne Binnenschifffahrt und Straßenverkehr)

Amazon FBA: Umsatzsteuer in Polen registrieren lassen

Zur Umsatzsteuerregistrierung selbst in Polen lässt sich anmerken, dass sich die Voraussetzungen zu anderen EU-Ländern ähneln. Die Dokuemente für die Registrierung selbst mögen zwar in Polen oft landesspezifisch sein, die Gründe wann eine Registrierung erforderlich ist sind jedoch die selben. Relevant sind auch hier nämlich die Lagerung & Erreichung der Lieferschwelle.

Lagerung von Waren

Wer Amazon FBA betreibt und in Polen seine Waren lagert, z.B. mit dem Central Europe-Program (CEE) von Amazon, der muss in Polen umsatzsteuerlich registriert sein. Lagerung ist immer ein Grund, der zur Registrierungspflicht und zugehörigen Aufgaben führt. So müssen beispielsweise auch Umsatzsteuervoranmeldungen ab dem ersten Tag der Lagerung eingereicht werden.

Erreichung der Lieferschwelle

Eine Registrierung für die Umsatzsteuer in Polen wird auch mir Erreichung der Lieferschwelle zwingend notwendig. Lieferschwelle meint hier, dass die Exporte von einem anderen Land nach Polen einen bestimmten Grenzwert überschreiten was sofort zu Umsatzsteuerpflichten führt.

Wenn du z.B. in/aus Deutschland verkaufst dann wird die polnische Umsatzsteuernummer erst erforderlich wenn innerhalb eines Kalenderjahres Produkte mit einem Wert von mehr als  160.000 PLN (ca. 38.000 Euro)nach Polen verkauft wurden.