WooCommerce und Umsatzsteuervoranmeldungen: Umsatzsteuer-Regelungen für WooCommerce Online-Händler

WooCommerce ist eines der bekanntesten Shopsysteme für E-Commerce Händler. Ganz einfach lässt sich damit eine bestehende WordPress Seite in einen funktionierenden Onlineshop ausbauen. Doch sobald ein erster Kauf über WooCommerce getätigt wird, kommt noch etwas anderes auf den Händler zu: die Umsatzsteuervoranmeldungen. Im Folgenden erfährst du, wann du als WooCommerce Händler Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen musst, welche Transaktionen darin gemeldet werden müssen, wie die UVAs erstellt werden, und vieles mehr. 

Umsatzsteuervoranmeldung und WooCommerce: was muss ich beachten?

Der Verkauf von Produkten an Privatpersonen über WooCommerce hat die gleichen umsatzsteuerlichen Konsequenzen wie der Verkauf über andere Shopsysteme auch: unter bestimmten Umständen bist du umsatzsteuerpflichtig und musst monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen erledigen. Zu diesem Zeitpunkt musst du aufgrund deiner Tätigkeit als WooCommerce Händler eine Umsatzsteuerregistrierung vornehmen und mit der regelmäßigen Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldung (UVa) beginnen.  

Um die Umsatzsteuer in Europa als WooCommerce Händler erfolgreich zu navigieren, musst du folgende Fragen beantworten können: 

• Wann ist ein Händler umsatzsteuerpflichtig?
• Welche Transaktionen gehören in die Umsatzsteuervoranmeldung?
• Wie und wann wird die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht?
• Welche Alternativen gibt es?
• Wie erfolgt die Umsetzung der Umsatzsteuer-Regelungen in WooCommerce?

Antworten auf diese Fragen findest du in den folgenden Kapiteln. Individuelle Informationen erhältst bei einem kostenlosen Beratungsgesprächen mit unseren Steuerexperten. Sie erklären dir, wie du die Erledigung der umsatzsteuerlichen Pflichten – von Registrierung bis Einreichung der UVa – mit unserer hellotax Umsatzsteuer-Software und dem Upload von WooCommerce Tansaktiondaten ganz einfach automatisieren kannst. Kontaktiere uns noch heute! 

Wann ist ein WooCommerce Online-Händler umsatzsteuerpflichtig?

Bei dieser Frage muss zwischen zwei Arten der Umsatzsteuerpflichtigkeit unterschieden werden: der im Ausland und der im Inland. 

Umsatzsteuerpflicht im Inland

Im Inland bist du als Händler grundsätzlich immer umsatzsteuerpflichtig, egal ob du über WooCommerce oder im stationären Handel verkauft. Denn du hast hier ein Geschäft gegründet, dich damit für die Umsatzsteuer registriert und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten. Sobald du Produkte an Kunden im Heimatland verkaufst, muss der Kaufpreis die heimische Umsatzsteuer beinhalten, die du regelmäßig an den Staat abführen musst. Um die die zu zahlende Umsatzsteuerschuld zu ermitteln musst du regelmäßig Voranmeldungen einreichen. Diese Regelung gilt sowohl für Transaktionen an Endkunden, also Privatpersonen, als auch Geschäftskunden im B2B-Handel

Umsatzsteuerpflicht im Ausland

Im Ausland sieht die Situation anders aus. Umsatzsteuerpflichtig wird man als WooCommerce Händler hier, wenn man 

• die Lieferschwelle für den Fernabsatz überschreitet oder
• Waren lagert.

Sobald Produkte an Kunden im EU-Ausland verkauft werden, handelt es sich nicht mehr nur um Versandhandel, sondern um Fernabsatz. Bis Juli 2021 galten in der Europäischen Union länderspezifische Fernabsatz-Schwellen für den Fernabsatz an Privatkunden. Sobald die Schwelle eines Landes – in der Regel 35.000€ oder 100.000€ – durch im B2C Handel generierte Umsätze überschritten wurde, wurde ein Händler auch im jeweiligen Ausland umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall musste er sich dort für die Umsatzsteuer registrieren und Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Das hat sich im Juli 2021 geändert.

Die Umsatzsteuerpflichtigkeit im EU-Ausland durch Überschreiten eines Schwellenwertes besteht noch immer, allerdings wurden die länderspezifischen Fernabsatz-Schwelle durch eine EU-weit geltenden Liefergrenze von 10.000€ ersetzt. Sobald die Umsätze eines WooCommerce Händlers durch Verkäufe an Endkunden im EU-Ausland, also in Summe 10.000€ überschreiten, ist er in allen jenen Ländern, in denen seine Kunden ansässig sind, umsatzsteuerpflichtig. Er muss sich dann in diesen Ländern gleichzeitig für die Umsatzsteuer registrieren und UVa einreichen. Außerdem müssen ab diesem Zeitpunkt die landesspezifischen Umsatzsteuersätze angewandt werden. Alle Transaktionen vor dem Überschreiten der Lieferschwelle werden wie lokale Verkäufe behandelt und unterliegen den heimischen Steuersätzen. 

Es gibt allerdings noch einen weiteren für WooCommerce Händler relevanten Grund für die Umsatzsteuerpflichtigkeit: die Lagerung von Waren im Ausland. Sobald Produkte in einem Land gelagert werden, bist du sofort umsatzsteuerpflichtig und musst ausländische Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Im Zuge von WooCommerce kann dies zum Beispiel der Fall sein, wenn du selbst Lager im Ausland betreibst, oder aber wenn du einen Fulfillment-Dienstleister mit der Lieferung von Produkten beauftragst. E-Fulfillment Provider betreiben oft Warenhäuser in mehreren Ländern, in denen du Produkte lagern kannst, um kurze Lieferzeiten zu garantieren. 

Werden deine Produkte allerdings von einem anderen Unternehmen, beispielsweise deinem Zulieferer oder Großhändler im In- oder auch Ausland gelagert, handelt es sich bei deinem Geschäftsmodell vermutlich um ein Reihengeschäft oder Dropshipping-Business. Mehr Informationen zum Thema Umsatzsteuer und Dropshipping findest du auf unserem Blog. 

Welche WooCommerce Transaktionen gehören in die Umsatzsteuervoranmeldung?

Nachdem du nun weißt, in welchen Ländern du aufgrund deiner Tätigkeit als WooCommerce Händler umsatzsteuerpflichtig bist, geht es an die Erstellung der jeweiligen Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Erstellung der inländischen UVs gestaltet sich dabei einfacher als die der ausländischen. 

Alle Transaktionen mit inländischen Kunden, egal ob es sich um Privat- oder Geschäftskunden handelt, müssen in der heimischen Umsatzsteuervoranmeldung aufgeführt werden. Weiterhin müssen alle Transaktionen mit ausländischen Privatkunden, die vor dem Erreichen der EU-weiten Lieferschwelle durchgeführt wurden und damit den heimischen Umsatzsteuersätze unterliegen, in der lokalen UVa aufgelistet werden. Verkäufe an ausländische europäische Geschäftskunden sind als innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei und werden mit dem Reverse-Charge Verfahren abgewickelt. Dies bedeutet, dass die Unternehmenskunden die Umsatzsteuer für diese Transaktionen in ihrem Heimatland direkt an den Staat und nicht erst an dich zahlen. 

In einer ausländischen Umsatzsteuererklärung finden sich alle WooCommerce Verkäufe an Privatkunden, die nach Überschreiten der Lieferschwelle aus deinem Heimatland versendet wurden, sowie alle Verkäufe an Privatkunden aus einem Lager in diesem Land. Beiderlei Transaktionen unterliegen natürlich dem lokalen Umsatzsteuersatz. 

Verkäufe, die aus dem ausländischen Lager dann an Kunden in einem dritten EU-Land versendet werden, werden wieder als heimische Transaktionen behandelt, bis die Lieferschwelle überschritten wird. 

Wie und wann wird die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht?

Wie eine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht wird, unterscheidet sich von Land zu Land. Allerdings gilt immer: um eine UVa einreichen zu können, muss sich ein Händler zuvor für die Umsatzsteuer registriert haben – das gilt auch im Ausland. In den meisten EU-Ländern ist die Einreichung der UVa heutzutage problemlos online über das jeweilige Steuerportal möglich, in Deutschland beispielsweise mit dem Formular UST 1A und UST 1B über ELSTER. 

Auch der Zeitpunkt der Einreichungen unterscheiden sich zwischen den einzelnen Mitgliedstaaten. In allen Ländern sind jährliche Einreichungen in der Mitte des darauffolgenden Jahres Pflicht, in Deutschland am 31. Juli. In fast allen Ländern sind allerdings auch vierteljährliche und monatliche UVAs je nach Umsatz obligatorisch. In Deutschland ist beispielsweise die Einreichung zusätzlicher vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldungen ab einem Umsatz von mehr als 1.000€ und zusätzliche monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen ab einem Umsatz von mehr als 7.500€ monatlich am 10. Tag des Folgemonats obligatorisch. Das bedeutet für WooCommerce Händler: je mehr du verkaufst, desto öfter musst du die Umsatzsteuer melden. 

Wer die Einreichung verpasst, auf den kommen Strafgebühren zu. Daher ist es immer wichtig, inländische und ausländische Stichtage im Auge zu behalten. Alternativ kannst du Tools wie die hellotax Umsatzsteuer-Software nutzen. Mit diesem Tool behältst du alle Transaktionen und Termine im Überblick, die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen wird automatisiert und die fristgerechte Einreichung wird von einem Team aus lokalen spezialisierten Umsatzsteuer-Beratern übernommen. 

Ausnahme: Kleinunternehmerregelung

Gerade erst auf WooCommerce gestartet? Dann ist die deutsche Ausnahme-Regelung für Kleinunternehmer für dich interessant. Wenn dein Umsatz noch unter einer bestimmten Grenze liegt, musst du dich zwar für die Umsatzsteuer registrieren, aber keine Umsatzsteuer berechnen und abführen und auch keine UVa einreichen. Um diese Regelung nutzen zu können, darf dein Netto-Umsatz im 

• im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000€ nicht überstiegen haben und 
• im laufenden Kalenderjahr 50.000€ voraussichtlich nicht übersteigen (Stand Juli 2021)

Auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregel muss allerdings bei der Rechnungsstellung hingewiesen werden. Ähnlich Ausnahmeregelungen gibt es übrigens auch in anderen Ländern, beispielsweise in Spanien. 

Ist der One-Stop-Shop (OSS) eine Alternative für WooCommerce Händler?

Wenn du dein WooCommerce Händler bist und dich bereits ein wenig mit der Umsatzsteuer beschäftigt hast, wirst du auf das neue One-Stop-Shop Verfahren gestoßen sein. Der OSS gilt als Alternative für die regulären Umsatzsteuervoranmeldungen im EU-Ausland – und das aus gutem Grund. 

Um den One-Stop-Shop zu nutzen, musst du dich in deinem Heimatland für den OSS registrieren. Danach entfällt die EU-weite Lieferschwelle, das heißt, dass alle Lieferungen ins Ausland unterliegen den ausländischen Umsatzsteuersätzen. Allerdings können alle Transaktionen in einer zusammenfassenden OSS-Meldung im Heimatland deklariert werden und die gesamte Umsatzsteuerschuld wird an die heimischen Steuerbehörden gezahlt. Daher sind grundsätzlich keine ausländischen Umsatzsteuererklärungen mehr nötig. 

Doch Vorsicht: Das OSS-Verfahren greift nur bei grenzüberschreitenden und B2C Versendungen. Das bedeutet, dass Lagerung im Ausland und demnach Lieferungen aus diesem Lager an Kunden im jeweiligen Inland noch immer zur Umsatzsteuerpflicht führen, da diese Lieferungen keine Grenzen überschreiten. Weiterhin kann der OSS nicht die heimische Umsatzsteuervoranmeldung ersetzen. 

Auch die OSS-Meldung stellt eine Hürde dar. Um die Transaktionen melden zu können, müssen sie vorher nach Herkunfts- und Bestimmungsland, sowie nach Umsatzsteuersätzen sortiert werden. Aber auch hierbei kann hellotax helfen. Unsere Umsatzsteuer-Software stellt fertige OSS-Meldungen zusammen, die auf Wunsch von unseren Steuerberatern eingereicht werden können. 

Wie wird die Umsatzsteuervoranmeldung in WooCommerce umgesetzt?

Nachdem du nun weißt, was es mit der Umsatzsteuervoranmeldung auf sich hat, geht es an den wichtigsten Schritt: die Umsetzung der Umsatzsteuer-Pflichten im WooCommerce System. Hier kommen drei Punkte auf dich zu: 

• Das Einpflegen der Umsatzsteuersätze in WooCommerce
• Die Buchhaltung für WooCommerce
• Die Automatisierung der steuerlichen Pflichten für WooCommerce

Umsatzsteuer im WooCommerce System

Die relevanten Auswahlmöglichkeiten zur Umsatzsteuer findest du in WooCommerce unter den Steuer-Optionen. Hier kannst du zuerst einmal einstellen, ob in deinem WooCommerce Shop Netto- oder Bruttopreise angezeigt werden und worauf die Steuern basieren. Du hast die Wahl zwischen Rechnung- oder Lieferadresse oder des Kunden oder Adresse des Shops. Wenn du den OSS nutzt, kannst du von Anfang an “Adresse des Kunden” auswählen. Nutzt du den OSS nicht, musst du bei Überschreiten der Lieferschwelle von “Adresse des Shop” zu “Adresse des Kunden” wechseln. WooCommerce kontrolliert die Überschreitung der Lieferschwelle nicht für dich. 

Als Nächstes musst du die Steuerklasse der Versandkosten einstellen. Du kannst zwischen Standard- und reduziertem Steuersatz, keinen Steuern und Steuern auf Produktbasis entscheiden. Bei Letzterem wird der höchste Steuersatz der Produkte im Warenkorb gewählt. Eine anteilige Berechnung der Steuersätze auf Produktbasis, wie nach dem deutschen Gesetz vorgeschrieben, ist nur mit zusätzlichen Plugins, z.B. WooCommerce Germanized, möglich. Das ist aber auch nur nötig, wenn du Waren mit verschiedenen Steuersätzen, beispielsweise 7% und 19% gleichzeitig verkaufst. 

Weiterhin kannst du festlegen, welche Informationen in welcher Form dem Kunden wann ersichtlich sind (z.B. Rundung der Steuerbeträge auf der Rechnung, Anzeige der Preise während des Bestellprozesses und mehr). Wenn du an Kunden im Ausland Produkte verkaufst, solltest du zuletzt noch zusätzliche Steuerklassen in WooCommerce anlegen. 

Standardmäßig werden in WooCommerce nur drei Steuerklassen aktiviert: Standard, ermäßigt und, steuerfrei – für einen deutschen WooCommerce Shop also 19%, 7%, und 0%. Mit einem Klick in das “zusätzliche Steuerklassen” Fenster kannst du hier zusätzliche Klassen erstellen, beispielsweise “Spanien Standard” und “Spanien ermäßigt”, falls du an spanische Kunden verkaufen möchtest. 

Im WooCommerce Top-Menü findest du die zusätzlichen Steuerklassen dann im Reiter “Mehrwertsteuer”. Hier musst du pro Klasse einen Ländercode (z.B. DE für Deutschland), einen Steuersatz (z.B. 19%), und einen Steuer-Namen, der auf Rechnungen erscheint (z.B. MwSt. DE) angeben. Basierend auf dem Ländercode wird der Steuersatz dann angewandt. Zusätzlich kannst du aber auch einen Bundesland-, Postleitzahl-, oder Städte-Code vergeben und Prioritäten festlegen. Weiterhin ist es möglich zusammengesetzte Steuern zu erstellen und zu regeln, welche Steuersätze auf Versandkosten angewendet werden sollen. 

Über weitere Plugins wie WooCommerce Germanized ist allerdings auch der automatische Import von EU Steuerklassen möglich. Außerdem legt dieses Plug-in rechtliche Hinweis-Seiten wie die AGBs an und passt Währungsformate, Rundungsregeln und Warenkorbs- und Kassen-Seiten an die Rechtsnormen an. 

Sobald die Umsatzsteuer-Klassen und -Sätze in WooCommerce erstellt oder importiert wurden, kannst du sie Produkten zuordnen. Dafür wählst du den Steuerstatus und die Steuerklasse einfach bei jedem Produkt im Produkteditor unter “Produktdaten” aus. 

Buchhaltung für WooCommerce

Nachdem du nun Steuersätze implementiert und eventuell schon einige Verkäufe getätigt hast, musst du dich um die Buchhaltung für WooCommerce kümmern. Viele WooCommerce Einsteiger tendieren dazu, sich zunächst händisch um die Rechnungsstellung und Buchhaltung zu kümmern. Doch gerade wenn der Online-Shop wächst und viele Bestellungen getätigt werden, können hier schnell Fehler entstehen. 

Einfacher ist die Buchhaltung mit Extensions oder Plugins. Während WooCommerce als Extension für WordPress direkt im System eingebunden wird, führen diese Plugins für WooCommerce selbst meist nur zur Synchronisation der Daten mit der Buchhaltungssoftware deiner Wahl. Manche Extensions kannst du dir auf der Webseite von WooCommerce runterladen (z.B. Xero und Quickbooks), andere sind auf den Seiten der Anbieter selbst erhältlich (z.B. sevDesk und Billomat). 

Die meisten Anbieter ähneln sich in ihrer Funktionsweise. Sobald eine Bestellung erfolgt, werden WooCommerce und das System synchronisiert und eine Rechnung oder auch ein Lieferschein erstellt und per E-Mail an den Kunden versand. Außerdem kümmern sich die meisten Systeme auch um Kundendaten und die Verbuchung von Stornierungen und Rückgaben. 

Allerdings darf normale Buchhaltung nicht mit Umsatzsteuer-Buchhaltung verwechselt werden. Rechnungen oder Transaktionsdaten sind zwar nötig, um Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt zu erstellen, es ist aber nicht das Gleiche. Einige Buchhaltungs-Softwares bieten Umsatzsteuererrechnungen an, allerdings sind diese meist auf die USA fokussiert und können den Versandhandel in Europa mit landesspezifischen Ausnahmen, Lieferschwellen und mehr nicht umfassend abbilden. Hier kommen Umsatzsteuer-Softwares wie die von hellotax ins Spiel.

Automatisierung der umsatzsteuerliche Pflichten für WooCommerce

Damit umsatzsteuerliche Pflichten automatisiert werden können, werden zunächst deine WooCommerce Rechnungen oder Transaktionsdaten benötigt. Bei hellotax kannst du diese mit wenigen Klicks per CSV-Datei uploaden. Daher ist es egal, ob die Daten von WooCommerce oder einem Buchhaltungs-Anbieter stammen. Auch wenn du den Anbieter wechselst, wird hellotax deine Transaktionsdaten noch immer verarbeiten können. 

Nach dem Upload werden die WooCommerce Daten sortiert und nötige Berichte automatisch zusammengestellt. Wenn du den One-Stop-Shop nutzt, werden die Transaktionen nach Herkunfts- und Bestimmungsland sowie Umsatzsteuersätzen sortiert und die OSS-Meldung kann eingereicht werden. Wenn du im Ausland lagerst oder dich aus anderen Gründen gegen den OSS entschieden hast, werden Umsatzsteuervoranmeldungen für jedes europäische Land erstellt, das du gebucht hast. Die Steuererklärungen werden außerdem eingereicht. 

Alle Briefe und Steuerdokumente werden von uns erhalten, ins Englische übersetzt und die nötigen Informationen extrahiert. In der Software werden dann alle Fristen und To-Dos aufgelistet. So behältst du immer den Überblick und kannst deinen WooCommerce Shop außerdem orts-unabhängig führen. Das Einzige, was du erledigen musst, ist die Überweisung der Umsatzsteuerschuld an die Finanzämter. Dafür erhältst du von uns eine Erinnerung und, soweit nötig, Hilfe bei der Zahlung. Das klingt interessant? Dann kontaktiere uns noch heute, buche ein kostenloses Beratungsgespräch und eine Software-Demo und fange an, die Umsatzsteuer für deinen WooCommerce Shop zu automatisieren.