WooCommerce und die Umsatzsteuerregistrierung: Umsatzsteuer-Pflichten von WooCommerce Online-Händlern im Überblick

Neben Shopify ist WooCommerce eines der beliebtesten Systeme, um ohne viel Aufwand einen eigenen Online-Shop aufzubauen. Doch bei aller Aufregung, die mit der Gründung eines Unternehmen und dem Design eines Shops verbunden ist, geht ein wichtiger Punkt oft unter: die Umsatzsteuerregistrierung. Wie bei anderen Handelsgeschäften auch, musst du vor dem Verkauf über WooCommerce eine Umsatzsteuerregistrierung vornehmen. Falls dein Shop EU-weit verfügbar ist, sind weiterhin oft Umsatzsteuerregistrierungen im Ausland nötig. Im folgenden Artikel erfährst du, wann du die als WooCommerce Händler für die Umsatzsteuer registrieren musst, wie die Registrierung funktioniert, welche Alternativen es gibt und wie du das WooCommerce System nach der Registrierung anpassen musst. 

Umsatzsteuerregistrierung für WooCommerce Händler: das musst du beachten

Wenn du dein WooCommerce Business gerade erst gestartet hast, wirst du in Sachen Umsatzsteuer noch nicht viel Erfahrung haben. Aber auch für erfahrene WooCommerce Entrepreneurs ist das Thema Umsatzsteuerregistrierung oft ein leidiges Thema. Leider ist es auch ein Essentielles. Denn wer im Versandhandel tätig ist, muss sich für die Umsatzsteuer registrieren und danach umsatzsteuerliche Aufgaben wie beispielsweise die Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen, erfüllen. 

Um die Umsatzsteuerregistrierung als WooCommerce Händler erfolgreich abzuschließen, musst du dir einige Fragen stellen: 

• Wann muss sich ein WooCommerce Händler für die Umsatzsteuer registrieren?
• Wie funktioniert die Umsatzsteuerregistrierung?
• Gibt es eine Alternative für WooCommerce Händler?
• Was muss in nach der Umsatzsteuerregistrierung im WooCommerce System ändern?

Antworten auf diese Fragen erhältst du im folgenden Artikel. Falls du dich vor der Erledigung der umsatzsteuerlichen Aufgaben allerdings scheust, kann dir hellotax zur Seite stehen. Wir sind auf den E-Commerce Handel in Europa spezialisiert und registrieren dich in einer Reihe von EU-Ländern problemlos für die Umsatzsteuer. Außerdem automatisiert unsere Umsatzsteuer-Software mithilfe deiner WooCommerce Transaktionsdaten die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, die im Anschluss von unseren lokalen Steuerberatern eingereicht werden. Kontaktiere uns noch heute und vereinbare eine Software-Demo oder ein kostenloses Beratungsgespräch, um mehr über unsere Services für WooCommerce Seller zu erfahren. 

Wann muss sich ein WooCommerce Händler für die Umsatzsteuer registrieren?

Um ein WooCommerce Geschäft zu gründen, müssen sich Händler in ihrem Heimatland – im Land, in dem sie ihr Business gegründet haben – immer für die Umsatzsteuer registrieren. Allerdings gibt es auch Umstände, in denen Umsatzsteuerregistrierungen für WooCommerce Händler im EU-Ausland nötig sind. Dies ist der Fall bei 

• Lagerung von Produkten im Ausland
• Verkauf von Produkten an ausländische Privatkunden 

Sobald du einen WooCommerce Shop betreibst und Produkte in einem EU-Ausland lagerst, musst du dich in dem Lagerland für die Umsatzsteuer registrieren. Doch nicht jeder WooCommerce Händler betreibt eigene Lager. Viele E-Commerce Entrepreneurs nutzen E-Fulfillment Dienstleister, die damit beauftragt sind, Pakete an den Endkunden zu liefern. Diese Fulfillment Provider betreiben oft Lager im Ausland, um EU-weit schnelle Lieferzeiten zu garantieren. Wenn deine über WooCommerce verkauften Produkte über ein Fulfillment Programm versendest und dein Provider im Ausland lagerst, musst du im Ausland eine Umsatzsteuerregistrierung vornehmen. 

Ein weiterer Grund, sich als WooCommerce Händler für die Umsatzsteuer registrieren, ist die Überschreitung der EU-weiten Lieferschwelle durch Verkäufe von Produkten an ausländische Privatkunden. 

Bis Juli 2021 galten in der EU länderspezifische Lieferschwellen von meist 35.000€ oder 100.000€, die jedes Land selbst festlegte. Sobald der Umsatz durch Verkäufe deines WooCommerce Shops an Endkunden in diesen Ländern die jeweilige Lieferschwelle überschritt, musstest du dich für die Umsatzsteuer registrieren. Dies bedeutete, dass E-Commerce Händler meist mehrere Lieferschwellen gleichzeitig kontrollieren mussten.

In 2021 wurden diese länderspezifischen Lieferschwellen allerdings durch eine EU-weit geltende Schwelle von nur 10.000€ ersetzt. EU-weit bedeutet, dass diese Lieferschwelle durch alle grenzüberschreitenden Verkäufe an Endkunden in allen EU-Ländern erreicht wird, also beispielsweise durch Verkäufe im Wert von 8.000€ an Kunden in Spanien, 2.000€ an Kunden in Frankreich und nur 50€ an Kunden in Italien. Zu diesem Zeitpunkt muss sich der WooCommerce Händler dann in allen drei Ländern für die Umsatzsteuer registrieren. 

Alle grenzüberschreitenden Verkäufe an EU-ausländische Privatkunden vor Überschreitung der Lieferschwelle werden behandelt wie lokale Verkäufe. Das heißt, sie unterliegen noch den heimischen Umsatzsteuersätzen und es ist keine Registrierung im Ausland nötig. Verkäufe an ausländische Unternehmenskunden in der EU werden über das Reverse-Charge-Verfahren abgewickelt. 

Vorsicht: Wenn du dich als WooCommerce Händler mit der Umsatzsteuer in Deutschland befasst, wirst du von der Kleinunternehmerregelung gehört haben. Diese erlaubt es Unternehmern mit geringen Umsätzen von der Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit zu werden. Allerdings müssen sich Händler trotzdem für die Umsatzsteuer registrieren. Du machst bereits eine Menge Umsatz? Dann musst du Voranmeldungen einreichen. Mehr über Umsatzsteuervoranmeldungen für WooCommerce Händler erfährst du auf unserem Blog.

Wie funktioniert die Umsatzsteuerregistrierung?

Für die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer musst du dich an die Finanzämter in den Ländern wenden, in denen deine WooCommerce Kunden ansässig sind. Heutzutage ist in vielen europäischen Ländern die Umsatzsteuerregistrierung oft auch über die Online-Portale der Finanzämter möglich, allerdings meist nur in der Landessprache. 

In deinem Heimatland funktioniert die Umsatzsteuerregistrierung meist schnell und problemlos. Fall du dich aber in einem zusätzlichen Ausland für die Umsatzsteuer registrieren musst, weil du mit Umsätzen deines europäischen WooCommerce Stores die Liefergrenze überschreitest oder im EU-Ausland lagerst, musst du oft auch zusätzliche Unterlagen einreichen. Dazu gehören, je nach Land, Nachweise für deine Registrierung im Heimatland, Gesellschaftsverträge und Satzungen, Auszüge aus dem nationalen Handelsregister und vieles mehr. Diese Dokumente müssen meist auch offiziell übersetzt und von einem Notar beglaubigt werden. 

Sobald du die Umsatzsteuerregistrierung abgeschlossen hast, erhältst du nach einiger Wartezeit eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Registrierst du dich allerdings zu spät, kannst du Ärger mit den jeweiligen Steuerbehörden oft nicht vermeiden. In vielen Ländern gibt es Fristen, nach denen du dich nach einer bestimmten Wochenanzahl nach Aufnahme deiner Geschäftstätigkeit oder Beginn der Umsatzsteuerpflichtigkeit registriert sein musst. Daher ist es wichtig, sich bereits in der Anfangsphase deines WooCommerce Online-Shops mit der Umsatzsteuerregistrierung zu beschäftigen. 

Alternativ kannst du den Umsatzsteuer-Registrierungs-Service von hellotax nutzen. Wir überwachen deine Transaktionen und sagen dir Bescheid, sobald du dich in einem Land registrieren musst. Weiterhin nutzen wir die Daten, die du uns mitgeteilt hast, um dich in den Ländern deiner Wahl zu registrieren – in der Landessprache, so schnell wie möglich, oft auch gleichzeitig und ohne Zutun von dir. Wir kümmern uns um deine umsatzsteuerlichen Pflichten und die Umsatzsteuer-Registrierung und du dich auf dein WooCommerce Business.

Ist der One-Stop-Shop (OSS) eine Alternative für WooCommerce Händler?

Sobald du dich mit dem Thema Umsatzsteuer beschäftigst, triffst du heutzutage auf den One-Stop-Shop (OSS). Dieses Verfahren wurde im Juli 2021 eingeführt und vereinfacht die EU-weite Meldung und Abführung der Umsatzsteuer für grenzüberschreitende B2C E-Commerce Händler. Der OSS kann deine umsatzsteuerlichen Aufgaben als WooCommerce Seller tatsächlich oft vereinfachen – allerdings nicht in allen Fällen. 

Um den OSS zu nutzen, musst du dich zuerst in deinem Heimatland, in dem du bereits für die Umsatzsteuer registriert bist, für den One-Stop-Shop registrieren. Sobald das geschehen ist, findet die Lieferschwellen Regelung keine Anwendung mehr. Jeder Verkauf muss also mit den lokalen ausländischen Umsatzsteuersätzen belegt werden. Allerdings können alle grenzüberschreitenden Verkäufe an Privatkunden in einer zusammenfassenden OSS-Meldung deklariert werden. Daher sind im Ausland keine Umsatzsteuer-Registrierung mehr nötig. Die heimische USt.-Registrierung ersetzte der OSS allerdings nicht. Weiterhin ist das OSS-Verfahren nur auf grenzüberschreitende Verkäufe anwendbar. Sobald deine WooCommerce Produkte also im Ausland gelagert und von dort versandt werden, benötigst du trotzdem eine lokale Umsatzsteuerregistrierung. 

Neben der Nichtanwendbarkeit des OSS bei Lagerung liegt ein weiterer Nachteil des One-Stop-Shops bei der Komplexität der Einreichung von OSS-Meldungen. Denn um alle ausländischen Verkäufe gesammelt melden zu können, müssen die Transaktionen nach Herkunfts- und Bestimmungsland sowie nach Umsatzsteuersätzen geordnet werden – eine mühsame Aufgabe. Doch auch hier kann hellotax weiterhelfen. 

Unsere Umsatzsteuer-Software kann nicht nur Umsatzsteuervoranmeldungen für eine Reihe von verschiedenen Ländern erstellen. Nachdem unser Team dich für den OSS registriert hat, kannst du mit wenigen Klicks deine Verkaufsdaten hochladen. Diese werden von der Software überprüft und sortiert und es werden einreichungsbereite OSS-Meldungen erstellt. Um dir die langwierige Eingabe der Daten in den Online-Formularen der Steuerbehörden zu ersparen, kann auch diese Aufgabe dann von unseren Steuerberatern übernommen werden. Kontaktiere uns noch heute und erfahre mehr über unseren OSS-Service für WooCommerce Händler!

Wenn du den One-Stop-Shop nutzt, benötigst du in EU-Ländern meist keine Umsatzsteuerregistrierung mehr. Allerdings gehört das Vereinigte Königreich nicht mehr zur EU. Daher ist der OSS nicht anwendbar. Das ist ein Nachteil für WooCommerce Händler, da Großbritannien ein attraktiver Markt für E-Commerce Shops ist. 

Im Vereinigten Königreich kannst du dich über gov.uk für die HM Revenue and Customs-Plattform anmelden. Hier kannst du dich für die Umsatzsteuer in Großbritannien registrieren, aber auch das kann das hellotax-Team für dich übernehmen.  

Was muss in nach der Umsatzsteuerregistrierung im WooCommerce System ändern?

Sobald du mit der Umsatzsteuerregistrierung begonnen hast, musst du im WooCommerce System ein paar Anpassungen vornehmen. Auch wenn du nur in deinem Heimatland handelst ist das unter Umständen nötig, da WooCommerce ein amerikanisches System ist und europäischen Versandhandel nicht automatisch abbildet. Folgende Punkte solltest du in den “Steuer-Optionen” bearbeiten: 

• Steuern berechnen basierend auf… 
• Zusätzliche Steuerklassen 
• Preise mit Steuern eingeben 
• Steuerklasse der Versandkosten 
• Verschiedenste “Anzeige”-Optionen 

Zunächst musst du angeben, auf welcher Basis die Steuern berechnet werden sollen. Hier kannst du zwischen Lieferadresse des Kunden, Rechnungsadresse des Kunden und Basisadresse des Shops (Basisland) wählen. In Europa befindet sich laut der klassischen Ortsregelung der Ort der Lieferung dort, wo der Transport zum Kunden beginnt. Steuern müssten also auf Basis der Shop-Adresse oder der Warenhaus-Adresse berechnet werden. Allerdings greift im E-Commerce Handel, so auch bei Verkauf über WooCommerce, die Regelung zum Versandhandel. Laut dieser befindet sich der Ort der Lieferung und damit der Ort, auf dessen Basis Steuern berechnet werden, dort, wo der Transport zum Kunden endet, also meist im Heimatland des Kunden. Hier solltest du in der EU also die Lieferadresse oder Rechnungsadresse des Kunden auswählen. 

Als Nächstes solltest du zusätzliche Steuerklassen erstellen und existierende Steuerklassen anpassen. Regulär sind in WooCommerce nur drei Steuerklassen aktiviert: 

• Standard, 
• ermäßigt und, 
• steuerfrei. 

Falls du im Ausland verkaufst, musst du allerdings zusätzlich Steuerklassen erstellen, da andere Länder andere Umsatzsteuersätze haben, die du Kunden aus diesen Ländern berechnen musst, sobald du die Lieferschwelle überschreitest, den OSS nutzt oder im jeweiligen Land lagerst. Um Steuerklassen zu erstellen, klickst du in das “zusätzliche Steuerklassen” Fenster und benennst eine neue Klasse, beispielsweise “Standard Spanien”. 

Um diese zusätzlich Steuerklassen vollends zu erstellen oder die existierenden anzupassen, klickst du im WooCommerce Top-Menü auf den Reiter “Mehrwertsteuer”. Hier findest du alle Steuerklassen. Für jede von ihnen musst du einen Ländercode (z.B. DE für Deutschland), einen Steuersatz (z.B. 19%), und einen Steuer-Namen, der auf Rechnungen erscheint (z.B. MwSt. DE) angeben. Außerdem kannst du, wenn nötig, einen Bundesland-, Postleitzahl- oder Städte-Code vergeben. Falls du bei der Rechnungs-Basis Lieferadresse oder Rechnungsadresse des Kunden ausgewählt hat, wird dann basierend auf der Adresse des Kunden, also dem Land und der Postleitzahl, sowie basierend auf dem Produkt – regulär oder ermäßigt – der korrekte Steuersatz angezeigt und berechnet. 

Falls dein WooCommerce Shop in vielen Ländern verfügbar ist, wird die Eingabe zusätzlicher Steuerklassen lange dauern. Abhilfe schaffen hier zusätzliche WooCommerce Plugins wie beispielsweise WooCommerce Germanized. Mit dieser Extension werde EU Steuerklassen automatisch importiert und nebenbei auch noch rechtliche Hinweis-Seiten wie die AGBs erstellt und Währungsformate, Rundungsregeln und Warenkorbs- und Kassen-Seiten an die Rechtsnormen angepasst.

Wenn die Anpassung der Steuerklassen abgeschlossen ist, kannst du zu den WooCommerce Steuer-Optionen zurückkehren. Hier kannst du nun auswählen, ob du Preise mit Steuern eingibst oder nicht. Außerdem kannst du die Steuerklassen der Versandkosten einstellen und verschiedenste “Anzeige”-Optionen bearbeiten. Zum Beispiel können deine Kunden die Steuerbeträge nur auf der WooCommerce Rechnung sehen, oder aber sie sind bereits bei der Preisanzeige im WooCommerce Shop und während des Bestellprozesses sichtbar.  

Damit die Steuersätze korrekt angewendet werden, musst du zuletzt jedes Produkt bearbeiten. Im Produkteditor unter “Produktdaten” wählst du den Steuerstatus und die Steuerklasse aus. Der Steuerstatus zeigt an, ob auf dieses Produkt Umsatzsteuer anfällt oder nicht. Falls du steuerbefreit bist, oder eine Kleinunternehmerregelung nutzt, also für die Umsatzsteuer registriert bist aber deinen WooCommerce Kunden noch keine Umsatzsteuer berechnen musst, kannst du das hier anpassen. 

Fazit

Die Umsatzsteuerregistrierung für WooCommerce-Händler besteht nicht nur aus einem kurzen Schreiben an das Finanzamt. Du musst erst einmal wissen, ob und wo du dich registrieren musst und welche Alternative du hast. Sobald du diese Punkte erledigt hast, musst du außerdem deinen WooCommerce Shop umsatzsteuerlich anpassen. 

Außerdem steigen die umsatzsteuerlichen Anforderungen natürlich, sobald dein WooCommerce gut läuft. Es kommen beispielsweise mehrere Umsatzsteuerregistrierungen gleichzeitig auf dich zu. Aber keine Sorge! Hier steht dir hellotax zur Seite.

Wir beraten dich zum Thema OSS und besprechen deine Optionen. Mit wenigen Klicks kannst du im Anschluss deine Transaktionsdaten in unser System importieren. Unsere Software überprüft die Daten und bereitet OSS-Meldungen oder Umsatzsteuervoranmeldungen für dein WooCommerce Business vor, die im Anschluss eingereicht werden. Klingt interessant? Kontaktiere uns noch heute und lerne, wie du deine umsatzsteuerlichen Pflichten im WooCommerce Handel ganz einfach automatisieren kannst.