Umsatzsteuer bei 3PL-Lagern in der EU: Wann macht ein Fulfillment-Dienstleister eine Registrierung nötig?

Ein Fulfillment-Dienstleister in den Niederlanden, in Polen oder Tschechien kann Ihre Lieferungen günstiger und schneller machen. Umsatzsteuerlich ändert die Entscheidung mehr als die Logistik. Liegt Ihre eigene Ware in einem Lager in einem anderen EU-Land, brauchen Sie in der Regel eine Umsatzsteuerregistrierung in diesem Land, bevor die erste Einheit ankommt, unabhängig von Ihrem Umsatz.

Dieser Leitfaden ist für den Moment vor der Unterschrift beim 3PL: wann eine Registrierung nötig wird, wann nicht und was Sie vorher regeln sollten. Was passiert, wenn die Ware schon bewegt wird, erklären unsere Leitfäden zur Umsatzsteuer auf Warenbewegungen und zu Lieferschwellen und Lagern in mehreren Ländern (auf Englisch).

Die kurze Antwort

• Ihre eigene Ware in einem 3PL-Lager in einem anderen EU-Land bedeutet eine Umsatzsteuerregistrierung in diesem Land, ab der ersten Einheit. Es gibt keine Schwelle.
• Der Versand Ihrer Ware aus Ihrem Land zum 3PL ist ein innergemeinschaftliches Verbringen. Es wird im Abgangsland und im Bestimmungsland gemeldet.
• Verkäufe an Kunden im Land des 3PL gehören in die lokale Umsatzsteuererklärung dieses Landes. Verkäufe an Verbraucher in anderen EU-Ländern können über den OSS laufen.
• Sobald Ihre Ware aus mehr als einem Land versendet wird, gilt die 10.000-€-Schwelle nicht mehr.
• Die Pflichten liegen bei Ihnen, nicht beim 3PL.

Warum Lagerung eine Registrierung auslöst

Liegt Ihre Ware in einem anderen EU-Land und verkaufen Sie sie an Kunden dort, sind das Inlandsumsätze in diesem Land. Sie berechnen dessen Umsatzsteuer und erklären sie dort, und dafür brauchen Sie eine lokale Registrierung.

Schon vor jedem Verkauf ist das Verbringen Ihrer eigenen Ware über die Grenze ein steuerbarer Vorgang: eine fiktive innergemeinschaftliche Lieferung im Abgangsland und ein fiktiver innergemeinschaftlicher Erwerb im Bestimmungsland. Um den Erwerb zu melden, brauchen Sie dort eine USt-IdNr. Deshalb muss die Registrierung vor der ersten Sendung stehen, nicht erst nach dem ersten Verkauf.

Vier typische Konstellationen

Konstellation	Was sie umsatzsteuerlich bedeutet
3PL im eigenen Land	Keine neue Registrierung. Grenzüberschreitende Verkäufe an Verbraucher laufen über den OSS, sobald Sie EU-weit 10.000 € überschreiten.
3PL in einem anderen EU-Land	Registrierung dort vor der ersten Sendung. Das Verbringen wird in beiden Ländern gemeldet. Lokale Verkäufe gehören in die lokale Erklärung, Verkäufe in andere EU-Länder können über den OSS laufen.
Mehrere 3PL in verschiedenen Ländern	Eine Registrierung in jedem Land mit Lagerbestand und ein gemeldetes Verbringen bei jeder Bewegung zwischen den Lagern.
Händler außerhalb der EU mit Direktimport in ein EU-3PL	Einfuhrumsatzsteuer im Einfuhrland und dort eine Registrierung, um sie als Vorsteuer abzuziehen und aus dem Bestand zu verkaufen. Manche Länder verlangen zusätzlich einen Fiskalvertreter.

Zum letzten Fall: Fiskalvertretung in Deutschland und Fiskalvertretung in der EU (auf Englisch).

Die Konsignationslagerregelung deckt kein Fulfillment-Lager ab

Die EU-Konsignationslagerregelung (Call-off-Stock) erlaubt es, Ware ohne Registrierung in ein anderes Land zu schicken, aber nur, wenn sie für einen bekannten Unternehmer als Abnehmer bestimmt ist, der sie innerhalb von zwölf Monaten entnimmt. Ein 3PL, der Ihren Bestand lagert und an Verbraucher versendet, fällt nicht darunter. Auch Amazon nutzt die Regelung nicht mehr (auf Englisch).

Checkliste vor der Unterschrift beim 3PL

• Registrieren Sie sich im Land des 3PL vor der ersten Sendung und verwenden Sie diese USt-IdNr. für das Verbringen.
• Lassen Sie sich vom 3PL Bestandsberichte je Bewegung geben: Wareneingang, Warenausgang, Kundenretouren und Abschreibungen. Sie brauchen sie für die Abstimmung Ihrer Erklärungen.
• Erfassen Sie jedes Verbringen eigener Ware in beiden Ländern.
• Prüfen Sie die Intrastat-Schwellen in beiden Ländern.
• Legen Sie fest, wohin Kundenretouren gehen: zum 3PL oder zu Ihnen. Eine Retoure in ein anderes Land ist eine weitere Warenbewegung.
• Als Unternehmen außerhalb der EU: Prüfen Sie, ob das Land einen Fiskalvertreter verlangt.
• Entscheiden Sie, welche Verkäufe über den OSS und welche über die lokale Erklärung laufen.

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FAQ

Muss ich mich registrieren, wenn der 3PL meine Ware nur ein paar Wochen lagert?

Ja. Es gibt keine Mindestlagerdauer: Ihre eigene Ware, die in diesem Land zum Verkauf bereitliegt, löst die Pflicht aus.

Kann der OSS die Registrierung im Land des 3PL ersetzen?

Nein. Der OSS erfasst Fernverkäufe an Verbraucher in anderen Ländern. Verkäufe an Kunden im Lagerland und das Verbringen eigener Ware deckt er nicht ab.

Kümmert sich der 3PL um die Umsatzsteuer?

Nein. Die Ware gehört Ihnen, deshalb liegen Registrierung, Erklärungen und Meldung der Warenbewegungen bei Ihnen.

Was, wenn der 3PL in meinem eigenen Land sitzt?

Dann löst die Lagerung keine neue Registrierung aus. Ihre grenzüberschreitenden Verkäufe an Verbraucher folgen den normalen Regeln: heimische Umsatzsteuer unter 10.000 € EU-weit, Umsatzsteuer des Bestimmungslandes über den OSS darüber.