Fiskalvertreter in Polen: so funktioniert die Vertretung in Umsatzsteuerfragen

Eine Fiskalvertretung lohnt sich für fast alle Unternehmen, die in Polen Geschäfte machen. Für Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, ist die Bestellung eines Vertreters für die Erledigung umsatzsteuerlichen Aufgaben aber sogar unerlässlich. Was ein Fiskalvertreter in Polen macht, wie er bestellt wird, und wann genau er benötigt wird, erfährst du hier. 

Was ist eine Fiskalvertretung? 

Dienstleister, die sich in einem Land um steuerliche, umsatzsteuerliche, und Zoll-Angelegenheiten kümmern, werden Fiskalvertreter genannt. Folgende Unternehmen können diese Art der Vertretung in Polen unter anderen übernehmen: 

• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer
• Notare
• Speditionsunternehmen, soweit sie Hilfe in Eingangsabgabensachen leisten

Mehr Informationen zur Fiskalvertretung in der Europäischen Union findest du auf unserer Übersichtsseite.

Was macht ein Fiskalvertreter in Polen?

Der Tätigkeitsumfang eines Fiskalvertreters in Polen richtet sich immer nach den im Vertrag vereinbarten Leistungen. Die meisten Vertreter können aber zumindest die folgenden Aufgaben für den Auftraggeber übernehmen: 

• Registrierung für die Umsatzsteuer in Polen
• Aufzeichnungen der Umsatzsteuer und Einreichung von umsatzsteuerlichen Dokumenten in Form der USt.-SAF-T-Datei (JPK_V7M / JPK_V7K),
• Vorlage von EG-Verkaufs-/Einkaufslisten
• Vorbereitung anderer JPK-Dateien auf Anfrage der Steuerbehörde
• Unterstützung bei Kontakten mit den polnischen Steuerbehörden und Unterstützung bei Steuerkontrollen
• Unterstützung bei der Umsatzsteuerrückerstattung

Grundsätzlich ist es außerdem möglich, den Vertreter mit weiteren Angelegenheiten, wie beispielsweise 

• der Eröffnung eines Bankkontos 
• der Abgabe von Intrastat-Meldungen
• der regelmäßigen Überprüfung der Umsatzsteuerabrechnungen
• der laufende Steuerberatung bei der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen auf dem lokalen Markt innerhalb der EU sowie bei Geschäften zwischen EU- und Nicht-EU-Unternehmen

 zu beauftragen. Der gewünschte Tätigkeitsumfang wird in einem Vertrag festgelegt, der zu Anfang der Vertretung zwischen dem Auftraggeber und dem Fiskalvertreter abgeschlossen wird. 

Wann brauche ich eine Fiskalvertretung in Polen?

Gemäß Artikel 18a des polnischen Umsatzsteuergesetzes müssen Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, einen Fiskalvertreter bestellen, wenn sie durch den Verkauf oder den grenzüberschreitenden Handel von Waren umsatzsteuerpflichtig werden. Unternehmen, die Ihren Sitz in einem anderen EU-Mitgliedsstaat haben, können dies auf freiwilliger Basis tun. 

Auch für EU Unternehmen bringt die Bestellung eines Vertreters viele Vorteile mit sich. In der Regel bringt ein Fiskalvertreter eine erhöhte Liquidität in Sachen Umsatzsteuer, ein vereinfachtes Verfahren für den Kauf und Wiederverkauf von Waren, und eine Verringerung der Anmelde- und Meldeformalität mit sich. Außerdem übernimmt er den Kontakt mit den polnisch-sprachigen Behörden. 

Einzelne EU-Mitgliedsstaaten haben Verträge zur gegenseitigen Unterstützung in steuerrechtlichen Angelegenheiten mit anderen Ländern abgeschlossen – so auch Polen. 

Während in anderen EU-Ländern eine Fiskalvertreter-Pflicht für UK Unternehmen besteht, können diese sich in Polen seit dem 1. Januar 2021 selbst um Ihre steuerlichen Aufgaben kümmern. Dasselbe gilt für Unternehmen und Händler aus Norwegen.

Ernennung eines Fiskalvertreters in Polen

In Polen kann jede natürliche oder juristische Person oder Organisation als Fiskalvertreter fungieren, solange sie die in Artikel 18b des polnische Umsatzsteuergesetzes aufgeführten Anforderungen erfüllen: 

• Der Vertreter ist in Polen ansässig
• Der Vertreter ist in Polen umsatzsteuerpflichtig und registriert
• In den letzten 24 Monaten gab es keine Unregelmäßigkeiten bei der Bezahlung seiner individuellen Steuern und der Vertreter wurde nicht aufgrund einer Steuerstraftat verurteilt
• Der Vertreter ist dazu berechtigt in Polen eine Steuerberatung durchzuführen oder buchhalterische Leistungen nach den Vorschriften über die Rechnungslegung zu erbringen

Sind die Anforderungen erfüllt, kann der Vertreter bestellt werden. Dies geschieht mit einem schriftlichen Vertrag, der folgende Informationen enthalten muss: 

• die Namen des Vertreters und Auftraggebers
• deren Anschriften und Identifikationsdaten für steuerliche Zwecke
• die Adresse, an der die Unterlagen für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden
• eine Erklärung des Auftraggebers über die Bestellung des Vertreters
• den Umfang der Vertretung
• die Zustimmung des Fiskalvertreters, die Aufgaben und Tätigkeiten des Steuerpflichtigen, für den er bestellt wurde, im eigenen Namen und zugunsten dieses Steuerpflichtigen auszuüben

Dabei ist zu beachten, dass der Fiskalvertreter in polen für die steuerlichen Verpflichtungen des Auftraggebers haftet. Daher ist die Rolle des Vertreters äußerst risikoreich und viele Anbieter verlangen den Abschluss einer Versicherung oder eines zwischen-parteilichen Vertrags. 

Fiskalvertretung in anderen europäischen Ländern

Wie bereits erwähnt, ist die Bestellung eines Fiskalvertreters in Polen für Unternehmen ohne Geschäftssitz in Europa verpflichtend, während EU-Unternehmen einen Vertreter auf freiwilliger Basis bestellen können, um ihren administrativen Aufwand zu verringern. Allerdings ist immer die lokale Gesetzgebung ausschlaggebend. 

Mehr Informationen zu Fiskalvertretungen in Spanien, Deutschland, Frankreich und co. haben wir auf unseren landesspezifischen Seiten für dich zusammengefasst. 

Land	Fiskalvertreter-Pflicht für nicht-EU Unternehmen
Deutschland	Ja
Niederlande	Ja
Österreich	Ja
Polen	Ja
Tschechien	Nein
Spanien	Ja
Italien	Ja
Frankreich	Ja

Für Händler, die Waren über Fulfillment Programme with Amazon’s FBA, über Online-Plattformen wie Amazon und Ebay, oder selbstständig in mehreren europäischen Ländern verkaufen kann sich statt der Bestellung separater Fiskalvertreter auch die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters lohnen. Multinational tätige Fiskalvertreter wie hellotax können sich nicht nur in einem Land, sondern EU-weit um die Erledigung deiner umsatzsteuerlichen Aufgaben kümmern. Da unser Team an Steuerberatern außerdem intern eng zusammenarbeiten, erhältst du alle deine steuerlichen Informationen gebündelt und dein administrativer und finanzieller Aufwand reduziert sich zusätzlich. 

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Häufig gestellte Fragen