Ein international agierendes Unternehmen wird immer wieder vor die Aufgabe gestellt, Rechnungen an Kunden im Ausland auszustellen (Rechnung ohne Umsatzsteuer) . Beim Erstellen von Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland ohne Umsatzsteuer gibt es spezielle Voraussetzungen zu beachten, denn normalerweise ist jeder Unternehmer verpflichtet Umsatzsteuer abzuführen. Alles Wichtige findest Du in diesem Artikel zusammengefasst.
Antonia Klatt
Last Updated on 5 September 2024
Rechnungen ins EU-Ausland stellen (3 Fälle) – Rechnung ohne Umsatzsteuer
Beim Ausstellen von Rechnungen ins EU-Ausland unterscheiden wir zwischen drei Fällen, bei denen wir Produkte oder Dienstleistungen an eine Firma im Ausland liefern. Die Lieferadresse der Ware befindet sich in diesem Fall ebenfalls im EU-Ausland.
Du und dein Geschäftspartner seid beide Unternehmer
Falls sowohl Du als auch dein ausländischer Kunde eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz Umsatzsteuer-ID) besitzt, muss die Umsatzsteuer in dem Land gezahlt werden, in dem sich der sogenannte Leistungsort befindet. Bei Geschäften über die Staatsgrenzen hinaus verschiebt sich der Leistungsort auf den Firmensitz des Warenempfängers.
Wenn wir über den Leistungsort in Verbindung mit der Umsatzsteuer sprechen, bedeutet dies, dass die Umsatzsteuer dort bezahlt werden muss, wo die Produkte oder Dienstleistungen verbraucht werden. Durch das in der EU geltende Reverse-Charge-Verfahren wird vermieden, dass Unternehmen in allen Staaten, in denen sie Geschäfte machen, auch Umsatzsteuer bezahlen müssen.
Da in jedem Staat eine Anmeldung beim jeweiligen Finanzamt erforderlich ist und es unterschiedliche Gesetze zu beachten gilt, vereinfacht diese Regel den Handel innerhalb der EU immens. Durch diese Regelung ist dein Kunde im Ausland also selbst verpflichtet, an das bei ihm ansässige Finanzamt Umsatzsteuer für die eingekauften Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen.
Du bist Unternehmer, aber dein Kunde nicht
Verkaufst Du Waren oder Dienstleistungen an Kleinunternehmen, Freiberufler oder Privatpersonen, bleibt der Leistungsort beim Standort des Verkäufers. Du gehst also exakt so wie bei einem Verkauf im Inland vor und bezahlst selbst die Mehrwertsteuer. Die Ware oder Dienstleistung wird mit dem Regelsteuersatz von 19% oder 7% (oder 16% und 5% in der zweiten Jahreshälfte 2020) versteuert.
Du bist Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer fällst Du unter die Kleinunternehmerregelung und musst deshalb keine Umsatzsteuer zahlen, egal ob Du ins Inland oder ins EU-Ausland lieferst. Ob deine Kunden Kleinunternehmer, Privatpersonen oder Unternehmer sind, ist in diesem Fall ebenfalls egal.
Es gibt jedoch auch Situationen, bei denen die Lieferadresse oder der Firmensitz des Kunden sich nicht im EU-Ausland, sondern in Deutschland befindet. Diese beiden Sonderfälle werden wir uns jetzt ebenfalls näher ansehen.
Waren werden im Inland ausgeliefert – Rechnung geht ins EU-Ausland
Kauft ein Kunde aus dem EU-Ausland bei dir Dienstleistungen oder Waren ein, exportiert sie jedoch nicht über die Staatsgrenzen hinaus, gilt wieder der Grundsatz des Leistungsortes.
Dabei wird nicht zwischen Rechnung ins Inland oder ins EU-Ausland unterschieden, da die Produkte im gleichen Land verwendet werden, in dem sie gekauft wurden. Auf diese Produkte wird dann in Deutschland der übliche Steuersatz von 19% oder 7% angewendet.
Dieser Fall tritt z.B. ein, wenn eine Firma aus dem Ausland für eine ihrer Außenstellen in Deutschland Produkte von deinem deutschen Unternehmen bestellt. Du schreibst die Rechnung zwar an ein Unternehmen im EU-Ausland, die gekauften Waren werden jedoch nur innerhalb der Staatsgrenzen ausgeliefert und verbraucht.
Waren werden ins EU-Ausland geliefert – Rechnung nach Deutschland ausgestellt
Der nächste Fall ist das genaue Gegenteil. In diesem Szenario werden die Waren zwar von einem inländischen Unternehmen geordert, sind jedoch für das EU-Ausland bestimmt, z.B. ein Außenposten einer in Deutschland ansässigen Firma.
Wieder ist das Prinzip des Leistungsortes relevant. Da die Leistung für ein Unternehmen aus dem Inland ausgeführt wird, werden wiederum die in Deutschland gültigen Steuersätze von 19% und 7% Umsatzsteuer angewendet.
Rechnung ins EU-Ausland ohne Umsatzsteuer: So geht’s
Grundsätzlich muss erstmal jedes Unternehmen in Europa Umsatzsteuer zahlen. Dabei wird der Leistungsort bzw. die Warenbewegung der Produkte als Entscheidungsfaktor verwendet, um zu verstehen, wer die Umsatzsteuer zahlen muss.
Wie dir jedoch sicherlich aufgefallen ist, gibt es mehrere Szenarien, in denen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt wird. Die häufigsten Gründe für dieses Szenario sind die Kleinunternehmerregelung und das Reverse-Charge-Verfahren.
Kleinunternehmerregelung
Bei der Kleinunternehmerregelung ist der Sachverhalt schnell erklärt. Da Du als Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer in Deutschland bezahlen muss, ist es ebenso wenig nötig, diese dem Kunden in Rechnung zu stellen.
Beim Reverse-Charge-Verfahren ist es etwas anders.
Reverse-Charge-Verfahren
Jedes Unternehmen, das in Deutschland nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, ist verpflichtet, Umsatzsteuer zu zahlen und diese auf jeder Rechnung auszuweisen. Der Rechnungssteller ist außerdem dazu verpflichtet, die Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen. Der Kunde kann seinerseits die Umsatzsteuer des gekauften Produktes oder der gekauften Dienstleistung als Vorsteuer geltend machen und sie so vom Finanzamt zurückfordern.
Beim Reverse-Charge-Verfahren (umgekehrte Belastung) geht die Steuerschuld vom Rechnungssteller auf den Rechnungsempfänger über. In diesem Fall verzeichnest Du auf der Rechnung den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer wird dann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung deines Kunden angemeldet. Im Normalfall kann dein Geschäftspartner die Steuer direkt als Vorsteuer wieder absetzten.
Das Reverse-Charge-Verfahren hilft, Fehler zu vermeiden und schränkt den Steuermissbrauch ein. Auch für deinen Kunden bietet das Verfahren Vorteile. Da dein Geschäftspartner die Steuer nicht direkt in Rechnung gestellt bekommt, muss er nicht in Vorleistung gehen, die Liquidität des Rechnungsempfängers wird dadurch geschont. Außerdem muss sich der Rechnungssteller nicht bei einem ausländischen Finanzamt anmelden. Für beide Seiten wird der Prozess also vereinfacht.
Wie stellst Du nun jedoch eine Rechnung aus, falls eine dieser beiden Szenarien auf deine Geschäftsbeziehung zutreffen sollte?
Muster-Rechnung fürs EU-Ausland ohne Umsatzsteuer (Rechnung ohne Umsatzsteuer)
Als Kleinunternehmer oder wenn Du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest, darfst Du auf deiner Rechnung keine Mehrwertsteuer anführen, da Du keine bezahlst. Füge auf deiner Rechnung außerdem unbedingt deine Umsatzsteuer-ID sowie die deines Kunden hinzu. Vermerke auf der Rechnung, dass das Reverse-Charge-Verfahren bzw. die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung gekommen ist.
Generell sollten auf jeder Rechnung innerhalb der EU diese Angaben vorhanden sein:
- persönliche Daten (Name und Adresse deines Unternehmens)
- persönliche Daten des Geschäftspartners
- beide Umsatzsteuer-IDs
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- das Rechnungsdatum
- Art des Produkts / Art der Dienstleistung sowie Menge und Lieferdatum (Stückzahl, Nettobetrag)
Damit die Rechnung für jeden leicht verständlich ist, empfehle ich dir, dich beim Verfassen an die englische Sprache zu halten – je nachdem mit wem Du interagierst. Hier haben wir ein paar Muster zusammengestellt, von denen Du dich gerne inspirieren lassen kannst:
Rechnung ins EU-Ausland ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausstellen
Generell muss auf jeder EU-Auslandsrechnung eine Umsatzsteuer-ID angegeben werden. Einzige Ausnahme dafür sind Unternehmen oder Privatpersonen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Da diese Personengruppen keine Umsatzsteuer-ID besitzen, sind sie nicht verpflichtet diese auf der Rechnung anzuführen.
Fazit
Rechnungen im EU-Ausland ohne Mehrwertsteuer werden generell in zwei Fällen ausgeführt: Die Kleinunternehmerregelung wird angewendet oder es greift das Reverse-Charge-Verfahren. Tritt einer der beiden Fälle ein, halte dich an die Muster-Rechnung und beachte die Besonderheiten in Fragen der Umsatzsteuer.
