Du hast eine Rechnung ausgestellt, doch später fallen dir oder deinem Kunden Unstimmigkeiten auf? Oder hast du vielleicht selbst eine Rechnung erhalten, die Fehler enthält? Dann erst einmal keine Panik: All das lässt sich problemlos wieder ausbügeln, wenn du schnell reagierst. Hier erfährst du, welche Schritte du jetzt unternehmen solltest und worauf es bei der Rechnungskorrektur und in Bezug auf die Umsatzsteuer ankommt.
Antonia Klatt
Last Updated on 10 February 2022Rechnungskorrektur: Umsatzsteuer unbedingt anpassen
Fehler können jedem Unternehmer trotz sorgfältiger Arbeit passieren, sollten aber immer gewissenhaft berichtigt werden. Mit einer Rechnungskorrektur kannst du auch die Umsatzsteuer anpassen, falls einmal versehentlich zu wenig oder zu viel berechnet worden ist. Denn sowohl für Leistungserbringer als auch Empfänger ist eine richtig ausgestellte Rechnung wichtig. Wenn sie nicht die erforderlichen Informationen erhält, berechtigt sie den Zahlenden nicht zum Vorsteuerabzug. Das Finanzamt fordert dann die gezahlte Vorsteuer vom Empfänger zurück, wenn es Rechnungen entdeckt, bei denen Angaben fehlen.
Zugleich hat der Ausstellende die korrekte Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung anzugeben. Daher sollte nach Möglichkeit mit Rechnungsberichtigung die Umsatzsteuer rückwirkend korrigiert werden, sobald ein gravierender Fehler auftritt. Dies ist möglich, wenn in der Originalrechnung bereits alle erforderlichen Informationen enthalten waren.
Wer darf eine Rechnung korrigieren?
Grundsätzlich gilt: Leistungserbringer müssen ihre Rechnung selbst berichtigen. Von Kunden geänderte Rechnungen sind nicht zulässig – selbst wenn zuvor eine eigenständige Änderung vereinbart worden ist. Liegt dir also eine Rechnung mit fehlenden oder falschen Informationen vor, solltest du darauf bestehen, dass sie von der ausstellenden Person oder dem zuständigen Unternehmen korrigiert wird.
Bei bloßen Rechtschreibfehlern musst du dir keine Sorgen machen. Entscheidend ist unter anderem, dass auf der Rechnung klar bezeichnet ist, worum es sich bei der Leistung handelt, welches Entgelt dafür vereinbart wurde, welcher Steuersatz dafür fällig wird und wie hoch der entsprechende Steuerbetrag ist. Dies ergibt schließlich den Bruttobetrag, der vom Empfänger zu zahlen ist. Wenn du Rechnungen erhältst, ist es ratsam, diese also am besten sofort auf Vollständigkeit und richtige Preise zu überprüfen.
Diese Rechnungsangaben verhindern Probleme bei einer späteren Rechnungskorrektur
Im September 2020 hat der Europäische Gerichtshof festgestellt, dass eine Rechnungsberichtigung samt Umsatzsteuer-Anpassung rückwirkend zulässig ist. Dabei wurde aber erneut deutlich gemacht, dass bereits die Ursprungsrechnung Pflichtangaben enthalten muss – nämlich die Anschrift beider Vertragsparteien, was genau geliefert oder erbracht wurde und welches Entgelt dafür anfiel. Entscheidend ist zudem, dass Umsatzsteuersatz und -betrag gesondert ausgewiesen sind.
Andernfalls ist eine rückwirkende Korrektur nicht möglich. Im Folgenden haben wir dir daher aufgelistet, wie eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen unter und über 250, – EUR brutto idealerweise aussehen sollte. Mit diesen Checklisten kannst du vermeiden, dass es später zu Problemen bei etwaigen Rechnungskorrekturen kommt.
Diese Rechnungsangaben sind nötig, damit sich Empfänger die Vorsteuer für Rechnungen über 250,- EUR vom Finanzamt zurückholen dürfen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer des Rechnungsstellenden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und konkrete Bezeichnung der Lieferung beziehungsweise Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Monat oder konkretes Datum, an dem die Lieferung/Dienstleistung stattgefunden hat
- Entgelt – der Nettobetrag muss gegebenenfalls für Regelsteuersatz, ermäßigten Steuersatz und Steuerbefreiung gesplittet sein
- Hinweis auf den anfallenden Steuersatz
- Anfallender Steuerbetrag
- Bruttobetrag
- Bei Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf Steuerbefreiung
- Nennung von vereinbarten Boni, Skonti und anderen Rabatten
- Gegebenenfalls Hinweis auf Gutschrift
Für Rechnungen bis 250,- EUR brutto gelten andere Maßstäbe. Solche sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich folgende Punkte enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und konkrete Bezeichnung der Lieferung beziehungsweise Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Bruttobetrag (Entgelt und Steuer zusammengefasst)
- Hinweis auf den anfallenden Steuersatz
- Bei Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf Steuerbefreiung
Mithilfe der Rechnungsberichtigung Umsatzsteuer richtig abführen – So geht’s
Einer deiner Kunden hat einen Fehler entdeckt oder du bist selbst darauf gestoßen? Dann wirf am besten einen Blick in die Buchhaltung: Ist der Rechnungsbetrag noch nicht erfasst worden, kannst du die Rechnung einfach ändern und noch einmal verschicken. Wurde der falsche Betrag allerdings schon verbucht, kann der Fehler nicht rückgängig gemacht werden. Der richtige Weg ist daher, die Rechnung zu stornieren und eine neue auszustellen.
Wichtig ist hierbei, Folgendes zu beachten: Sofern sich der Empfänger bereit erklärt, eine höhere Vorsteuer zu zahlen, verhindert dies, dass der Leistungserbringer die im Original zu niedrig ausgewiesene Umsatzsteuer selbst begleichen muss.
Möchtest du also beispielsweise mit einer Rechnungskorrektur die Umsatzsteuer für 2020 berichtigen, solltest du wie folgt vorgehen: Setze nach der Stornierung der Ursprungsrechnung eine Rechnungskorrektur mit einer neuen Rechnungsnummer auf, in der du gleich im Betreff auf die Originalrechnung verweist.
Bei der Rechnungsberichtigung Umsatzsteuer rückwirkend anpassen – ein Muster zur Veranschaulichung zeigt, wie eine Rechnungskorrektur aussehen kann:
Rechnungsadresse des Leistungserbringers | Steuernummer | |
Rechnungsadresse des Leistungsempfängers | ||
Rechnungskorrektur RE-1000-1 zu Rechnung RE-1000 | Datum | |
Lieferung von Maschine X im Monat X | 1.000, – EUR | |
Ust 19% | 190, – EUR | |
Gesamtbetrag | 1.190, – EUR |
Tücke bei der Rechnungsberichtigung: Umsatzsteuer rückwirkend anzupassen, ist in diesem Fall nicht möglich
Wichtig zu wissen: Ist auf einer Rechnung fälschlicherweise der Steuerbetrag (19 oder sieben Prozent des Entgelts) gar nicht ausgewiesen, kann keine Berichtigung mit Rückwirkung erfolgen. Häufig kommt es zu solchen Problemen, wenn beim Ausstellen der Rechnung davon ausgegangen wurde, dass bestimmte Leistungen als steuerfrei gelten oder mutmaßlich eine Steuerbefreiung vorlag, sich dies aber im Nachhinein als falsch erweist.
Hiervon können unter Umständen jene betroffen sein, die sich fälschlicherweise als Kleinunternehmer bezeichnet haben und nun durch eine Rechnungskorrektur Umsatzsteuer nachzahlen müssen.
Liegt dir eine Reverse-Charge-Rechnung vor, so ist die Gesetzeslage anders. Bist du zuvor davon ausgegangen, dass ein Wechsel der Steuerschuldnerschaft vorliegt, kann eine Rechnungsberichtigung rückwirkend erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass auf den Übergang der Steuerschuld hingewiesen wurde.
Ist-Versteuerung macht es dir einfacher
Bist du Freiberufler, Geschäftsführer einer GmbH mit weniger als 500.000,- EUR Umsatz oder hast eine GbR, bei der Umsatz unter 600.000,- EUR oder Gewinn unter 60.000,- EUR jährlich liegt, gilt deine unternehmerische Tätigkeit als nicht bilanzierungsfähig. Du hast dann die Möglichkeit von der Ist-Versteuerung Gebrauch zu machen. Diese muss im Vorfeld beim Finanzamt beantragt werden.
Das hat im Falle eines Fehlers auf einer ausgestellten Rechnung einen wesentlichen Vorteil: Du musst fehlerhafte Rechnungen nicht korrigieren, weil du die Umsatzsteuer entsprechend des tatsächlich gezahlten Betrags abführst. Trotzdem kann für Rechnungsempfänger, die du belieferst, eine Korrektur wichtig sein, um sich die Vorsteuer zurückzuholen.
Fazit
Genauigkeit in der Buchhaltung ist wichtig, denn bei einer Betriebsprüfung und insbesondere bei einer Umsatzsteuersonderprüfung fallen Ungereimtheiten auf. Das kann teuer werden und dein Business beeinträchtigen. Nutze daher, wann immer du kannst, die Möglichkeit der Rechnungskorrektur, um Umsatzsteuer und Vorsteuer stets richtig zu melden. Wir hoffen, dass dir unsere Tipps dabei helfen können!